手紙の書き方とお礼:お客様

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お仕事をされている方の中には直接お客様の応対をする接客業などをされている方は多いとされていますが、何か商品をお買い上げいただいた時などに合わせて、商品の使い心地などを確認するためにもお礼状を送るという方も少なくありません。

 

  1. 1.お客様に向けたお礼状の書き方
  2. 2.再来店の際の感謝状について
  3. 3.季節に合わせた時候の挨拶
  4. 4.手書きで書くのも一つのポイント

 


お客様に向けたお礼状の書き方

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お仕事をされている方の中には直接お客様の応対をする接客業などをされている方は多いとされていますが、何か商品をお買い上げいただいた時などに合わせて、商品の使い心地などを確認するためにもお礼状を送るという方も少なくありません。しかしビジネスシーンとは違い親近感のある文面でお礼のお手紙を書く必要がありますので、

 

失礼にならない程度のマナーをきちんと自分で把握しておくことがとても大切になってきます。特に大切なお客様に向けた送る手紙の場合、感謝を伝えるつもりでも書き方を間違ってしまえば相手に不快感を与えてしまう原因になってしまう恐れがあるためです。そのような失敗を起こさないためにも事前にどのような書状形式で書く必要なのか、

 

実際に手紙を書く場合には何を使えばいいのかなどを自分で調べておくことをおすすめします。一般的には来店されたお客様へのお礼状は、お客様との関係を近づけることが出来ますし何よりも信頼を高めるために大変有効だと言われています。商品を購入してくださったことへのお礼は勿論ですが、お客様に「これからもよろしくお願いいたします」

 

という感謝の気持ちを伝えることがとても大切になってきます。形式上決して自社のウリや次の購入を要求していると感じられるような文章は相手の負担になってしまうので書くことがないように気をつける必要があります。また、お客様に合った良い買い物をしていただけたことを伝えることで、お客様の満足感を高めることが出来ます。

 


再来店の際の感謝状について

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商品の購入の際に送る手紙の他にも、普段からリピートしてお店に来てくださっているお客様に向けて出す手紙もあり、特に飲食店で働いている場合には普段の感謝の気持ちとして感謝の気持ちを手紙にする方法もあります。初めて来てくださっているお客様に比べて、普段から来てくださっているリピーターの方の場合普段お店で何を購入しているか、

 

または召し上がっているのかをしっかりこちらで確認をして、好きな物をピックアップしておくとお客様に向けた新商品や新メニューが出来た場合には、手紙にて紹介することも可能です。欲しかったアイテムなどが手に入るとわかればお客様も積極的に来店をしてくれるチャンスでもありますので、比較的気心がわかっている利用者の場合には商品の案内のをするのも一つの方法です。

 

しかし前回初めて来店した方であったり、最近は全くお店に来ていなかった方に向けた手紙の場合にはあまり商品購入などを薦めるような文面は避ける必要があります。季節やイベントに合わせて来店してもらえるようなスマートな言い回しを使う事がとても大切になってきています。

 

これまでお礼状を何度もお送りしているお得意様に関しては、手紙の内容にマンネリを感じさせないような工夫が必要になってきます。いつも同じような内容や定番の文章は避けるようにするためにも前回出した手紙などはコピーなどをしてファイリングをしておくと良いと言われています。どうしても手紙を書くと同じような言い回しになってしまう場合もあるので注意が必要です。

 


季節に合わせた時候の挨拶

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ビジネス関係で手紙を出す場合には出来るだけシンプルかつ、しっかり用件をまとめることがとても大切だと言われていますが、お客様などに向けた感謝状などの場合には、華やかで美しいデザインの便箋などを利用したり、ハガキなども季節に合わせた絵などをプリントするなどのして、季節感を出すこともとても大切な要素になってきます。

 

また文章の形式としては『前略』などは使用せずに時候のあいさつで始めると季節感が出て相手も文章を読みやすく感じると言われています。また前回来店してくださったことについても感謝を述べることもとても大切になってきます。言葉が丁寧になりすぎるとビジネスの延長で、かしこまった言葉になってしまい、相手は文章が重く感じてしまう恐れがあり、

 

感謝の気持ちも伝わりづらくなってしまうので、あまりかしこまる態度をとらないように注意をしつつ、普段そのお客様とお会いして会話している時と同じような言葉遣いで書くと相手も親近感を覚えてもらえるチャンスでもあります。しかしあまり来店数が多くない方や新規の方などは、

 

フレンドリーすぎるとかえって不快感を感じてしまう恐れもありますので、ある程度のマナーは守るようにすることが必須なのです。文章を書く上のポイントとしてお客様の名前を呼びかけるように入れてみたり、文章全体を相手に話しかけるように綴っていくのも大切です。来店時のお客様の様子や情報と、文章に書く内容に連続性を持たせることによりお客様の関係をより近づけることが出来るようになります。

 


手書きで書くのも一つのポイント

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多くのお客様に対応している大型店の場合、どうしても感謝状の形式はパソコンなどを利用して一斉にプリントアウトするという場合がかなり増えてきていますが。プリントアウトした文面だけだときちんと読んでもらえない恐れがありますので、一言でも手書きで一文を入れるだけでも手紙を送った相手が文章を読んでくれる可能性が高くなる特徴があります。

 

また手紙を読んでもらうポイントとして相手の年齢や性別に合わせた便箋の使用をすることもおすすめです。年配の方であればあまり華やかなデザインの物だと読みにくい恐れがありますし、小さな字でびっしり文字を書くよりも、大きく丁寧で見やすい文面のする方が喜ばれます。

 

若い女性の場合だと比較的鮮やかで華やかなデザインの便箋などを活用すると注目してもらえる可能性が高いです。最近では一筆箋なども若い女性に向けたおしゃれなデザイン物なども販売されていますので季節に合わせて複数用意しておくと、季節によって使い分けをすることが出来るようになっています。

 

感謝状などは封筒などで送ることが多いですが、すぐにお礼などを言いたい場合にはハガキで送ることも可能です。ただハガキの場合書く文面が小さいこともあり、書く文面などもシンプルかつ簡潔にまとめるようにすると、スマートな仕上がりにすることが出来ますし相手も気軽に読むことが出来るメリットがあります。ハガキも季節に合わせた様々なデザインがありますので上手く活用することをおすすめします。

 

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