部下へのお詫び文の書き方

1.お詫び文とは
2.お詫び状を書く前に
3.お詫び状の書き方
4.お詫び文のポイント

お詫び文とは

お詫び文は自分自身の非を認めて、謝罪をする手紙のことです。最終的な目的は部下との和解や、一度壊れかけてしまった部下との信頼関係を取り戻すためです。形式的に謝ればいいのだろうという態度や、感傷的に謝り過ぎると部下に失礼な印象を与えてしまうので素直になることが大切です。

腹立たしき気持ちや理不尽な気持ちが残っていてもお詫び文という手紙なので、面と向かって謝る必要はないのです。相手の目を見て謝ることも大切ですが、文章を通して謝ることが出来るので上司の立場から見れば楽です。典型的な文例に従って、自分の気持ちを整理して素直に非を認めるようにします。

不適切な言葉や偉そうな態度は避けて、きちんと謝ることで信頼関係が回復するのです。お詫びの手紙はそれが必要とされた事態になったときには、すぐに提出するようにします。タイミングがずれてしまうとその間に相手の怒りが増したり、不満が爆発するかもしれないからです。

お互いにこじれた関係を回復させるためにも、スピーディーに謝罪することが大切です。部下の信頼を取り戻すためにも、プライドは捨てて素直に謝るようにします。これが信頼回復に繋がって、より良い関係を築くきっかけにもなるのです。

お詫び状を書く前に

お詫び状を書くときには、何のことについて謝罪しているのかを明確にします。何のことに謝罪をして、文章を送っているのかを書くようにします。せっかく手紙を送ったのに関係をさらに悪化させてしまったということにはならないように、しっかりと何の件を謝っている文章なのかを書きます。

いきなり手紙をもらって相手を戸惑わせないためにも、どのような文章で何に対して謝っているのかを明確にします。また誠意を込めて、簡潔に分かりやすい文章を作ることもポイントの一つです。文章では伝えきれないこともありますが、しっかりと誠意を込めて謝っていることが分かる文章を作ります。

もしこちらが全面的に非がある場合は、素直に謝罪します。言い訳や小細工はしないで、心から素直に謝る姿勢が大切です。誤解を解いたり自分を守るためのごまかしはせずに、まず謝ることが大切です。謝罪する気持ちは簡潔にまとめて、相手にもその気持ちが伝わるように工夫します。

またお詫び状には原因と今後の改善点を挙げて、これからのことについても言及します。どうしてこのような事態を引き起こしてしまったのか、これからどのように改善していくのかを書きます。改善点を示すことで相手にも反省の気持ちが伝わり、関係性を修復することが出来るのです。

お詫び状の書き方

お詫びの文章に必要な要素は、謝罪の言葉とミスの原因説明、今後の対策案が盛り込まれていることです。部下への謝罪文なら時候の挨拶は省略して、ミスに対する謝罪の文章から書き始めます。

「このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんでした」「このたびは多大な迷惑を掛けてしまったことを、深くお詫び申し上げます」など、謝罪の気持ちを一番始めに書くようにします。ミスの内容や重大性、部下との関係を考えて冒頭の文を考えます。

冒頭の文章で相手の気持ちを掴むことができ、相手の怒りを静めることが出来るのです。一番最初に謝罪する気持ちを書かないともらった相手は何のことを言っているのか、また言い訳をしているんじゃないかと受け取ることがあります。このような印象を抱かせないためにも、必ず書き出しは謝罪文にします。

謝罪の文章の次には、ミスが起こった原因の説明をします。冒頭文の後にはミスが起きた原因や、事情の説明文を書きます。「私の判断ミスでこのようなことが起こってしまい、このような結果を引き起こしたのです」「原因を調査したところ、このようなことがあってこのようなことが生じてしまったのです」

と、相手が納得する理由を説明するようにします。私のミスで起こったのですではなく、なぜこのようなミスが起こってしまったのか具体的な説明を記載します。原因がはっきり分からないと、相手も納得することが出来ないのです。説明文の後には、ミスに対する改善策や対応策を書き加えます。

「このようなミスが起こらないよう、予防に努めたいと考えている所存であります」「ミスの発生を防ぐためにも、このような努力を行いたいです」と、対策についても言及します。改善策や対応策次第で相手の気持ちが決まるので、慎重に書くようにします。最後に提出した年月日と名前を書き、宛名も加えます。宛名に個人名がある場合は、最後に「様」を付けるようにします。

お詫び文のポイント

決められたフォーマットはないので、自由に書くことが出来ます。なるべく見やすい書式にして、相手に気持ちが伝わるような手紙にします。用紙は白地のものか、薄く罫線がある白地のものを使います。筆記用具も万年筆やペンを使って、なるべく手書きで書くようにします。

パソコンで文章を打っても構わないのですが、自分の誠意を伝えるためには手書きで作成するようにします。インクの色は黒か、濃い紺色で書くようにします。カラフルなペンで書いてしまうと謝罪する気持ちも伝わりませんし、ふざけている印象を与えてしまいます。

封筒で提出する場合は相手の名前だけを書くようにして、表には詫び状などの言葉は書かないようにします。お詫び状は始末書や念書、理由書などとは違って自主的に書くものです。必要な状況になったと思ったときには、自分の意思で提出します。

お詫び状を書くときに自分が良くなかった点もあるが、相手にも非があると考えがちです。また明らかに相手側が悪いという場合もありますが、一度書くと決めたなら自分を守ったり相手を責めたりせずに真正面から書くようにします。言い訳や自分を正当化する表現は避けて、自分が謝らなければいけない部分を認めて謝罪するようにします。

自分が謝らなければならないポイントさえ伝えることが出来れば、自分の非をきちんと認めることが出来る人と印象が良くなります。始末書と同じように原因や経緯、謝罪の気持ちを書きますが、全面的に強調するのは謝罪の気持ちです。長い文章でくどくならないように、相手に気持ちを伝えることを重点的に見据えて作成するようにします。

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