クレーム報告書の書き方

長く食品の製造に携わっていると、いろいろなトラブルは発生します。落雷による停電、大雨によるがけ崩れなど、自然災害によって予定を狂わされる場合もあります。原材料の不足や、高騰、それらに対応していく必要があります。

 

また、設備由来に器具の脱落、昆虫など思わぬ異物が混入する場合もあります。そういった外的な変化が起こっていても、最終製品はいつも変わらない商品を供給し続けなくてはなりません。

 

そこで、きちんと対応できなかった場合、それはお客様からクレームとして還ってくる場合があります。クレームは、その1件の発生の陰には30件の事象が隠されている、というほど、表に表れているのは氷山の一角といいます。

 

製造側としては、それも踏まえて真摯な態度で臨む必要があります。それを形にしたものが、クレーム報告書と呼ばれるものです。ここには、その事故の概要について説明を行う謝罪文ですが、しっかりとした原因調査と今後の対策が記入されるべきものと考えられております。

 

クレーム報告書の書き方の順番としては

まず、謝罪のあいさつ文がきて、次にクレーム概要の中で発生日時や発見者、そして、製造者側の製造物の特定(賞味期限やロット)、発見された異物ときの状況が記載されることとなります。特に、発見された状況については、正確に把握し、対応するためにもきちんと確認する必要があります。

 

というのも、こういったクレームの多くには消費者の不注意によって起こるものもかなりの件数に登っているのが現実なのです。返品される商品の中には義歯の欠片や虫歯の治療に使用する詰め物、飴などが少なからず散見されます。

 

これらは、消費者が何らかのミスで勘違いしている場合も多く、その場合はいくら製造所内を探したところで、徒労に終わるのです。最初の段階で、どういった場面で発見されたか、その後の対応が大きく変わるため、注意が必要なのです。

 

そして、次の原因調査が最も重要な点といえます。

特定の異物や特徴あるものが出てきている場合は、見つけ易くなるのですが、そうでなければ、外部機関に依頼して、検査を行ってもらうこともあります。

 

ここで、すぐにはっきりと原因がわからないといったことが起こっているのであれば、必要な場合は外部検査に提出しています。こうして、人由来なのか設備由来なのか、他の狙いはあるのか、はなど、調べているのです。

 

そして、次は対策についてです。実際、原因として挙げられた点の問題を見直し、修正する必要があります。各項目ごとに、きちんと対策が打てているか、はもちろんのこと、実際に、年間を通じて継続でき方法を掲げ、漏れがないか確認をするのです。これにより、しっかりとした報告書の作成が可能になるのです。

 

報告書やクレームの情報を知りたい方は、こちらもご覧ください。
タイトル:詫び状(クレーム)の例文とマナーと書き方
タイトル:報告書の書き方

反省文(頭髪)の例文とマナーと書き方

美容は老若男女関わらず、程度の差はあれどみなさん関心のあることで、自分の容姿を少しでも魅力的に見せるためには、出来うる努力は最大限行おうとするものです。   ...

進退伺いの書き方について

業務上で、会社に損失を与えたり、信用を失墜させて会社の営業活動にマイナスの影響となるような行為をした場合に、一定レベルの管理者は「進退伺い」を提出することがあります。 &nb...

「ご高覧」の意味と例文と書き方

ビジネス文書や普段あまり会うことのない目上の人に手紙を送るときなど、言葉遣いで迷う人は少なくありません。普段使い慣れていない単語はきちんと意味を理解して、文章の中でどのような使い方...

読書感想文の書き方:高校の出だし

読書感想文で必要なのは当たり前ですが本ですね。しかしどのような本を選ぶかで読書感想文の中身は違ってきます。本自体は薄いにもかかわらず内容が濃いものだと、感想文がすごく長くな...

タイ観光ビザの書き方

観光が目的であり滞在期間が30日以内であれば、パスポートの有効期限が6ヶ月以上あること、30日以内の復路の航空券があることなどの条件を満たせばタイへの入国が可能です。 ...

上手な作文の書き方:小学

子供、特に小学生の作文は事実だけを書き連ねる報告書のような内容になりやすいです。なぜ、そういった内容になってしまうのかというと、テーマを強制されるからということと、作文で何...

マインドマップの書き方 簡単

マインドマップは普段頭の中でおこなわれている思考を紙に書いて絵のようにしていくものです。考えがまとまらないときに、紙に文字を書いてみるとわかりやすくなる時がありまうが、マイ...

ウエディングメッセージの書き方

ウエディングメッセージとは、結婚式の招待客が、花婿と花嫁の為に書くお祝いのメッセージです。通常、メッセージカードに記して作り、結婚式当日に贈ったり、結婚祝いの品に添えておい...

9月の挨拶(書き出し・文頭)の例文と時候の挨拶と書き方

季節の便りやビジネスで送ることがある手紙やメールなどでも季節の挨拶というのはとても大切です。9月の挨拶などは、初秋の候、貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます、と書いたり、秋分の...

「取り急ぎ」の意味と例文と書き方

文章作成能力がビジネススキルとして注目されるようになっています。電子メールでのやりとりを行う機会が増えたことにより、スピーディーな情報共有が可能となりました。   ...

スポンサーリンク