添字の書き方

添字とは、封書の表に、中身がどのようなものであるのかがわかるように書かれているものを指します。添え書きとも呼ばれることがありますが、その場合には、挨拶や差し出した人物の情報、封書の中に入っているものについて書き添えられていたり、品物の由来や説明書きなど、添付されている文章を指すこともあります。

1.封書の場合の添字とは
2.添字として使われる主な種類
3.添字のレイアウトとは
4.横書きの封書の場合の添字のレイアウト

封書の場合の添字とは

「添字」といった時には、それらを指すことはあまり見られません。主に封書の表向きに書かれているものを意味しています。「親展」は良く目にする添字の一つです。そのほか「履歴書在中」や「領収書在中」「折り曲げ厳禁」などが見られます。封書を開ける権利がない人にでも、ちゃんと注意ができるように配慮してもらうために書かれています。

一目でわかると言うことが必要になりますので、端的で、なおかつ一般的に使われているルールに沿って書かれるべきものです。たとえば「折り曲げ厳禁」であれば、折り曲げると困るものが入っているのだということが、封書を開けないまでも理解できます。配達をする人も、またそれを受け取った人も、折り曲げないように心がけます。

もし同じ意味でも「折り曲げないでください」「中に折り曲げてはいけないものが入っています。」と、バラバラな文言で書かれていると、勘違いや見落としも生まれてしまいます。また書かれている場所が統一されていないと、同じようなことが起こってしまうでしょう。書き方やポイントがありますので、それに沿って書かれていることが、一番安全です。

添字として使われる主な種類

中に何が入っているのか明らかにしても差し支えなく、また明らかにしていた方が親切であるといった場合には、使われる添字も中身をはっきりと明記します。たとえば「履歴書」であれば、「履歴書が送られてきた」と相手はすぐにわかり、その担当者に封書を渡すことが容易になります。

募集期間などが設定されていることがほとんどですから、「履歴書在中」がないと、手違いも起こってしまうかもしれません。近頃では履歴書をエントリーシートなど、他の文言が使われることも多々あります。手違いを避けるためにも、受け取る側が使っている文言を使用するように心がけることが大切です。

「履歴書」と使っている会社に対し、「エントリーシート在中」と書くと誤解を招きやすくなりますし、その反対も然りです。履歴書に限らず、中身を封を開けずともわかるようにし、注意を促す添字には、「応募書類一式在中」「請求書在中」「領収書在中」「見積書在中」「パンフレット在中」「資料一式在中」などがあります。

ここで配慮すべきは、相手のプライバシーです。なにが入っているのか、受け取る側が知られたくない可能性もあります。しかし一応の注意は促したい、必ず本人に手渡してほしいというというケースもあるでしょう。そういった場合には「親展」を使います。「親展」は、重要なものであると同時に、

宛名にある本人に封を切って中身を確認してほしいと言うことを表す添字です。受け取った人にも、そのように扱ってほしいことを伝えています。他の添字とともに、進展が合わせて記入されていることもあります。請求書や督促状、診断や査定結果などは、プライバシーにかかわることも多く、添字による配慮は必要となります。

添字のレイアウトとは

添字は、封書の左下に書き添えます。黒字で記入しても構いませんが、見落としを防ぐため、朱書きで記入することも少なくありません。良く使われる「請求書在中」「領収書在中」「見積書在中」「親展」などは、スタンプも売っています。添字を書き入れる場合には、必ず白封筒を使う、もしくは茶封筒でにするといったルールはありません。

しかし「親展」としながら、中身が見えるような封筒を使う、もしくは簡単に封が開けられ、なおかつ開けたことを誤魔化せといった封筒を使うというのは「親展」の文言とは裏腹のものになってしまいます。そのような面からの配慮は必要と考えるべきでしょう。添字は表書きの左下に記入するのがルールです。

封書を配る側も、受け取る側も、注意して見ている部分はその場所ですので、それ以外に記入すれば、見落としの可能性があります。全体的なレイアウトは、まず宛先である住所を、郵便番号枠の10ミリほど下から書き始めます。封書の右端は１字か1字半分ほど開けると適度です。郵便番号枠がない場合には、封筒の最上部に記入するようにしましょう。

郵便番号が正確であれば都道府県を書かずとも郵便は届きますが、相手が目上であったり、礼を重んずるべき相手の場合には、省略せずに記入した方が印象は良くなります。宛名は、封書の丁度真ん中のあたりで、少々大きめの字で記入します。

高さは住所よりも２字分ほど下から書き始めるとバランスが良くなります。宛名が会社名だけの時には、直接御中をつけることになりますが、組織名の後に続く場合にはその後に「御中」と記入します。この後、封書の左端、3ミリから5ミリ開けた位置の下部にレイアウトできるように添字を置きます。

横書きの封書の場合の添字のレイアウト

日本においては縦書きの封書が多く見られますが、近頃では横書きのものの増えています。添字のレイアウトのルールとしては縦書きに比べ、かなり柔軟です。切手の位置や郵便番号の位置が、切手は右上、郵便番号はその下が基本です。切手に関しては料金別納郵便の場合にも、右上の基本に沿っていることがほとんどですが、

郵便番号は違う個所に枠を印刷されていることもあります。添字についても「請求書在中」や「領収書在中」「親展」などは、縦書きの場合、住所などの末尾に記入されますが、横書きの場合には、郵便番号を避けた切手のすぐ下、住所の上部分にあたる封書の右上の位置に記入されるものや、左上のケースが見られ、住所などの末尾、封書の下部に書かれることの方が少ない傾向にあります。

また横書きの場合には、レイアウトの自由度が高いことから、「請求書在中」「領収書在中」とともに、「親展」も添えてあるものを多く目にします。その場合、同じ位置に並べて記入されているものもあれば、左上部に「親展」、「親展」の高さよりも少し下げた右上部に「請求書在中」や「領収書在中」「資料在中」といった、

中身がなんであるかを表す添字が記入されているものも目にします。中身の説明よりも「親展」の表すものの方に扱いに対する重要度があることから、そのような記入の仕方になります。住所は左寄りの部分にレイアウトされることが多く、余白をどこにつくるかによって、バランス良く添字も置かれています。切手の位置以外は、縦書きほどは厳密ではありません。

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