わび状の書き方と例文:縦書編

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おわびの手紙やわび状というのは、過ちをおかしたときや相手に迷惑をかけてしまったり、損失を与えてしまったときなどに謝罪の言葉や申し訳ない、という気持ちを書いて送る手紙のことです。

 

  1. 1.わび状とはどんなものか?
  2. 2.わび状書き方を調べてみる
  3. 3.わび状の例文を探してみる

 


わび状とはどんなものか?

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相手に対して直接会っておわびの言葉を伝えられない場合に出すといいです。普通の手紙ではないので、自分の近況を書いたりする必要はないです。用件であるおわびしたい事に関する内容だけを書いておくようにします。

 

その後の経過、現在の状況などを報告することもあるのですが、他のことを書いたり、追伸文などで余計なことを書かないようにしておくことが大切です。たとえば、ビジネス上でのミス、不手際や不具合などに関するおわびの手紙を書くときには、なるべく早く出すようにします。

 

お礼状などで書くことが多い、時候の挨拶などは不要です。また、こちら側に非がある場合なら、率直にお詫びして、二度と同じことを繰り返さないようにすることが大切です。また、なぜそうなってしまったのかという原因や理由を記載して、二度と同じミスをおかさないようにします、ということを伝えておくことです。

 

おわびの手紙を出すときは一日も早く出すようにすることが大切です。まずはお詫びをして、現在原因を調査中です。後日、あらためて調査結果、ならびに経過と対策のご報告を差し上げます、という風にしておくほうがいいです。

 

できればですが、原因の調査分析、現在の対応、その後の経過、今後の対策、再発防止への取り組みという形でわび状の手紙などを書くほうがいいのですが、やはり時間がかかってしまうことも多いので、先にわび状だけ送ってしまうようにしておくほうがいいかもしれないです。

 


わび状書き方を調べてみる

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わび状書き方というのは主に縦書きになっていることが多いのですが、ごくまれに横書きで書く場合もあるということです。はじめてわび状を書くときには、わび状書き方を調べてみるといいです。参考になりそうな例文などを探して、それを元にして自分なりにきちんとおわびの気持ちを伝えることが大切です。

 

ただし、会社などを代表して書くこともあるので、そんなときは内容に関して必ず上司の許可を得るようにしておくことです。わび状を書くときにはいろいろな理由があります。たとえば、お客様や取引先に納品した商品やサービスに不備、不具合があった場合、不良品を納入した場合などや、

 

お客様や取引先から商品やサービスに関するクレームがあった場合です。ほかにも、お客様や取引先に対して事務処理や手続き上のミス、あるいは不手際があった場合などには必ずわび状を出すようにしておくことです。

 

ですが、こちら側に非があるのかどうかの判断がしにくい場合もあります。そのようなときは、こちらに非があるとわかった場合には、率直に謝るようにします。また、クレーマーなどによる被害も最近はあるということで、そのような場合は会社の上司などに相談をしっかりとしておくようにしておくことが大切です。

 

わび状を出す時期ですが、先ほども書いたように、何かあったときにはすぐに出すようにしておきます。まずはできるだけ早く電話で謝罪して、改めて書面でおわびの気持ちを伝えるようにするのがいいということです。

 

わび状書き方では、本来なら手書きの書面で縦書きがベストなのですが、横書きでもいいこともあります。手書きであることが一番いいのですが、最近のビジネスシーンでは手書きではないものが多くなってきているということです。パソコンやワープロなどで作成して、担当者が確認して捺印をしたものを送ります。

 


わび状の例文を探してみる

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まず、ビジネス文書なので時候の挨拶は書かないようにしておきます。先にも言いましたが、例文などでも確かめてみるといいです。頭語と結語は必ず入れるようにしておきます。たとえば、謹啓が頭語で敬具が結語、という風にセットになっているものを利用するようにします。

 

例文のひとつとして書いてみると、宛先をまずは書きます。会社と会社の取引の場合なら、宛先を会社名にする場合も多いということです。先方の部署名や担当名まで記載しておく場合もあるので、どうすればいいかは担当の方に確認してみることです。

 

会社名の場合は、会社の名前の後ろに御中と書きます。社長あての場合は、会社名代表取締役の名前という風に書き、担当あての場合なら、会社名の後、部署名や担当名を書いて、役職名、そして名前という風に書くといいです。

 

わび状の発行日、または提出日は必ず記載するようにします。そして、差出人である会社の社名、担当者名を明記しておきます。最後に名前の横に捺印して、請求書を同封することが多いので、社判は請求書の方に捺印しておくことです。

 

謹啓、平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。このたびは、請求金額の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。当方で原因を調査いたしましたところ、お取引額を計算する際に、誤った商品コードを入力したために、別の商品の単価で計算してしまったようです、という風に書き始めます。

 

そして、原因を書いたら、今後は気をつける、同じことを繰り返したりしない、ということで、こうした人的ミスの発生を防止するために、全社的にバーコードによる管理の導入をすすめていた矢先のことでございました。

 

商取り引きの基本とも言える単価の部分でミスがあり、多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます、という風に書いておくといいです。そして、略儀ではございますが、取り急ぎ書面 にてお詫び申し上げます。

 

どうか今後とも変わらぬ ご指導のほどよろしくお願い申し上げます、と書いたら、結語である敬具を書いておくのです。難しい文面を考えがちですが、まずはポイントを絞っておくこと、そして必ず原因や理由がわかあった場合は記載しておくことが大切です。

 

時間をかけて原因を探すことで信頼を取り戻すことも大切ですが、それよりもまずはしっかりと迷惑をかけてしまったことをわびることが大事なのです。なので、わび状書き方は本当なら書かなくてすむのがいいのですが、いくつか例文などを参考にしてメモしておくとすぐに対処できるのでいいかもしれないです。

 

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