始末書の書き方

1.書き始める前に知っておきたいこと
2.書き方について
3.状況別の書き方

書き始める前に知っておきたいこと

始末書を書き始める前に社内文書である場合は、上司の指示やマニュアルに沿って書くことが大切です。自分自身の意見や反省文で書くのではなく、指示のうえで書くようにします。言い訳や自分を正当化させるようなものは悪印象を与えるので、正直に書くことが重要です。

正直に事実を書くことで相手に正しく伝わり、好印象を与えることが出来ます。謝罪される方は始末書の書き方や書き手の対応に注目をしているので、誠実な態度を与えるようにします。自分が悪いことをしていない場合や、自分の非の部分に疑問が残っていても素直に謝罪をするようにします。誠実さや誠意を見せることで、相手の感情を逆なでしないのです。

過度な謝罪や感情的にならないように、しっかり謝ることがポイントです。文章は克明さよりも正確性や簡潔さを要求されるので、客観的に簡潔な文章でまとめます。始末書は基本的に許しをもらうという性質をもっているため、必ず丁寧語で書きます。「だ」や「である」などを文末には使わずに、丁寧語で統一させることが大切です。「です」「ます」などの文体にして、誠意や反省の弁が伝わるようにします。

簡潔な文章を心がけ、丁寧に書くことがポイントなのです。一般的な社内文書とは違うため社用箋を使わずに、用紙は白地のものを使います。全く何も書いていない白地の用紙か、地味な罫線の入った用紙を選びます。インクは黒かそれに近い紺色を用意して、手書きで書きます。封筒も白色のものを選び、二重袋になっている封筒を使います。

書き方について

まず始めに不始末の内容や経緯をきちんと書いて、「いつ」「誰が」「どこで」「何をした」か要点を掴んで簡潔に分かりやすい文章を作ります。誰が読んでも出来事の概要が分かるように、客観的に文章にすることが大切です。不始末の原因は言い訳にはならないように、客観的かつ冷静な目線で文章を作るようにします。

次に不祥事を二度と繰り返さない気持ちや決意を書いて、お詫びや反省の弁を綴ります。始末書は懲戒の意味もあるので、しっかりここで謝罪します。そして最後に寛大な措置を願う言葉や、今後は十分に注意するという誓いの言葉で終わります。

始末書には一般的な手紙のような頭語や結語、時候の挨拶などが無いので簡単に作ることが出来ます。ケースや不始末の内容、状況によって言葉や文章が違ってくるので例文を参考にして作るとスムーズです。

状況別の書き方

度重なる遅刻で始末書を書くことになったら、なぜ遅刻をしてしまったのかを書きます。遅刻をしてしまった原因や経緯に沿って、しっかり事実を伝えるようにします。またなぜ遅刻が何度も続いてしまったのか、それに対する対策方法や解決方法についても言及します。どのように謝罪をするつもりなのか、またどんな決意があるのかなどを盛り込むようにします。

「私の不注意が原因であり、弁明の余地はない」「社会人として恥ずべき行動だと反省していて、会社に対して多大な迷惑を掛けてしまった」「自己責任に努めて二度とこのような失敗を繰り返さない」など、誠意をもった文章を加えます。

社員証を紛失してしまった場合の始末書では、自分自身の過失とそれに伴う不利益を明確に書くようにします。見た人が分かりやすく、事実を事実のまま理解出来るようにします。社員証を無くしてしまった原因や経過などを事細かに記載して、原因をきちんと伝えるようにします。「カバンを紛失してしまったため」「財布を落としてしまったため」など、どうして紛失してしまったのかを書きます。

社員証を再発行させるために動いてくれた部署や、同僚や上司に対しての謝罪の言葉も付け加えると好印象です。また今後このようなことが無いように注意し、深く反省していることを伝えます。対策方法や解決策を提案することで、誠意を感じることが出来るのです。業務上のミスや事故に対する始末書は、トラブルの内容やミスの内容を詳しく記載するようにします。

どのような失敗をしてしまって、どのような損失を出してしまったのか事実をそのまま加えるようにします。クレームの場合はどんな相手に、どのような失礼な行為があったのかを書きます。それによってどのような不利益が生じたのか、詳しく書くことも大切です。このようなミスが起こらないためには何をするべきなのか、どうやって信頼を取り戻すのかなどの解決策を書いておきます。

マニュアルの改善やマニュアルに付け加えるなど、自分なりの解決方法を提案するようにします。始末書は長い期間保存されるものなので、いくつか提出していると出世や減給に繋がってしまうので注意が必要です。なるべく始末書を書かなければいけない状況に持って行くようにして、書かなければならないときはしっかり反省することが大切です。提出してしまった後はしっかりと反省をして、二度と同じような事態にならないように気を付けることが何よりも大切なことなのです。

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