英文手紙の書き方

英文手紙は日本分の手紙同様、書式の各部位にも決まった形式があります。先ず始めに差出人の住所を書きます。一行目には番地と居住番号、町村名や何丁目等を書きます。二行目は都市区名、都道府県と郵便番号、最後に国名を記します。

1.英文手紙、各部位の形式
2.英文手紙の本文、結辞について
3.ビジネスで「伝わる」英文手紙を目指す
4.英文手紙における表現方法

英文手紙、各部位の形式

英文手紙は日本分の手紙同様、書式の各部位にも決まった形式があります。先ず始めに差出人の住所を書きます。一行目には番地と居住番号、町村名や何丁目等を書きます。二行目は都市区名、都道府県と郵便番号、最後に国名を記します。日本の手紙と違い、順番が異なるので注意しましょう。次に日付です。

日本国内では手紙に日付をつけることはあまりないので馴染みがありませんが、英文手紙の場合は日付が入ります。そして受取人の住所、氏名となります。一行目には受取人の氏名、ここにはMrやMsなどの敬称をつけましょう。肩書や会社名が入るときは受取人氏名の下に肩書、会社名の順番で書きます。

次に番地や通名、次いで市名、州名、郵便番号となっています。国名は差出人同様最後につけましょう。敬辞は送る相手や人数によって変わってきます。単数の男性や女性、これもフォーマルなものから一般、ごく親しい関係などで氏名の前につく敬称が違います。一般的に使用されるものはMrやMsの前に「Dear」が入り、女性の場合では既婚や未婚によってMrsとMissを使い分けます。

最近では兼用としてMsを使う人が増えています。また、会社や役所、団体などの複数に送る場合は、会社などでは「Gentlemen」、役所などは「Sirs」となります。このように英文手紙の時は宛名一つにしても複数の書き方があるのでしっかり把握しておきましょう。間違えてしまった時に失礼にあたるので、それは避けたいです。

英文手紙の本文、結辞について

本文については宛名のように形式はありませんので、相手に伝えたいことを簡潔に書くことを心がければいいでしょう。書き始める前に内容の概略を予めまとめておくと書きやすくなります。文章は短く区切って一つの文章が18語ぐらいにすると、相手にとって読みやすく、また、分かりやすい文章となるでしょう。

書き終わった際には一度読み返しをしてみて言葉の反復や意味のない言い回しをしていないか確認し。もしあるのであればそれらを省くことでより完璧な手紙になるでしょう。日本の手紙によくある書き出し文、「敬具」や「草々」と同じように使用するものが英文手紙にもあります。相手に対する尊敬や愛情を意味する重要な部分です。

一般的には「Sincerely」「Sincerely yours 」があります。ややフォーマルの場合「Truly yours」を使用します。また、フォーマルであっても目上の人に対して使うものは「Respectfully yours」と、なります。礼状で使う時は「Gratefully」「Gratefully yours」を選びましょう。

その他にごく親しい相手、家族や恋人に宛てる手紙には「Love」や「With love」「Best wishes」「Your friend」「Best regards」など、送る相手との関係性に応じて使い分けていきましょう親しい相手に使うものは他にもありますが、全てを覚えなくても大丈夫です。あとは自分の伝えたいことや想いを書き綴ることで本文は完成します。

ビジネスで「伝わる」英文手紙を目指す

国際ビジネスを勧めるのあたって、必要不可欠なのが英文手紙です。書き始めから終わりまで、どのように書き進めればよいのか迷った経験がある人も多いでしょう。手紙を書くことが少なくなった今では日本語の文章ではない、英文で手紙を書くことは苦痛ともいえるでしょう。そんな中で重要なポイントはどこなのでしょうか。

それは送る相手に期待する行動に焦点を置かなければならない、ということです。自分の意図していることを書き並べた手紙はただ、自分が「伝える」だけの手紙です。書き手は相手に期待する行動を考えないで書き並べているので結果的に相手が思うような行動を起こしてくれない、となってしまうのです。

また、受け取った側も何をすればいいのか、アクションが提示されていないのでわからないのです。このような手紙ではお互いの意思を再確認する必要が出てきてしまうので余分な時間と労力を費やしてしまうのです。優れた英文手紙は相手に「伝える」ではなく「伝わる」文章にすることです。書き手は目的を明確にし、読んだ相手に期待する行動に焦点がおかれなければなりません。

決められた形式通りに書き綴り、要件だけを伝えるだけが手紙を書く目的ではありません。ビジネス上では物事を正確に捉え、相手が自分の意図を理解して行動してもらわなければその後の交渉に響きます。また、明確な目的、どのように行動して欲しいかなどを明確にしておけば商談などもスムーズに進むはずです。ビジネスでは一方通行は通用しません。相手のことも考えて行動しなくてはなりません。それは手紙に置いても同じことといえるでしょう。

英文手紙における表現方法

英語には敬語がない、と思っている方がたくさん居ることです。これはよく間違われる小オトナのですが、そんなことはありません。英語であっても丁寧表現はしっかりと存在しています。これを知らなければ、手紙のやり取りからマナーがなっていない人物だと思われてしまいます。そんな事のないように学ぶ必要があります。

手紙に多用される書き言葉の表現を調べ、学ぶことが必須になってくるでしょう。では、日常の話し言葉とどれほど違うのかを上げてみます。話し言葉で「Thanks for the gift.」と使う場合でも手紙にすると「I wish to express my appreciation for the gift which you so kindly presented to me.」と、これほど大きな違いになってくるのです。

このように話し言葉とは違う、書き言葉は文章によっても変わってきますのできちんと把握しておきましょう。また、それとは逆に便利な表現方法もあります。余分な情報は入れず、日本的な遠回しの長い文章は避けることで、正確かつ具体的に相手に意思表示することができるのです。

さらに日本の督促状なのでよく目にする「何分のご配慮をお願いします」という締めくくりは英文手紙になれば「Please make payment by September 30th without fail.」と、かなりダイレクトに表現してくるのです。どの手紙もTPOを考え、その中身や送り先に適切な表現を使うことが大事になってきます。またスペルミスはもちろん厳禁です。手紙を出す前には必ずチェックしましょう。

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