商品のお礼状の書き方～ビジネス～
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注文された商品を贈るとき
最近オークションなどで、個人から個人に何かを購入してもらい、それを購入者の自宅に送るということが行われていますが、ビジネスで自社商品を購入していただいたお客様に商品をお届けする際には、送付状やお礼状を付けて送ると、商品のみを送るより誠実さが感じられるものです。
しかしビジネスとしてお礼状などを付けるときに、相手様が企業でも個人でも、友達に送るような書き方はできません。友達のような口調とはいかないまでもいきなり「何々を買ってくれてありがとうございます。」というような文章ではビジネス文書として通用しません。そんなときにビジネス文書としてはどのような点に気を付けて書くとよいのでしょうか。
お礼状の書き方
商品を購入する際にはまずは注文をしてもらいます。注文を受けた際にお礼を送ってもよいし、発送時に送ってもよいでしょう。 最近はインターネットでのショッピングが多くインターネットで注文をすると、注文を受けた会社からメールでお礼の言葉を送ります。その際の例文としては
「何々様、（何々会社御中）何々会社の誰々と申します。このたびは何々をご注文いただきまして誠にありがとうございます。」
という文章と、
「注文内容に間違いがないかを確認してください。」
ということで注文内容や決済方法などを記載しています。
また「ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。」
と連絡先のアドレスを書き、最後に
「商品到着までしばらくお待ちくださいませ。今後もお客様に喜んでいただけるような商品をたくさんご紹介したいと思っております。」
という文章で締めくくられているという書き方が多いです。
そして品物が届いたときにも「ご購入いただきまして誠にありがとうございます。またご不明な点があればご連絡ください。今後ともよろしくお願いします。」というような文章を書いたものを添えて、しばらくしてからまたメールや手紙で「お使いになっていかがでしょうか」などという文章を送ることで、今後の更なる注文にもつながる可能性が高くなるのです。
そしてお礼状をメールではなく手紙で、また商品と同封して送る場合で、相手が企業の場合の例文としては、縦書きの場合、上からまずは、相手様の「会社名御中」と書き、次の行の右寄りに日付と自分の方の会社名、所属部、個人名を書きます。それから本文に入りますが、「拝啓」「謹啓」に続いて時候の挨拶と日ごろの感謝の意の言葉を入れます。
たとえば「盛夏の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素より格別のご愛顧を賜り暑くお礼申し上げます。」などです。そして次に「さて、このたび弊社の製品をご注文いただき誠にありがとうございました。ご注文の品物は何月何日に何々運送にて発送させていただきました。
貴着の上はご検収いただき、万一不備があった場合にはご連絡くださるようお願い申し上げます。」というような文章にします。品物と一緒に付ける場合にも注文時のお礼と同じように、「拝啓」「謹啓」の後に時候の挨拶と日ごろも感謝の言葉を述べ、「さてこのたびは弊社の製品をお買い上げいただきましてまことにありがとうございます。」
とお礼の言葉を述べてからその品物の使い方の説明やや使い心地をうかがうような文章を簡潔に書くようにします。そして不明な点があった場合の連絡先や、「今後ともよろしくお願いします。」という文章で締めくくります。
お礼状のポイント
注文の際や商品到着の際にこのようなお礼状が添えられていたら、受け取った方は、何もないよりは丁寧でうれしく思うものです。注文、購入をしていただいて本当にうれしいという気持ちで相手に感謝を伝えること、そしてその商品をきちんと使っていただけるための使い方の説明やお伺いがあること、そしてよければまた注文をお願いしたいという気持ちを伝えることが大切です。
しかし使い方のわかりにくいものについては取扱説明書も同封している琴なので、お礼の手紙に長々した文章は必要はなく、わかりやすく簡潔にまとめて書くことが大切です。とにかく自社のものを購入していただくことのありがたみを、あまり堅苦しすぎない言葉で、しかし謙虚な言葉で丁寧にお伝えすることがポイントとなります。
そしてその後の購入につなげていくために、メールや手紙で使った感想を聞いたり、また使ってくださいという意味を込めた文章を送ってその会社のことや品物のことを印象付けてもらえるようにします。品物を送る側も、もし送られる側になったと仮定して、どのような文章なら好印象を持つかを考えながら書くことで相手に気持ちは伝わることでしょう。
ただ何度も、会社に同じ物を定期的に送る場合には、それほど多くの言葉は必要ないでしょう。たとえば「いつもありがとうございます。何々をお送りいたします。今後ともよろしくお願いします。」という簡単なものでも良く、個人あての場合ならもう少しラフでオリジナルな言葉でも良いでしょう。
オークションなどお礼状の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：オークション出品者の連絡先の書き方
タイトル：お礼状の書き方：2月
タイトル：添字の書き方