ビジネス文書の書き方について

社会人になると、様々なシーンでビジネス文書を目にすることになります。取り引き先などから送られてくる文書は、皆ビジネス文書の形式で書かれていますので、ビジネス文書の漠然としたイメージは比較的早い段階で持つことができるようになります。

 

とはいえ、いざ自分がビジネス文書を作成しなければならない立場になってみると、戸惑ってしまうケースが少なくありません。しかし、仕事を続けていく以上、ビジネス文書の1つや2つ、ササッと書くことができないようでは困ってしまいます。

 

ですので、なるべく早いうちにビジネス文書の正しい書き方をマスターしてしまうのが望ましいです。ビジネス文書は堅い言葉で作成されますので、一見とても書き方が難しそうに見えてしまいますが、コツさえ掴んでしまえばさほど難しいものではありません。

 

ビジネス文書が果たすべき役割を

しっかりと理解してさえいれば、案外簡単に良いビジネス文書が書けるようになるものです。ビジネス文書も手紙の一種ですが、何かを伝える目的で作成される点が、普通の手紙との最も大きな違いです。

 

個人的な手紙を書く場合であれば

ダラダラととりとめのない雑感を書き連ねていたとしても何の問題もありません。しかし、ビジネス文書の場合はそうはいきません。ビジネス文書には、ある特定の用件を正確に相手に伝えるという役割があります。

 

逆を言えば、伝えるべき用件が何もない時にビジネス文書を作成する必要はないわけです。「何かを伝える」という目的を担っている文書ですから、自ずと書くべき内容が決まってきます。

 

まず、誰宛の文書であるのか

また発信者は誰であるのか、さらに発信日がいつであるのかは必ず記入しておく必要があります。これらについては文書の前付けとして、ビジネス文書の冒頭にまとめて書いてしまうようにするのが基本です。

 

個人的な手紙の場合ですと、発信日や発信者については文書の末尾に記入するのが普通です。しかし、ビジネスの現場では、誰からいつ発信された情報であるのかということを素早く判断できるようにしておくことが求められますので、このような形式になっています。そして、前付けの次に本文、別記という順番で書いていくようにするのがビジネス文書の基本です。

 

本文は、前文・主文・末文の三部構成になります。前文というのは簡単に言うと挨拶文です。どのような内容の文書なのかによってだいたい定型文が決まっていますので、その通りに書いておけば問題ありません。

 

本文では、今回伝えようとしている用件を簡潔に書きます。そして結びの挨拶である末文を書き添えます。さらに、その下に「記」と書いて、今回連絡する用件の詳細事項を箇条書きするようにすれば、ビジネス文書が完成します。

 

他のビジネス文書の情報を知りたい方は、こちらもご覧ください。
タイトル:贈答品に対するお礼状の書き方:ビジネス文書
タイトル:ビジネス文書の書き方について勉強する
タイトル:送付状の書き方
タイトル:経緯書の書き方

1月の挨拶(書き出し・文頭)の例文と時候の挨拶と書き方

きちんとした手紙を書く際には 書き出しにその季節を表した文章を付け加えることがあります。これを時候の挨拶といいます。これらは、月ごとにある程度用いられるものが決まっており、1...

看護実習記録の書き方

  1.看護の実習記録とは 2.看護記録の内容とは? 3.実習記録の書き方 4.実習記録の上達のポイントやコツ   ...

お断りの手紙の書き方

何かの依頼を受けたときの断りの言葉というのはなかなか言いにくいものですが、きちんとお断りの言葉を伝えておくことが大切です。口頭ではなく、手紙でお断りの気持ちを書かなければい...

卒塔婆供養料の書き方

各回忌法要や埋葬などの供養を行う時に、仏教では、追善供養のため卒塔婆を建てます。仏教でも、曹洞宗などでは必ず用いるのですが、宗派によって用いない場合もあります &nb...

本ののし 企業名の書き方

のしは一般的に、慶事や弔事に際してお金を包んで渡す為に使用されています。しかし、時には企業名を入れて利用される場合もあるものです。例えば、新しく店舗を開店する経営者の方へ、...

お礼メール(お礼状)の例文とマナーと書き方

  電子メールがもっともポピュラーな伝達手段となっています。 手軽に行えるというだけでなく、時間的にも最短で用件を済ませることが最大のメリットです。また、一度...

ビジネスブログに掲載する文章の書き方のコツとは

ブログに掲載する文章を書くなら、まず概要を作りましょう。つまり、アウトラインのことです。アウトラインを作るときは、ワードなどに書きたい内容を箇条書きにします。   ...

手紙の書き方:3月例文

手紙はいろいろな時期に書くことがありますが、その季節や月によって書き方が違うといいます。きちんと書き方を調べて例文を参考に書くようにしておくといいということです。たとえば、...

キレイな字の書き方を身につけよう

パソコンが普及している最近ですが冠婚葬祭の記帳や、履歴書など手書きで字を書く機会もまだまだ多いと思います。文字が美しいと第一印象も変わります。   綺麗な字の...

わかりやすい文章構造の習得方法について

文章構造について書いていきます。つまり、読み手にとってわかりやすい文章構造とはどのような文章なのか、そして、それはどのように習得することができるのか、その2点に焦点を絞って書いてい...

スポンサーリンク