詫び状の書き方（縦書）

1.詫び状とは
2.詫び状を書く際の注意点
3.詫び状の書き方

詫び状とは

詫び状とは、自分の非を認めたうえで、謝罪をするための手紙ですが、最終的な目的と言えば、詫び状を送る相手と和解をして、一度崩れかけてしまった相手との信頼関係を修復し取り戻す事です。感情的になり、謝れば良いという態度になってしまったり、逆に過度に感傷的になってしまうと、相手の方に無礼と受け取られてしまう事もあります。

ですので、自分自身が煮えきらずにいたり、頭にきているとしても、面と向かって謝罪する形ではないので、典型的な謝罪文を利用しながら落ち着いて、自分の気持ちを整理しながら不適切な表現を避けるようにし、率直に自分の非を認め、謝罪するようにしましょう。詫び状を出すタイミングは必要と判断したら、なるべく早く送付するようにします。詫び状を作成する場合は基本的に白い便箋を使用し、縦書きで書きます。あて先も縦に記入しましょう。

詫び状を書く際の注意点

通常の手紙と違って、謝罪の手紙ですので、自分の近況などの報告は必要ありません。お詫びする事に関しての経過・現在の状況を報告する事はあっても、他の用件や、追伸は書かないようにしましょう。また、基本的な事ですが、相手方の住所や氏名などは略さずに正式なものを明記します。

この時に、絶対に間違えないように覚えで書くことはせずに、正しく明記された書類と照らし合わせながら記入するくらいの慎重さが必要になります。謝罪の言葉は、不始末に対する謝罪と原因に対する謝罪の２回述べるようにします。詫び状を書くときに重要なことは、単に謝罪をするだけでなく、原因は何なのか、その原因に対してこれからどう対処するのかという所までを明記する事です。

詫び状の書き方

謝罪の内容によって違ってくるので何例かを上げ、書き方を紹介します。仕事上などの個人的ではない謝罪の場合、時候の挨拶は不要ですので、「拝啓」「敬具」などを利用して頭語と結語を必ず使用します。まず「〇〇の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんでした。」という様に謝罪を先に述べます。そして段落を空けて原因と、再発防止の為の対策について触れます。

この際、原因をはっきりと追究する事で対策をとる事ができるので、謝罪先に安心してもらえるように、対策を練り、会社全体で取り組んでいく旨を伝えると良いでしょう。そして最後には「略儀ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申しあげます。どうか今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。」などとこれからの変わらぬお付き合いのお願いを述べます。

次に個人への謝罪で、相手に不快を与えた場合は、同じように時候のあいさつを省きます。頭語と結語は「前略」「早々」を使います。このパターンでは事情を説明する事で理解を得られる事もありますので言い訳がましくならないように気をつけながら正直に事情を述べて、お詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。

使用しやすい文章は「ひとことお詫びを申し上げたくペンを取りました。」や「そうぞこれに懲りずに今後ともお付き合いのほどよろしくお願いもうしあげます。」などがあります。手紙だけでなく、改めてお伺いする予定がある場合には文の最後に「近いうちに改めてお詫びに伺わせていただきます。」や相手の都合を伺う文章を一言付け加えましょう。

手紙と一緒にお詫びの品を送る場合には食品や、実用品を送るようにします。熨斗紙は必要ありません。最後に、破損や怪我が伴った場合の詫び状の書き方ですが、この場合は出来れば直接会って謝罪をしたほうが良いでしょう。もしどうしても書面での場合は、なるべく早いうちに投函するようにします。時候の挨拶を省いて、まずは言い訳よりも率直に謝罪をします。

必要以上に弁償や賠償をする事はありませんが、相手の気持ちを考えながら「何かお手伝いできる事があれば」などと申し出るのも良いでしょう。しかし、これは個人間でやりとりが可能な場合の例文ですので、賠償・保険・補償・弁償が絡んでくる事案の場合には必ず専門家に相談をするようにしましょう。相手方の被害の程度や範囲をきちんと把握してから対応をする事が大切です。

この様に詫び状でも一般の手紙と同様に前文・主文・本文という形で構成をしますが、急を要することが多いので、時候の挨拶を省く構成になります。頭語の「前略」のほかにも「急啓」「急呈」「冠省」などの言葉を使用する事で一刻も早くお詫びをしたいという気持ちを表現する事ができます。

また、「すみません」よりも「大変申し訳ありません」を使用したほうが言葉に重みがあり、丁寧な言葉となるので、謝罪の言葉は「申し訳ございません」を使用するようにしましょう。失礼がないようにと例文を使用する事が多いですが、そのまま丸写しをし過ぎると、関係が悪化してしまう事もありますので、出来るだけ詳しく、自分の状況に合わせたものを利用し、自分の言葉を取り入れながら作成しましょう。

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