ビジネス文書の書き方について

社会人になると、様々なシーンでビジネス文書を目にすることになります。取り引き先などから送られてくる文書は、皆ビジネス文書の形式で書かれていますので、ビジネス文書の漠然としたイメージは比較的早い段階で持つことができるようになります。

 

とはいえ、いざ自分がビジネス文書を作成しなければならない立場になってみると、戸惑ってしまうケースが少なくありません。しかし、仕事を続けていく以上、ビジネス文書の1つや2つ、ササッと書くことができないようでは困ってしまいます。

 

ですので、なるべく早いうちにビジネス文書の正しい書き方をマスターしてしまうのが望ましいです。ビジネス文書は堅い言葉で作成されますので、一見とても書き方が難しそうに見えてしまいますが、コツさえ掴んでしまえばさほど難しいものではありません。

 

ビジネス文書が果たすべき役割を

しっかりと理解してさえいれば、案外簡単に良いビジネス文書が書けるようになるものです。ビジネス文書も手紙の一種ですが、何かを伝える目的で作成される点が、普通の手紙との最も大きな違いです。

 

個人的な手紙を書く場合であれば

ダラダラととりとめのない雑感を書き連ねていたとしても何の問題もありません。しかし、ビジネス文書の場合はそうはいきません。ビジネス文書には、ある特定の用件を正確に相手に伝えるという役割があります。

 

逆を言えば、伝えるべき用件が何もない時にビジネス文書を作成する必要はないわけです。「何かを伝える」という目的を担っている文書ですから、自ずと書くべき内容が決まってきます。

 

まず、誰宛の文書であるのか

また発信者は誰であるのか、さらに発信日がいつであるのかは必ず記入しておく必要があります。これらについては文書の前付けとして、ビジネス文書の冒頭にまとめて書いてしまうようにするのが基本です。

 

個人的な手紙の場合ですと、発信日や発信者については文書の末尾に記入するのが普通です。しかし、ビジネスの現場では、誰からいつ発信された情報であるのかということを素早く判断できるようにしておくことが求められますので、このような形式になっています。そして、前付けの次に本文、別記という順番で書いていくようにするのがビジネス文書の基本です。

 

本文は、前文・主文・末文の三部構成になります。前文というのは簡単に言うと挨拶文です。どのような内容の文書なのかによってだいたい定型文が決まっていますので、その通りに書いておけば問題ありません。

 

本文では、今回伝えようとしている用件を簡潔に書きます。そして結びの挨拶である末文を書き添えます。さらに、その下に「記」と書いて、今回連絡する用件の詳細事項を箇条書きするようにすれば、ビジネス文書が完成します。

 

他のビジネス文書の情報を知りたい方は、こちらもご覧ください。
タイトル:贈答品に対するお礼状の書き方:ビジネス文書
タイトル:ビジネス文書の書き方について勉強する
タイトル:送付状の書き方
タイトル:経緯書の書き方

アンケートの書き方例

  1.アンケートの意味 2.アンケート依頼文の書き方のポイント 3.依頼文の書き方例   アンケートの意味 ...

大学謝恩会の案内文の書き方

  1.謝恩会の案内文について 2.案内文と招待状 3.案内状の書き方と例文 4.出演依頼の書き方   謝恩会の案内...

レポート表の書き方

大学などで提出するレポートにおいて統計などの資料を掲載する場合、表は欠かせません。文章で説明するよりもわかりやすいからです。しかし、項目をただ並べればそれで良いというわけで...

生命保険料控除の書き方

  1.所得税と生命保険料控除 2.給与所得者の生命保険料控除申請書 3.生命保険料控除の対象となる保険契約 4.生命保険料控除申請書の書...

伝えたいと思うことをしっかりと伝える能力を身につける

  1.ネットワークに繋がる環境さえあれば 2.今回は、そんな文章の書き方に関して 3.その次に重要なポイントとしては   以前と比...

人に読んでもらえる文の書き方

皆さんは、読んでもらいたい文章を書くためにどうしたらいいか悩んだことはありませんか。子供からお年寄りまで文章は生活に欠かせないものです。そこで、まず文章の書き方の基本からおさえてい...

礼状の書き方

生活をしていると、職場の方であったり知り合いの方とかかわる機会が出てきますが、誰かにとてもお世話になった場合であったり、特別なお祝をいただいたりすることが生活のなか起こるこ...

略式結納目録の書き方

海外研修へ行ったら、学校や会社等からレポートの提出を求められます。学校、会社が、海外旅行を行った目的を理解した上で、取り組めていたのかどうか、それが分かる内容にすれば問題は...

扶養控除の書き方:京都市

家族のなかには、会社で働いて家計収入を主に支えている納税者たる世帯主だけでなく、午前中はパートに出かけたり、週三回程度はアルバイトに出かける子どもや親族のいるケースが多々あ...

図表の書き方

  1.図表とは 2.図と表の違い 3.図と表の書き方の違い 4.図と表の違いがわかる一般例   図表とは ...

スポンサーリンク