ビジネス文書の書き方について

社会人になると、様々なシーンでビジネス文書を目にすることになります。取り引き先などから送られてくる文書は、皆ビジネス文書の形式で書かれていますので、ビジネス文書の漠然としたイメージは比較的早い段階で持つことができるようになります。

とはいえ、いざ自分がビジネス文書を作成しなければならない立場になってみると、戸惑ってしまうケースが少なくありません。しかし、仕事を続けていく以上、ビジネス文書の1つや2つ、ササッと書くことができないようでは困ってしまいます。

ですので、なるべく早いうちにビジネス文書の正しい書き方をマスターしてしまうのが望ましいです。ビジネス文書は堅い言葉で作成されますので、一見とても書き方が難しそうに見えてしまいますが、コツさえ掴んでしまえばさほど難しいものではありません。

ビジネス文書が果たすべき役割を

しっかりと理解してさえいれば、案外簡単に良いビジネス文書が書けるようになるものです。ビジネス文書も手紙の一種ですが、何かを伝える目的で作成される点が、普通の手紙との最も大きな違いです。

個人的な手紙を書く場合であれば

ダラダラととりとめのない雑感を書き連ねていたとしても何の問題もありません。しかし、ビジネス文書の場合はそうはいきません。ビジネス文書には、ある特定の用件を正確に相手に伝えるという役割があります。

逆を言えば、伝えるべき用件が何もない時にビジネス文書を作成する必要はないわけです。「何かを伝える」という目的を担っている文書ですから、自ずと書くべき内容が決まってきます。

まず、誰宛の文書であるのか

また発信者は誰であるのか、さらに発信日がいつであるのかは必ず記入しておく必要があります。これらについては文書の前付けとして、ビジネス文書の冒頭にまとめて書いてしまうようにするのが基本です。

個人的な手紙の場合ですと、発信日や発信者については文書の末尾に記入するのが普通です。しかし、ビジネスの現場では、誰からいつ発信された情報であるのかということを素早く判断できるようにしておくことが求められますので、このような形式になっています。そして、前付けの次に本文、別記という順番で書いていくようにするのがビジネス文書の基本です。

本文は、前文・主文・末文の三部構成になります。前文というのは簡単に言うと挨拶文です。どのような内容の文書なのかによってだいたい定型文が決まっていますので、その通りに書いておけば問題ありません。

本文では、今回伝えようとしている用件を簡潔に書きます。そして結びの挨拶である末文を書き添えます。さらに、その下に「記」と書いて、今回連絡する用件の詳細事項を箇条書きするようにすれば、ビジネス文書が完成します。

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