ビジネスアポイントに関する手紙の書き方

取引先や顧客など、ビジネスにおいて人に会う約束を取り付けることをアポイントメントを取ると言いますが、初めは手紙やメールなどの書面で伝えるのが一般的です。また初めて連絡する方、慣れ親しんだ方など、相手によっても書き方に違いが出てきます。ここではそれらの違いを含めて説明します。

1.手紙の書式
2.約束の日時と場所は箇条書きでも良い
3.相手にメリットがあることが大事
4.こちらの情報も忘れずに

手紙の書式

まず日付を挿入します。これは手紙を書いた日付をいれてください。横書きの場合は右側に来るように記入します。次に表題としてアポイントを取る理由を明記します。大きめの文字で中央に来るように書きましょう。例文をあげるなら何何に関するお打ち合わせのお願いといった書き方が望ましいでしょう。

また慣れ親しんだ相手であれば、新商品のご案内というように表題では会う約束を想起させないものでも構いません。次は宛名です。場合によっては省略しても構いませんが、礼儀を考慮するのであれば必ずいれてください。その際は、相手の氏名や企業名、部署名は正式名称で書き、ミスのないように注意します。

次には挨拶を入れます。初めての方であれば頭語及び送付時期に合わせた時候の挨拶を述べましょう。何度か交流を重ねた方に対しては、平素よりお引き立て頂きありがとうございますというような時節を問わない文章でも良しとされることもあります。頭語を付けた場合は、結語で締めることを忘れないようにしてください。結語は日付と同様に右側に来るように書きます。

約束の日時と場所は箇条書きでも良い

本文は当然、アポイントを取る内容について述べますが、アポイントをとりたい理由を先に述べたあと、記の字を用いて日時や場所などを箇条書きでまとめるという書き方をすることもできます。いずれの場合でも、日時や場所などは希望と明記することを忘れないでください。希望の文字がないと、これが決定稿なのかと相手の方に思われてしまいます。

あくまでこちらの希望であり、相手の方の都合が良い場合にのみ適用するのが前提ですから、希望であることを告げるのは大事です。初めてアポイントをとる方は文中に日時や場所なども混ぜてしまうと、わかりにくい可能性もあるので、別途まとめる方式が望ましいです。また日時に関しては、特に年については冒頭に書いた日付と同じ書き方にします。

例えば西暦か年号なのかということです。平成などの年号で書くほうが望ましいですが、西暦でも間違いではありません。しかし同じ文書内で書き方が統一されていないのでは、相手の方に不快感を与えてしまうのです。一方、何度も来社頂いている方に対しては、弊社にて行いますという文章だけでも伝わることがあります。

かえってくどくどと場所の案内などをするのは失礼にあたる場合もあるため、相手の方に応じて書き方は変えましょう。また、ご多忙のところ恐縮です、お忙しい時期に申し訳ありませんがというように、相手のことを気遣う文章を入れることも大事です。記の字でまとめた場合、末尾に以上と締める言葉を入れるのが正しい書式です。

相手にメリットがあることが大事

忙しい中で約束に応じていただく以上、相手の方に何らかのメリットが発生しなければいけません。商品やサービスの案内であれば、他より先に是非というような時間的なメリット、またその商品やサービスの話題性についても取り上げると相手の方もアポイントに応じ安くなるでしょう。一般的な利用方法だけではなく、相手の方だからこそ発生するメリットがあれば尚良いです。もし問題点やデメリットがある場合も隠さずに記載し、その上で、どう改善するつもりなのかも挙げるなど、不利な点も利用して有利にする書き方が望ましいです。

こちらの情報も忘れずに

アポイントの内容に関して、日時や場所の変更などで先方から連絡が来る場合もありますから、文末に自分及び自社の情報を記すことも必要です。メールの場合は、署名が自動挿入されることもありますし、メールアドレスが個別のものになりますから判別もしやすく、必要でない場合もあります。但し自動挿入の場合、編集中に署名部分が表示されないこともあります。

お会いする場所として自社の場所を指定した場合、本文中にその情報があるのは構いませんが、署名が挿入されるにも関わらず自分でも打ち込んでしまったということのないように注意しましょう。手紙の場合は封書と中身とが別々になってしまう可能性もあるので、必ず中身にも自分の情報は記入してください。

住所だけではなく、電話番号やメールアドレスなど、複数の手段を列記しておくと相手の方も困らずに連絡ができます。手紙で送付する場合、書類の形式によっては自分の署名は宛名の次に書く書式もあります。用紙の上部にあった方が折り返しの連絡などはしやすくなるので、問題がなければ上部に書くスタイルにしましょう。加えて、署名欄で名乗っていても、本文中で何何社の誰々ですと名乗ったほうが丁寧な印象を与えます。

ビジネスにおいての手紙の書き方について興味ある方は下記を参考にして下さい♪
タイトル：協力依頼についての手紙の書き方
タイトル：手紙の書き方とは

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