クレーム報告書の書き方
-
贈答品に対するお礼状の書き方:ビジネス文書
お得意先というのは、自分たちの会社にとって何よりも大切な相手ということはお分かりになると思いますが、以前からも繋がりが深く、またこれから将来的にも共にビジネスを成功させてい...
-
博士学位論文の書き方
大学生の皆さんは博士学位論文を控えて、どのように論文を書くのか手も足も出ないかも知れません。そのようなことにならないために、博士学位論文の書き方を見て行きましょう。 ...
-
開店祝いのお礼状の書き方
新しくお店を開店させるときに、お祝いの品や現金などをいただいたときには、きちんとお礼状を送る必要があります。開店祝いや開業祝いをいただいたときのお礼状は、親しい間柄だっ...
-
書き方と持ち方について
文字の読み書きは、教育の基本です。特に文字を書くことは、読むことと比べると難しく、教える側にとっても簡単ではありません。なぜなら、文字の形を教える以前に、まずは鉛筆など書くものの持...
-
美しい文字の書き方のコツは
字をきちんと書くことができる子は、書き順を守って正しい書き方で字を書いています。つまり、美しい字は、ただ書いてある字を真似するのではなく、書き順を守って書く必要があるのです。 ...
-
お礼状の書き方:祝い袋
祝い袋というのはご祝儀袋のことです。ご祝儀袋というのは、結婚や出産、長寿だったり、子供の成長のお祝いなどのときに祝福の気持ちを表すお金を包む袋のことで、お祝いの気持ちのひと...
-
人事考課の書き方・例事:事務編
1.書き方における全体の流れ 2.人事考課の期首における書き方 3.期中における書き方 4.期末の最終評価の書き方 &nbs...
-
QC工程表の書き方について
食品業界では、食の安全を守るため、様々な試みがされておりますが、現在最も効果があるものの一つとして、HACCP手法を用いた管理があります。 この手法を進め...
-
年末調整の書類の書き方
年末調整は、会社に勤めている公務員やサラリーマンなどの所得者に対して、支払いをした給与や所得税を12月に調整する事です。 年末調整に必要な書類は、給与所得...
-
「貴殿・貴台・貴公」の違いと使い分け方と書き方
ビジネス文書にしても個人あての手紙にしても、文書内で自分のことや相手のことを意味する単語を使用しなければならないことは多々あります。 定型文や常用的に使わ...

長く食品の製造に携わっていると、いろいろなトラブルは発生します。落雷による停電、大雨によるがけ崩れなど、自然災害によって予定を狂わされる場合もあります。原材料の不足や、高騰、それらに対応していく必要があります。
また、設備由来に器具の脱落、昆虫など思わぬ異物が混入する場合もあります。そういった外的な変化が起こっていても、最終製品はいつも変わらない商品を供給し続けなくてはなりません。
そこで、きちんと対応できなかった場合、それはお客様からクレームとして還ってくる場合があります。クレームは、その1件の発生の陰には30件の事象が隠されている、というほど、表に表れているのは氷山の一角といいます。
製造側としては、それも踏まえて真摯な態度で臨む必要があります。それを形にしたものが、クレーム報告書と呼ばれるものです。ここには、その事故の概要について説明を行う謝罪文ですが、しっかりとした原因調査と今後の対策が記入されるべきものと考えられております。
クレーム報告書の書き方の順番としては
まず、謝罪のあいさつ文がきて、次にクレーム概要の中で発生日時や発見者、そして、製造者側の製造物の特定(賞味期限やロット)、発見された異物ときの状況が記載されることとなります。特に、発見された状況については、正確に把握し、対応するためにもきちんと確認する必要があります。
というのも、こういったクレームの多くには消費者の不注意によって起こるものもかなりの件数に登っているのが現実なのです。返品される商品の中には義歯の欠片や虫歯の治療に使用する詰め物、飴などが少なからず散見されます。
これらは、消費者が何らかのミスで勘違いしている場合も多く、その場合はいくら製造所内を探したところで、徒労に終わるのです。最初の段階で、どういった場面で発見されたか、その後の対応が大きく変わるため、注意が必要なのです。
そして、次の原因調査が最も重要な点といえます。
特定の異物や特徴あるものが出てきている場合は、見つけ易くなるのですが、そうでなければ、外部機関に依頼して、検査を行ってもらうこともあります。
ここで、すぐにはっきりと原因がわからないといったことが起こっているのであれば、必要な場合は外部検査に提出しています。こうして、人由来なのか設備由来なのか、他の狙いはあるのか、はなど、調べているのです。
そして、次は対策についてです。実際、原因として挙げられた点の問題を見直し、修正する必要があります。各項目ごとに、きちんと対策が打てているか、はもちろんのこと、実際に、年間を通じて継続でき方法を掲げ、漏れがないか確認をするのです。これにより、しっかりとした報告書の作成が可能になるのです。
報告書やクレームの情報を知りたい方は、こちらもご覧ください。
タイトル:詫び状(クレーム)の例文とマナーと書き方
タイトル:報告書の書き方