履歴書送付メール書き方

履歴書は、学歴や職歴などを記すことで企業や団体側にとっては記した人物の状況を知ることができる書類です。正社員として働く場合やアルバイトとして働く場合に提出することになります。

1.履歴書のメール送付形式について
2.メールアドレスにおいての注意点
3.実際の履歴書作成についての注意点
4.履歴書はPDFファイルにしてから

履歴書のメール送付形式について

履歴書は、学歴や職歴などを記すことで企業や団体側にとっては記した人物の状況を知ることができる書類です。正社員として働く場合やアルバイトとして働く場合に提出することになります。採用担当者は選考を行う際の重要な判断材料として有用であり、また採用後も人事書類として保管されます。

一般的に履歴書は手書きで書いていくことが主流となっています。履歴書の仕様はJIS規格によってきちんと定められていますのでJIS規格に従った履歴書に記入することが最も推奨される方法となります。ただ、近年では履歴書を郵送で送る方法に変わって添付メールを採用担当者へ送る方法が出始めています。履歴書をメールで送ることには就職希望者と企業及び団体側双方にとってメリットがあるためです。

採用する側にとっては履歴書送付メールで送ることには履歴書を管理する上で管理しやすいという点が挙げられます。就職希望者にとっては就職活動を行うことは大変な労力を一般的に必要とします。ですので、履歴書をメールで送付することは労力を簡略化することができる点でメリットがあります。

また、近年セキュリティ管理意識の向上がビジネスシーンでも広く言われていますので、メールで送ったほうがセキュリティを強化しやすいということも履歴書送付メール形式を取り入れている企業及び団体が増えている原因となっています。しかし、まだまだ履歴書については手書き形式が主流になっており履歴書送付メールを初めて書くときには戸惑う可能性がありますので、書き方のポイントを以下に記します。

メールアドレスにおいての注意点

企業及び団体へ履歴書添付メールで送付する場合において必要となるのはメールアドレスです。ただ就職希望者が大学生の場合においては大学独自のメールアドレスがきちんとあることが一般的ですので、それを利用しておきます。しかし、メールアドレスを用意していないという場合においては、自分でメールアドレスを用意しておく必要があります。

通常、プライベートでインターネットを使っている場合契約しているプロバイダのメールアドレスを使用して企業に送るのが基本となります。ただもしもパソコン自体を持っていない場合においては購入するなどをしたほうが便利といえます。プライベートのときと分けておきたいという場合においてはフリーメールアドレスで送ってもマナーとしては問題ありません。ただしその方法には注意点があります。

フリーメールアドレスで送った履歴書添付メールが相手側のパソコンで迷惑メールとして認識して迷惑メール用フォルダに入ってしまうことも起こりえます。タイトルなどに気をつけておけば消されるという可能性についてはトラブルまでは起こらないですが、念のために履歴書添付メールを送った後採用担当メールに電話をするなどして

送ったことを報告しておくと確実に読まれるようになります。次に用意するものとしてはマイクロワードのエクセルまたはワードとなります。用意されていない場合においては、エクセルまたはワードが使える別のパソコンを使って作業するかマイクロソフトと互換性のある企業の文章作成ソフトを使用して文章を作成します。

実際の履歴書作成についての注意点

履歴書添付メールの作成においては、まず履歴書を打つ際の文章や書式については用意されたフォーマットに沿って書いていけばいいだけなのでこの辺についてはそれほど問題はないといえます。自分に関する氏名や学歴及び職歴、資格などの個人情報のほかに企業に応募した志望動機などを書いていくことについては手書き形式と変わりありません。

ただし、多くの就職希望者にとって戸惑うと思われる場所が証明写真についてです。履歴書と証明写真を別々に添付することは採用者にとっての印象が悪くなることにつながります。最も推奨される手段としては証明写真を履歴書に直接貼り付けておいて一般的な履歴書と同じように見せていくという手法があります。

最初に証明写真を撮ります。証明写真はカメラ屋や写真スタジオなどを使用して撮影を行います。撮った写真はプリンタに読み込む作業を行います。履歴書で使う証明写真のサイズについては、横30cmと縦40cmのサイズに決められています。これはピクセルと呼ばれる単位に直すと横354pxx、縦472pxxと変換されます。

写真を変える方法として最も手軽なのはパソコンの標準機能として備わっているペイントを使用することで手軽にサイズを変更することができます。写真のデータが出来上がったらデータを作成した履歴書に貼り付けておきます。エクセルまたはワードのメニューから挿入を選んだあと、画像を選択して証明写真を選ぶことで証明写真のデータを履歴書に貼り付けることが可能です。

履歴書はPDFファイルにしてから

こうして貼り付けた履歴書は、今度はPDFのファイル方式に変換します。PDFファイルとは印刷ページを保存しているファイル方式のことを指します。PDFファイルに置き換えることでそのまま印刷することができ、PDFファイルを送ることで企業担当者の手間を減らすことができます。

また、PDF化されたファイルは変更したり削除することができない仕様となっています。間違って文章を消してしまう事態を防ぐ目的でも使用されます。やり方としては、有料のPDFファイル変換ソフトを使用します。長く使用するのであれば購入するのも一つの方法です。予算がなければフリーソフトでも無料のPDFファイル変換ソフトと検索をすれば出てきます。

PDFファイルへの変換作業自体はそれほど難しいものではありません。こうして履歴書が完成したら、最終的に採用担当者にPDFファイル化した履歴書送付メールを送る作業を行います。その際には、ファイルにパスワードをかけておくことが求められます。PDFファイル自体にはパスワードはかけられませんので、

新しいフォルダをつくってフォルダ内に履歴書のデータを入れておきそれをパスワードをかけてZIP形式で圧縮しておくと完了となります。最後に企業及び団体へと送るメールの文章についてはビジネスマナーを参考にしてつくっていきます。

タイトルについては履歴書送付メールの場合には「履歴書ご送付の件」と記しますが、パスワードについてはもちろん開けなければ意味がありませんので履歴書ご送付の件の後にもう一通メールを送ります。その際のタイトル欄には「続けてパスワードを送付」というようなタイトルにすると良いでしょう。

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