英文の書き方の在職証明書

英文のビジネス文書にはいくつかの書式があります。英文で在職証明書の書き方の前にまずその書式でどれを選べばいいのか考えてみましょう。書式は５つあります。米国式のフルブロック、米英両国で使うことができるブロック、ビジネス文書や個人用のセミブロック、非公式のレターなどに使える簡略スタイル、英国や一部の企業でのみ使えるインデントです。

1.在職証明書を書くために書式を考える
2.中にも名前や住所は書いておく
3.在職証明書に書く内容とは
4.会社の印をもらっておこう

在職証明書を書くために書式を考える

つまりどこの国に在職証明書を提出するのかによってどの書式を選べばいいのか選択するのが良いです。しかし英文で書くということを考えれば、無難なのは個人の文書などに使うのが向いているセミブロック形式で作ることです。セミブロック形式ではブロック形式を基本としており、句読点なども同じです。

そしてパラグラフの最初を５文字から１０文字ほど字下がりをつけるのが特徴です。たいていは会社でも在職証明書のフォーマットが用意されていることが多いのですが、それを英訳したものは必ずしも用意されているとは限りませんので、基本的な書き方を覚えておくと便利です。在職証明書ではそれほど書くものも多くありませんから、作るのもそう難しくはありません。

英文の在職証明書は海外のビザを取得する際に提出を求められることが多いものですから、きちんと正確に書くのがポイントです。そして使う紙はレターヘッドがあるものを使うのが良いです。レターヘッドとは会社で使う正式な便箋などに右上に自社の社名や住所・電話・FAX番号などが印刷されている部分のことをいいます。これが印刷されていることによって正式なものであるという証拠になります。

中にも名前や住所は書いておく

一般的に書類などを入れた封筒の表に住所や名前などを書き、裏側に自分の名前や住所などを書いて出しますが、英文の書類を出す場合には封筒の表だけではなく、もし封筒と中身がバラバラになってしまったとしても確実に相手に届くようにするために中身部分にも住所と名前と役職を記入しておきます。

封筒側に書く住所などをアウトサイドアドレスというのに対して、手紙部分に書く住所などの連絡先のことをインサイドアドレスと言います。これを日本語に言い直すと、書中宛先となります。この書中宛先を書く部分は在職証明書というタイトルのすぐ下辺りです。在職証明書は英語でＣｅｒｔｉｆｉｃａｔｅｏｆｉｎｓｅｒｖｉｃｅあるいはＣｅｒｔｉｆｉｃａｔｅ of employmentと書かれることもあります。

ここは他の文字よりも大きめにし、全てを大文字で書くことでタイトルだとわかりやすくなります。そして少し行間をあけてＡＤＤＲＥＳＳ、その下にＮＡＭＥとなります。それぞれの後ろにはコロンをつけておくと見やすいでしょう。また現在ではあまり使われることはありませんが、特別宛名、英語ではAttention Lineといいますが、この特別宛名を書く場合もあります。

書中宛名で会社宛てにした場合の個人宛先である担当者名として記入されるのです。Attention Lineを略してAttn:と書くことが多く、書中宛名の２行から３行下に左揃えで記載します。宛先は大事なものですから打ち間違えたり書き間違えたりしないように気をつけましょう。

在職証明書に書く内容とは

在職証明書には就職年月日、職種、月平均の稼動日数、勤務時間、時給、月収などを書きます。就職年月日は英語でDate of Employment、職種はOccupational Category、月平均の稼動日数はDays worked of Monthly average、勤務時間はWorking Hours、時給はHourly Wage、月収はSalary of Monthlyとなります。就職年月日は何月何日何年の順に書くようにします。

英文で書いてみるとＡｐｒｉｌ、１２、２０１５のように書くということです。ただしこの書き方はアメリカ式で、イギリス式で書くのであれば何日が先にきて、続いて何月何年となります。また月平均の稼動日数の部分にはＤａｙｓと書いておきましょう。勤務時間については時間を先に書き、ＡＭかＰＭと書いて午前何時から午後何時までという風にわかりやすく表記します。

月収や時給についてはＹｅｎで表記します。このように在職証明書に書く内容自体はそれほど多くはありません。どこの会社でどんな仕事を何時間勤務し、それによってどれだけ収入を得ているのかをわかればそれでＯＫなのです。観光ビザなどを目的にして作成する時にはこれらの内容に加えて滞在する理由などを一緒に盛り込んでおくというアレンジをする人もいますが、それはまた別に必要であれば書くか口頭で述べればいいことですから、特に盛り込む必要はありません。もちろん一応書きたい場合には書いておいても大丈夫です。

会社の印をもらっておこう

仕事に関する情報を書いた下には、上記の通りであることを証明しますということを会社側に証明してもらうということで会社の情報を少し書きます。上記の通りであることを証明しますというのは英文ではThe above-mentioned is proven.となります。この文の下に日付を入れ、勤務先住所、名称、電話番号の順で書いていきます。

勤務先住所はOFFICE ADDRESS、名称はOFFICE NAME、電話番号はPHONE NUMBERで大丈夫です。ここで注意しておきたいのが名称の横に印鑑を押しておくことです。通常外国では印鑑は使われておらずサインを使いますが、日本では印鑑が有効となっていますので印鑑を押しておくのが良いでしょう。これはもちろん自分の印鑑ではなく、勤務先の会社で使っている社印のことです。

それがレターヘッドと同じようにその会社で働いているという証拠になります。もし可能であれば社印の他に社長のサインをもらったほうが良いです。シンプルにここで終えてもいいのですが、丁寧に書きたい方は結語や自分のサインなども入れておいても良いです。結語はYours faithfullyといれます。

これを入れたい場合はタイトルの上にもTo whom it may concernなどの言葉を入れておいたほうが良いでしょう。結語の下には手書きで自分の名前をサインで書いておきます。サインを書くのがうまくできないという方はこれらをとばしてシンプルにタイトルから電話番号までだけでも大丈夫です。

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