ビジネス文書の書き方について勉強する

ビジネスなどの場面においては、プライベートの時とは違って、社内での上下関係があったり、取引先との顧客関係が存在しています。そのため、社会的なお付き合いとしての挨拶が必要になる場面も多くなります。

 

特に、ビジネス文書の書き方については、専門書なども多数出版されていますので、会社や企業におけるその必要性が伺い知れます。

 

ビジネス文書の書き方のコツとしては

一般の手紙などの場合と比較すると、硬い文章となるイメージがありますが、ある程度のルールを覚えてしまえば、それを元に自分なりの文章構成ができる様になっていきます。

 

社会に出た時には、新人として、社会経験が少なくて当たり前ですので、この時に必要な事を覚えてしまうと、会社におけるその時々の作業に役立ちます。

 

ビジネス文書が苦手だという人も多くいますが、これを新人の時から意識してマスターしておかないと、中間管理職になった場合にも、ビジネス文書を他の人に依頼してばかりになる事にも繋がります。苦手意識が強くなってしまいますので、できるだけ早い内から文章を作成する事に慣れていく事をお奨めします。

 

ビジネス文書の始まりは

タテ用紙ヨコ書きにおいて、左上に相手の社名や部署のみを記載する場合には、『御中』で続けます。個人名を記載する場合には、『様』を添付する様にしてください。会社や部署なのか、人物の名前なのか、で添付する言葉が違ってきます。

 

自分の社名は、相手より下がった右の端に記載する事になります。その際、上に日付を入れて、数段下がった場所に自分の会社の住所、社名、個人名などを記載します。

 

パソコンなどのメール以外では、本題に入る前に、時候の挨拶を入れます。先頭には、『拝啓』や『謹啓』を記した後一文字空けて、時候の挨拶を入れる様にしてください。

 

事項の挨拶文については

多種多様にあり、自分でそれをアレンジする事ができますので、基本的な文章をいくつか覚えてしまうと自分らしさを工夫して挿入する事なども可能になります。

 

例えば、5月頃の場合には、『謹啓 薫風漂う五月を迎え、一層のご活躍をされている事と存じ上げます。』などの文章になります。季節や月によって、挿入される内容は違います。客先へ宛てた場合には、『毎度御引き立てを賜り、誠に有難う損じます。』などの文章を続ける事になります。

 

次に、本題に入りますが

『早速ではございますが、』と付け加えてから仕事の用件などに入る事ができます。ビジネス文書の書き方の場合には、用件を明瞭・簡潔に記す事が大切とされています。用件の中に月日や場所などの具体的な文字が入る場合には、箇条書きにしてみる事もできます。

 

最終の文章は、できれば用紙の半分位で終わらせて、最終文字の1スペース先か右端に『敬具』を入れて終了します。ビジネス文書においては、『敬具』を使用するのが無難な言葉となります。

 

他のビジネス文書の情報を知りたい方は、こちらもご覧ください。
タイトル:ビジネス文書の書き方について
タイトル:規約改正の書き方

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