書類遅延謝罪の書き方

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  1. 1.書類遅延謝罪とは
  2. 2.書類遅延謝罪の書き方を教えて貰う
  3. 3.どの手段で顧客に伝えるか?
  4. 4.対応次第で顧客との関係性も変わる

 


書類遅延謝罪とは

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書類遅延謝罪という用語を聞けば、内容は読んで時の如くで、決められた日時までには必ず顧客先の担当者等に提出しなければならないという場合に必要な文章を書くというのは大半の人には解るでしょう。しかし、具体的に書類遅延謝罪の手紙を出した経験のある人が必ずしも、側にいるとは限りません。

 


書類遅延謝罪の書き方を教えて貰う

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しかし書類遅延謝罪の手紙を書く場合に、適切な文言を使用しなければ顧客の怒りに火を注ぐ結果にも成り兼ねません。したがって営業の主任・係長、あるいは課長職等のベテランに尋ねれば適切な回答を貰えるでしょう。自分が入社してから数年しか経っていない社員の場合、

 

前述の様な役職の人とは一回りも、二回りも上であるかも知れないので近寄りがたいと感じるのは、当然の事かも知れません。その様な場合一般的には出退勤の挨拶ぐらいしか、言葉を交わした事が無いというのが普通でしょう。企業のヒエラルキーモデルにおいて、
 

学校を卒業して入社してまだ数年しか経っていないという立場であれば、主任や係長等を飛び越して、課長や部長等に書類遅延謝罪の書き方について教えを乞うというのは、直属の上司の面目を潰したと解釈されても仕方がありません。社長以外の役職が着いた社員がいないという様な、

 

フラットな組織形態であれば別でしょうが会社組織という観点から言うと直属の上司に、上司の時間のある時を見計らって教えて貰うのが現実的です。当然ながら自分のミスを上司に明らかにする訳ですから、叱られるのを覚悟して顧客に対応する様な誠意を持って、書類遅延謝罪の書き方を教わりましょう。

 

どうしても社内の上司が忙しく離席している事が多かったり、しょっちゅう客先へ出張している等という場合には、親族や親戚のベテランの社会人に相談するという手もあります。この場合に気を付けたいのは、商品の内容等が社外秘になっている様な場合には、商品名等を例え親戚と言えども漏らしてはならないという事です。

 

勿論、親戚であると言っても社会人として礼儀をわきまえ、相手の都合を聞いてこちらから出向いて教えを乞います。時間があれば手紙で連絡するのが望ましいでしょうが、書類遅延謝罪を手紙として出さなければなりませんから、速やかな対応でなければならないので、必然的に電話で連絡する事になります。

 

書類遅延謝罪の書き方を教えて貰う事が出来たら、後日お礼の一言を書き記した手紙かハガキを出しておきましょう。具体的には、書類遅延謝罪の書き方としては、丁寧調にする事に重みを置く事が基本です。そして、時候の挨拶等を入れて長々と書くのでは無く、

 

端的に大変遅くなって迷惑をかけて申し訳御座いませんでしたとして、今後はこの様な事が起きない様にする事を宣誓する文章を付け加えると良いでしょう。書類遅延謝罪の書き方に決められたフォーマットがある訳では無いので、ミスをした事の反省と、再発防止策を会社内でも共有化して行くという様な内容を盛り込んでも良いかも知れません。

 


どの手段で顧客に伝えるか?

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今日日ではインターネットの普及により、名刺に企業名・氏名・ホームページのURL、あるいは電子メールアドレスが書かれているというのは珍しい事では無くなりました。そして実務を行う上で取引先等の顧客と電子メール、あるいは電話で済ますという事も一般的になりました。

 

また、ファクシミリを利用するという手段もあり、どの様な場合に何れの選択肢を採れば良いのか悩むという人もいるかも知れません。基本的には何れの方法でも情報を伝達出来ますが、ケースバイケースで使用するという事になるでしょう。例えば、挨拶状の様なものを電子メールで送信する場合は、

 

一般的にインターネット接続が可能な環境とパソコン・スマートフォン、あるいはタブレット端末等が送信先にもあれば簡単に低コストで送信する事が出来るでしょう。しかし、送信先である顧客がパソコン等の端末は会社側から貸与されてはいるものの積極的に閲覧しないか、

 

あるいは外出していてメールを閲覧出来ない状態にいるという場合、前述した中から選択するとなれば手紙という方法が適切かも知れません。確かに切手代等のコストは掛かりますが、中長期的に見て取引きが継続維持出来る見込みがあり、相応の利益を上げているのであれば無視出来るレベルの金額であると言えます。

 

また、金融機関等では情報流失等を危惧して社員にはインターネットを通じた電子メールでのやり取りが与えられていないという場合にも、緊急性が無ければ手紙という手段を利用するのが適切で、丁寧な印象を与える事も出来るでしょう。

 


対応次第で顧客との関係性も変わる

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顧客に書面にて郵送で必ず送らなければならない、あるいは郵送で送った方が好ましいというケースがあります。その例としては商品の注文状・商品等を送る際に添付する出荷通知状、そして契約書等があります。これらの例の様な場合に必要な事は、遅れずに可及的速やかに行なわれる事が望ましいでしょうが、

 

場合によっては担当者の失念・出荷前にトラブルがあり、その問題解決までに時間が掛かってしまったという場合はあり得る事です。その様な場合には、トラブルの解消した商品を送る等の処理を行うのは当然ですが、併せてお詫びの電話を入れておきましょう。

 

そしてその時に大切なのは、何故遅れたのかという理由を顧客に伝える事です。約束した日時に商品等が到着しなければ、相手も多分忘れてしまっているのではないかと考えているのは予測が付きます。ですから、お詫びをする前に言い訳の様な理由を延々と話していると、

 

誠意のある対応が出来ない担当者、あるいは企業であると思われ兼ねませんので、単純に自分のミスである場合には、端的に自分の不手際であると素直に認めましょう。そして、その後には別途書類遅延謝罪の手紙を郵送しましょう。取引先の顧客に迷惑を掛けてしまった事には替りがありませんから、当然の事かも知れませんが、

 

この書類遅延謝罪の手紙を送る事で、たまたま発生したヒューマンエラーであると顧客に対して印象づける事が出来るかも知れません。また、別途書類遅延謝罪の手紙を郵送するというのがビジネスマンとしての礼儀であり、かつ会社間での信用を維持し継続する為にも、書類遅延謝罪の手紙を郵送する事が望ましいと言えます。

 

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