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日々の暮らしのなかで私たちは多くの方とかかわりを持って生きています。 人との関係においてコミュニケーションはとても大事で、それをいい加減にしてしまうと人間関係がぎくしゃくすることもあるので、気をつけなくてはなりません。
コミュニケーションといっても言葉を話すことのほかに、文章でのやり取りもありますが文章をかくということはとても神経を使うものです。
なぜなら相手に会ってきちんと顔を見たり、電話で声を聞いて断るのでしたら、表情も伝わったり、ニュアンスも正確に伝わりやすいですが、文章となると言葉の選び方によって誤解されることもあります。
それによって、かえって気分を悪くされる可能性もあるので言葉選びには十分に気を付けなくてはならないのです。活字を書くということは、曖昧ないい加減な書き方をすると誤解されるのだということをいつも頭に入れなければならないのです。
その中でも断り方というのは特に神経を使わなくてはなりません。
言い方によっては、誤解されたりこちらの本意が正確に伝わらなかったりして、相手を怒らせる結果になることもあるので、断り方にはテクニックが必要になってくるのです。いろいろと考えていると、どのようにして書いていいのかわからなくなることもありますが、そんなときは文例を参考にして書くことをお勧めします。
ネットにはたくさんの文例集が載っていますが、とくにお勧めなのが、例文JPというサイトです。そのサイトには実にたくさんの文書の例文が載せられています。たとえば、派遣採用の断り方の例文というものです。派遣採用になったものの、断ることになることもあると思いますが、その場合派遣希望者本人が採用企業に断るのが一般的です。
そのときも、どのように書くのか、戸惑うこともあるでしょう。この例文にしたがって書くといいでしょう、この場合、辞退の理由は、「一身上の都合により」と書くのがいいということです。
これも、例文を見ればそういう一言なのだと理解できますが、知らなければつい余計なことを書いてしまいがちです。素直に書けばいいのについ余計なことを書いて、相手に不快な思いをさせることになるかもしれないですから、ぜひ参考にしたほうがいいです。
さらにこのサイトの優れているところは、季節の例文や、文章の基本などが載せられているということです。日本には四季というものがあって、季節によって時候の挨拶というものを書いたりしますが、それも知っているようで知らないことも多いです。季節の移り変わりなどによっては、なんて書いていいかわからないということもあります。
知人に書く程度のことでしたら
多少違っていても笑い話で済みますがこれが上司や目上の方に書く場合は、間違いのない文章を書いたほうがいいのです。ですから、季節の例文を参考にその季節にあった挨拶の文章を書くことをお勧めします。
さらに文章の基本ですが、私たちは、長年日本語を使っていますが実は誤った使い方をしてしまったり、よく意味が分からず使っているという言葉も多いです。たとえば、「存じます」と使いますがその使い方が誤っていたりすることもあります。さらに自分の会社のことを「当社」と書くべきなのか「弊社」と書くべきなのか、実際どちらが正しいのかよくわかりません。
また目上のかたに、「ご指導ご鞭撻を、お願い致します。」と書くことがありますが、実のところどのような意味なのかわからなくて使うということもあるでしょう。このサイトでは、そのようなちょっとした言葉でも丁寧に説明をされていて文例なども書かれているのでとても勉強になるのです。
文書を書くときに参考になるのは勿論ですが、一般常識として言っておいたほうがいい文例が多く載っているので普段から読んでおいたほうがいいのです。
また、ビジネスに役立つ文例というものもたくさん載せられています。
ビジネスにおいて相手の会社にお礼のメールや謝罪メールもたくさん書くことがありますが取引先に書く文章も、かなり神経を使うことになります。言葉のニュアンスを正確に伝えなければ誤解を生むだけでなく、その後の商談にも影響を与えることになるからです。
ですから、いろいろと載せられている例文を参考に文章を書くことをお勧めします。私たちは、普段からいろいろな文章を目にしているので、自分でもそつなく書けそうな気がしていますが、いざ自分で書いてみようと思うと、出だしから詰まってしまうこともあります。
でも美しい文章や季節の挨拶などを織り交ぜて入れることでより文章があか抜けてきたりして、相手に与える印象もよりよくなってくるものです、ですから、書くということを恐れず、積極的に文章を書いていったほうがいいのです。
そのためには、間違いを恐れず、慣れ親しんでいくということが必要になってくるはずです。せっかく四季のある日本に生まれたのですから、ビジネスの中や普段の生活の中でも美しい文章を書いて行きたいものです。