ビジネス文書の書き方について勉強する

ビジネスなどの場面においては、プライベートの時とは違って、社内での上下関係があったり、取引先との顧客関係が存在しています。そのため、社会的なお付き合いとしての挨拶が必要になる場面も多くなります。

 

特に、ビジネス文書の書き方については、専門書なども多数出版されていますので、会社や企業におけるその必要性が伺い知れます。

 

ビジネス文書の書き方のコツとしては

一般の手紙などの場合と比較すると、硬い文章となるイメージがありますが、ある程度のルールを覚えてしまえば、それを元に自分なりの文章構成ができる様になっていきます。

 

社会に出た時には、新人として、社会経験が少なくて当たり前ですので、この時に必要な事を覚えてしまうと、会社におけるその時々の作業に役立ちます。

 

ビジネス文書が苦手だという人も多くいますが、これを新人の時から意識してマスターしておかないと、中間管理職になった場合にも、ビジネス文書を他の人に依頼してばかりになる事にも繋がります。苦手意識が強くなってしまいますので、できるだけ早い内から文章を作成する事に慣れていく事をお奨めします。

 

ビジネス文書の始まりは

タテ用紙ヨコ書きにおいて、左上に相手の社名や部署のみを記載する場合には、『御中』で続けます。個人名を記載する場合には、『様』を添付する様にしてください。会社や部署なのか、人物の名前なのか、で添付する言葉が違ってきます。

 

自分の社名は、相手より下がった右の端に記載する事になります。その際、上に日付を入れて、数段下がった場所に自分の会社の住所、社名、個人名などを記載します。

 

パソコンなどのメール以外では、本題に入る前に、時候の挨拶を入れます。先頭には、『拝啓』や『謹啓』を記した後一文字空けて、時候の挨拶を入れる様にしてください。

 

事項の挨拶文については

多種多様にあり、自分でそれをアレンジする事ができますので、基本的な文章をいくつか覚えてしまうと自分らしさを工夫して挿入する事なども可能になります。

 

例えば、5月頃の場合には、『謹啓 薫風漂う五月を迎え、一層のご活躍をされている事と存じ上げます。』などの文章になります。季節や月によって、挿入される内容は違います。客先へ宛てた場合には、『毎度御引き立てを賜り、誠に有難う損じます。』などの文章を続ける事になります。

 

次に、本題に入りますが

『早速ではございますが、』と付け加えてから仕事の用件などに入る事ができます。ビジネス文書の書き方の場合には、用件を明瞭・簡潔に記す事が大切とされています。用件の中に月日や場所などの具体的な文字が入る場合には、箇条書きにしてみる事もできます。

 

最終の文章は、できれば用紙の半分位で終わらせて、最終文字の1スペース先か右端に『敬具』を入れて終了します。ビジネス文書においては、『敬具』を使用するのが無難な言葉となります。

 

他のビジネス文書の情報を知りたい方は、こちらもご覧ください。
タイトル:ビジネス文書の書き方について
タイトル:規約改正の書き方

快気祝いの例文とマナーと書き方

ただの体調不良と思っていたのが、想像以上に重い病気で、どうしても入院せざるを得ない状況になったという経験をされた方もいらっしゃるかと思います。このようなときは、仕事を途中で同僚や上...

お見舞い状の例文とマナーと書き方

ビジネス上の付き合いがある相手の怪我や病気の事を知ったときには、お見舞いに出向いたり、お見舞い状を出す必要があります。どれくらい付き合いが親しいのかということにもよりますが、日頃か...

英語での処方箋の書き方

日本の処方箋の書き方は世界的に見てスタンダードではありません。あまり行き来がなかった時代であればそれでも問題になることもなかったでしょうが、今や日本とてグローバル化していま...

FAX問い合わせの書き方

FAXを送信する際は、電話や手紙とは別に独自のルールやマナーがあります。問い合わせなどを送信する場合はこれらの決まりを守って送信しましょう。   ...

板書計画の書き方

板書計画という言葉をご存じですか。一般では聞き慣れない言葉ですから初めて耳にする人も多いのではないでしょうか。 板書計画とは、学校の先生が授業中に大切なことを黒板に書きます...

お断り・辞退・遠慮の言葉の例文と書き方

お断り・辞退・遠慮の言葉には、相手の地位や、相手と自分の関係により、異なる表現を使用することがあります。相手に対する礼儀を重んじ、また相手との関係を暗に表現する日本語ならではの特徴...

「いささか」の意味と例文と書き方

日本語で用いる文章表現には、非常に多くの種類のものがあり、同じ意味を示す言葉でも、使用するシーンや相手、また自分の立場や相手との親密度など、多くの要素によって使用される言葉を選ぶ必...

出産祝い目録の書き方

親しい友人や会社の同僚、親戚などに赤ちゃんが誕生したら、出産祝いを贈ることが一般的です。通常は出産祝いの品物を買って直接手渡したいところですが、場合によっては目録を贈ること...

5月の挨拶(結び・文末)の例文と結びの挨拶と書き方

手紙やメールの文章に時候の挨拶を入れることでより良い文章になります。電話や対面して話すのと違い、お互い顔を見ないままで交わす手紙やメールなので、こういった気配りの心を持って書くよう...

基本的なレポートの書き方

多くの人は大学生になってはじめてレポートを書くということを経験します。学校によっては高校や中学のうちから、あるテーマに沿ってレポートを書くということを課題として課せられていることも...

スポンサーリンク