クレーム報告書の書き方

長く食品の製造に携わっていると、いろいろなトラブルは発生します。落雷による停電、大雨によるがけ崩れなど、自然災害によって予定を狂わされる場合もあります。原材料の不足や、高騰、それらに対応していく必要があります。

 

また、設備由来に器具の脱落、昆虫など思わぬ異物が混入する場合もあります。そういった外的な変化が起こっていても、最終製品はいつも変わらない商品を供給し続けなくてはなりません。

 

そこで、きちんと対応できなかった場合、それはお客様からクレームとして還ってくる場合があります。クレームは、その1件の発生の陰には30件の事象が隠されている、というほど、表に表れているのは氷山の一角といいます。

 

製造側としては、それも踏まえて真摯な態度で臨む必要があります。それを形にしたものが、クレーム報告書と呼ばれるものです。ここには、その事故の概要について説明を行う謝罪文ですが、しっかりとした原因調査と今後の対策が記入されるべきものと考えられております。

 

クレーム報告書の書き方の順番としては

まず、謝罪のあいさつ文がきて、次にクレーム概要の中で発生日時や発見者、そして、製造者側の製造物の特定(賞味期限やロット)、発見された異物ときの状況が記載されることとなります。特に、発見された状況については、正確に把握し、対応するためにもきちんと確認する必要があります。

 

というのも、こういったクレームの多くには消費者の不注意によって起こるものもかなりの件数に登っているのが現実なのです。返品される商品の中には義歯の欠片や虫歯の治療に使用する詰め物、飴などが少なからず散見されます。

 

これらは、消費者が何らかのミスで勘違いしている場合も多く、その場合はいくら製造所内を探したところで、徒労に終わるのです。最初の段階で、どういった場面で発見されたか、その後の対応が大きく変わるため、注意が必要なのです。

 

そして、次の原因調査が最も重要な点といえます。

特定の異物や特徴あるものが出てきている場合は、見つけ易くなるのですが、そうでなければ、外部機関に依頼して、検査を行ってもらうこともあります。

 

ここで、すぐにはっきりと原因がわからないといったことが起こっているのであれば、必要な場合は外部検査に提出しています。こうして、人由来なのか設備由来なのか、他の狙いはあるのか、はなど、調べているのです。

 

そして、次は対策についてです。実際、原因として挙げられた点の問題を見直し、修正する必要があります。各項目ごとに、きちんと対策が打てているか、はもちろんのこと、実際に、年間を通じて継続でき方法を掲げ、漏れがないか確認をするのです。これにより、しっかりとした報告書の作成が可能になるのです。

 

報告書やクレームの情報を知りたい方は、こちらもご覧ください。
タイトル:詫び状(クレーム)の例文とマナーと書き方
タイトル:報告書の書き方

イベント企画書の書き方例

  1.イベント企画書とは 2.企画書の書き方について 3.企画書の書き方のポイント   イベント企画書とは ...

入試の推薦書の書き方

入試において推薦書は「推薦を受けた受験生がどういう人間なのか」や「受験生がいかに受験先の学校にふさわしい人間なのか」を受験先にアピールするためのものです。  ...

ノンフィクションの書き方

  1.フィクションとノンフィクション 2.ノンフィクションの有名な題材とは 3.書き方の違い 4.報道取材とノンフィクション作家の違い ...

ビジネス向けや目上の方への年賀状の書き方

年賀状は、旧年中の感謝と新年も変わらぬ御付き合いをお願いするための挨拶状です。昨今では、電子メールの普及により、電子メールを送る文化も認知されつつありますが、ビジネス上の御付き合い...

室内パースの書き方

パースとは日本語で透視図の事で遠近法を利用して物件を斜めから見たものです。室内パースは室内から建物を見た図面です。モデルルームなど実際に行って自分で建物を見ることができない...

電報:英語宛名の書き方

受け取り人の名前を英語(アルファベット)にして送りたい時はもちろんアルファベットで送られると、相手の受け取り人の方は喜ばれますのでおすすめです。宛名は英語で良いのですが、住...

テニスの協賛の礼状の書き方

  1.協賛とは 2.宛名と差出人名 3.テニスイベントに対する協賛のお礼状 4.お礼状はすぐに送付する   協賛と...

慰労会:のし袋の書き方

餞別とは引越しや転勤、異動、退職、慰労会などの際に相手に贈る金品のことで、この餞別を贈る際にはのし袋に入れて送ることになります。しかし普段、のし袋を書くことが少ない為、いざ...

病院見学のお礼状の書き方

  1.お礼は文章でも書く 2.適したレターセット 3.封筒の宛先 4.本文の書き方   お礼は文章でも書く ...

謝罪メール(お詫び状・謝罪文)の例文とマナーと書き方

  インターネットが普及し、仕事の場面においてメールは必要不可欠なツールとなりました。時間を短縮して連絡を取れることや、連絡内容に関して記録を残せることなどがメール...

スポンサーリンク