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大学院の入学を辞退する場合
高校や大学を受験する時に、多くの人は第一志望の一校だけ受けるのではなく、滑り止めの学校も受けることでしょう。そして滑り止めの学校の合否の方が先に分かった場合、入学金などの手続きを期間内にしないと辞退したものとみなされてしまい、もし第一志望が落ちてしまった時に行くところがなくなるので、入学金も支払って手続きをするものです。
しかし、入学手続きの期間中に第一志望の学校の合格が分かった場合は、期間内に入学手続きをしないことで辞退したものとみなされ、特に辞退届を出す必要もありません。高校受験の場合には入学金はそれほど高いものではありませんが、大学や大学院となると入学金だけでも数十万円となり、それに前期の授業料や施設費などを支払うととても高額なものとなってしまいます。
そして大学の場合は複数の学校を受ける人がほとんどなので、入学辞退もよくあることです。そのためインターネットの大学のサイトには入学辞退届の用紙がダウンロードできるようになっているので、その様式に従って記入し、指定された期間までにそれを提出することで事態は受理され、授業料などが返還されます。
しかし院の場合は合否も秋ごろ決まることが多く、入学手続きも早く済ませてしまいます。通っていた大学でそのまま大学院に進学するというケースが多いのですが、それでも他の大学の大学院を受けて受かればそちらに行こうということもあるでしょう。
もし複数受けてどちらも受かった場合に、どちらかを辞退しなければいけません。そのようなときにはホームページにフォーマットがあればよいのですが、ない場合には自分で辞退届やメール、電話など何らかの方法で辞退の意思を伝える必要があります。
大学院辞退届の書き方
ではそれはどのように書けばよいのでしょうか。まず「何大学院入学辞退届」という表題を上部の中心部に書き、その届を書いた日付を表題よりも下の行の右の方に書きます。そして何大学院長あてで辞退についての本文を書きます。
例文としては
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」
とあいさつをしたうえで、
「何年度何大学院に入学をさせていただく○○と申しますが、理由により辞退させていただきたくご連絡させていただきました。」
というような文章を書くのですが、困るのは理由の内容です。理由について具体的に書く必要がある場合は詳しくかくようにします。たとえば「他の大学院に行くことになりました。」という旨を正直に書くとよいでしょう。
そして最後に
「まことに申し訳ありません。」
という詫びの言葉を入れ、
「末筆ながらますます御大学のますますの発展をお祈り申し上げます。」
と丁寧に書くとなおよいでしょう。
大学院の生徒の年齢は20歳を超えているので社会人になる人と同じような年頃です。まだ学費を支払う学生の立場ですが、研究員や社会人としても通用するような文章を書くことも必要になってきます。
しかし堅苦しく形式ばった書き方にしなければいけないということはありません。丁寧な言葉を使って丁重にお断りをすることは大切ですが、書き方の形式よりも誠意をもって丁寧に書くことが大切なのです。理由は「自分はこのような研究をしたいので別の方に行きます。」とか「第一志望の方も合格したのでそちらに行きたいと思います。」
などと、正直に、かつ簡潔な理由を書区ことが一番重要なポイントになります。また理由を書くときには、その学校を悪くかくようなことは決してせず、「自分の将来のために別の学校に行きたい。」というような書き方をすることが大人としての書き方です。
辞退の連絡方法
辞退届の書き方として「挨拶文」「辞退の意思とその理由を書いた本文」「詫びの言葉と相手を気遣う言葉」を含めた文章を正直に、そして丁寧な言葉で書くことが大切となりますが、現在はインターネットの時代なので、必ずしも文書で描いて郵送をしないといけないということもなくメールで同じような文章を入力しておくっても悪くはないでしょう。
大学側としても複数の学校を受験してどこかを辞退するということはよくあることで、多くの人が辞退届を文書で送ってきて、また何らかの返事を文書や電話で返送するよりは、メールで送ってくる方が返信もしやすく逆に好まれることもあるでしょう。また大学によって、「期限内に入学手続きをしなければ自動的に入学辞退とみなします。」というところであればそのような届け出は一切不要です。
複数のところを受験してどれかを辞退しなければいけない状況になりそうなときには、事前に各学校の入試案内の資料をよく見て、辞退をするときにはどのようにすればよいのかを調べていくことが必要になってきます。何も書いていなかったり、フォーマットもなく「届けを提出してください。」などということなら丁寧で、正直で、簡潔な文章を書いて郵送するか、メールで届けるようにしましょう。
辞退届の書き方など色々な書き方は下記の記事も参考になります♪
タイトル：入学の辞退届の書き方
タイトル：入学辞退届の書き方