贈答品に対するお礼状の書き方：ビジネス文書

お得意先というのは、自分たちの会社にとって何よりも大切な相手ということはお分かりになると思いますが、以前からも繋がりが深く、またこれから将来的にも共にビジネスを成功させていくために重要な存在と言うことが出来ますので注意が必要です。

1.お得意先への贈答品に対するお礼状
2.お客様への贈答品に対するお礼状
3.本社への贈答品に対するお礼状
4.業者への贈答品に対するお礼状

お得意先への贈答品に対するお礼状

それではお得意先からの贈答品に対するお礼状を作成する場合には、一体どのようなことに気を付けて書く事が大切なのでしょうか。一番のポイントとしては、やはり日頃からお世話になっている事を前面に押し出しながら文章を作成していくということです。

そうすることにより、より自分たちの存在がお得意先の会社にとって、身近な存在だということを強調することが出来るので、自分の会社への親しみを感じてもらえるというメリットもあります。そうすることで、無意識の中にも自分の会社にとって良きビジネスパートナーなのだということを、印象付けるという効果もあるのです。

これから先も、末永く取引を続けてもらえるように、好感を与えられるような文章を心掛けると良いでしょう。そして、頂いた品物についての感謝の気持ちを伝えることになるのですが、その時には出来るだけその品についての感想を分かりやすく書くことで、

本当に嬉しかったという思いがストレートに伝わるので印象に残ります。市販されているビジネス文書の本などにはお礼状のひな形などもありますが、出来るだけそのような決まりきったものを使わないで、自分自身の心から出る気持ちを綴っていくということで、より良いお礼状になるものです。

お客様への贈答品に対するお礼状

何よりも気を使ってしまう相手としては、やはりお客様が挙げられます。よく自分の会社を利用して下さるお客様にも、日ごろからの感謝の気持ちを前面に押し出した形でお礼状を書くと良いでしょう。感謝の気持ちがしっかりと伝わるお礼状が書けるものです。

そこで気を付けなければならないのは、やはりマニュアルばかりに頼らないという事です。最近では書店などでも莫大な種類のビジネスマニュアルなどが販売されていたり、インターネットのサイトなどでも、ビジネスマン向けの、さまざまなひな形などが紹介されたものが見られます。

それらは、ともするとそのまま使ってしまうことも出来る内容になっていたりしますが、やはり無難な内容が多くなっているので、今いち自分らしさを出すことが出来ないという側面も兼ね備えています。ですからおすすめとしては、最初のうちはそのようなモデルに倣って文章の作成を行ってみて、

お礼状の書き方の常識というものを身に着けてしまうことです。そのような経験を積んでいくことで、だんだんと自然に自分の言葉を使いながら、上手に自分の気持ちを相手に伝えることが出来るようになっていくので、それほど時間を掛けないにも関わらず、

相手の心に響くような心のこもったお礼状を書けるようになってしまいます。お客様への礼状の場合には、やはり失礼にあたることが絶対に無いように細心の注意を払うということがポイントになりますので、基本的な敬語の使い方などからチェックをしておきましょう。

本社への贈答品に対するお礼状

本社との関係の深さにもよりますが、お礼状を書く場合には親しい間柄でも礼儀には気を付けるという精神を頭に置いておくことが大切です。特に、社員旅行などのイベントなどで顔見知りの社員がいるような場合には、何かと内輪での話題などをお礼状の中に盛り込んでしまったりというような事もありがちですが、

あくまでも会社全体同士の話となりますので、他のスタッフなどがその礼状を見ても気にならないような内容にとどめておく事が大切です。個人的な手紙ではなく、担当者やスタッフなど多くの人の目に触れる可能性があるという事を意識して書けば、問題はありません。

本社の場合には、外部のお客様などのように、手紙の内容によってビジネスに影響が出るかもしれないというような心配は無いので、必要以上に緊張して書く必要はありません。ビジネス用の手紙の書き方マニュアルなどを参考にしながら、またはそれをそのまま引用してしまったりしながら、

お礼状などを書いてしまいがちな人も多いかもしれませんが、出来るだけ自分の力で手紙を書くという事が大切です。特に本社などへ書く場合には、そこまで気を張るような宛先でも無いということもあり、練習という意味でもちょうどよい機会になります。

自分で何パターンかのお礼状を書いてみたりして、それを周りの人などに読み比べてもらうというような事も、色々な意見を聞くことが出来るので、参考になるものです。そのような訓練を経て、だんだんとビジネス文書にも強くなるものです。

業者への贈答品に対するお礼状

普段から付き合いの深い業者さんなどからの贈答品を受け取った際には、あまり堅苦しすぎる内容にしなくても良い事が多いので、それほど肩ひじを張らずに文章を作成出来るのではないでしょうか。ですから、業者さんからのお礼状などはむしろ経験の浅いスタッフなどに、練習も兼ねて任せてしまうというのも一つの考え方です。

ビジネス文書にまだまだ慣れていないという人の場合には、何から何までわからない事ばかりだというのも分かりますが、人間は何事も挑戦してみなければ上達も出来ないものです。だからこそ、お得意先へのお礼状というような重要度の高い文書を作る前の訓練としても、新人にトライしてもらう価値があります。

お礼状の大切なところは、品物をしっかりと受け取り、それについて感謝をしているということを伝えること、またこれからも良い関係を続けていきたいというような内容を大切にする事です。友達同士のプレゼントとは違い、ビジネスに関わるやりとりの場合には、常にこれからの関係についても触れ、日ごろの感謝もしっかりと相手に伝えるという事が大事になります。

しかしながら、ゼロからこのようなビジネス文書を自分の手で作成するというのは、少々難しいというものでもあるでしょう。あまり文章が得意ではないという人の場合には、最初のうちは文章についてのマニュアル本なども使いながら、参考として引用をしたりするのも良いものです。基本をそこで学び取り、だんだんと自分らしい表現が出来るようになるということもあるのです。

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