始末書（レジ打ち間違い・誤差）の例文とマナーと書き方

仕事の際中に何かミスをした場合に書かなければならないのが始末書です。

これは、ただ状況説明と反省文を書けばよいという物ではなく、きちんとした形式に則って書かなければいけません。今回は、販売店舗におけるレジ打ち間違いや合計金額に誤差が生じた場合を例に出して、書き方を説明していきます。

まずはレジ打ち間違いの場合の始末書を、ワープロで作成するように横書きで書く場合についてです。冒頭に始末書と明記します。この時、書式を中央揃えにする事を忘れないでください。次に始末書を作成した日時と、自分の名前、所属している店舗や部署について記します。日時は通常の文章のように左端揃えですが、名前以降は右端揃えで記載します。

次に本文に入ります。

件名として、レジの打ち間違いであることを示す見出しを入れます。この時、自分が何を間違えたのか、商品の金額なのか、客が購入した個数なのか、と言った事まで書いておきましょう。

例えば、レジにおける商品金額の入力ミスと記載する事で、商品金額を間違えたことが明確に解ります。続く本文で詳しい説明を書いていきますが、その前に入力ミスをしたことをお詫びする文章をまとめます。店舗への謝罪と、該当商品を購入した客に対して、それぞれ迷惑をかけたことやお詫びの気持ち等を書いてください。

状況について説明する場合は、初めに記という1文字を中央揃えで記載します。その下に箇条書きでミスをした日時、レジが複数台ある場合はどのレジなのか、ミスをした人、ここでは自分の名前を担当者として明記、そして状況説明として、具体的にどの様なミスをしたのかを書いていきます。

ミスに至るまでの経緯を初めから記してください。

例えば手動で金額を入力しましたが、その入力が間違っていましたで終わりにしてはいけません。本来はバーコードによる自動入力で行いますが、リーダーに不具合があって読み込めなかった為、手動で入力し、その結果入力を間違えてしまったというように、一連の動作を書きましょう。

あなたがバーコードが読み取れるにも拘らず、故意に手動で行ったわけではない事はきちんと記してください。そして最後に、ここでも反省の気持ちを所感として明記します。直接の反省と謝罪については前述しましたので、ここでは今後このようなミスは犯さないというような誓いを立てる文章が望ましいでしょう。末尾に以上という文字を右端揃えで入力して、始末書は完了です。

次に、レジの結果と実際の金額に誤差が生じた場合の始末書について説明します。こちらも、書式的な部分はレジ打ち間違いの場合と変わりません。冒頭に始末書と中央揃えで記し、次に日付、次の自分の所属と名前は右端ぞろえで書きます。

本文は件名で始め、まず謝罪文、そして当日の状況に関して、日時と該当するレジ、担当者名、状況を箇条書きで記し、所感で反省の気持ちをまとめ、末尾に以上と右端揃えで記載するのです。

具体的な中身について見ていきましょう。

まずは件名です。ここでもレジ打ち間違いと同様に、具体的な原因が解るような見出しにしてください。例えば釣り銭を出し間違えた事による誤差についてと言った書き方です。

そしてその旨を報告するとともに、誤差を発生させてしまった事をお詫びする文章を続けます。ここでは客は関係ありませんから、店舗に対してのみ謝罪する文章を記載しましょう。次に状況説明ですが、誤差の場合は1日の業務終了時間に確認する場合が多いです。

ですから日時の表記は自分が担当した時間を全て記してください。例えば9時から11時と、13時から16時まで勤務していたのであれば、その時間を記します。担当者欄は、もし誤差が生じたと思われるレジに、他にも担当者がいる場合は、その人の名前も併記しましょう。状況説明は、まず誤差を確認した時間と、発生した具体的な金額を記します。

このようなミスの場合、いつ起こったのかというのを調べる事は難しいでしょう。もし解らなければ、業務時間のいずれかであり、明確には解らないという事をきちんと述べてください。

最後に所感です。

どういう経緯でミスが生じたのか、理由は判明しないけれど、心当たりがあるのであればここに書きましょう。例えば、釣銭を渡す際に、レジに表示された金額とは異なる金額を渡してしまった等です。そして今後は現金の取り扱いにはよくよく注意する事、釣り銭ミスは犯さないという旨を併記します。

文章の書式について、どれを中央にしてどれを右にするのかと言ったことは、可能であれば書籍やインターネットのサイトで確認しながら作成するとより正確にできます。内容については、いずれも状況は初めから具体的に記載する事、反省の気持ちをしっかりと表すことが大事です。

特にレジ打ち間違いの件では、たとえ店舗への報告書であっても、店舗だけではなく利用客に対しても迷惑をかけたという事を忘れずに記してください。

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