確認・念押しの言葉の例文と書き方 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例　書き方ボックス

ビジネスの重要案件などを取引先と一緒になって進める際、仕事を進める段階で一定の区切りごとにきちんと確認を行いながら進行していかねばなりません。

取引先を訪問したり訪問されたりして顔を合わせて商談しての確認も大事ですが、取引先との所在地が遠い場合などは、日々の確認はメールを中心に行うようにすると安心出来ます。

文面としては

「いつもお世話になっております。寒い日が続いておりますが、御社の皆様は体調など崩されていませんでしょうか。さて、現在進捗中の案件ですが、第一チェックポイントの完了時期が迫ってまいりましたので、現在の進捗状況のご報告をお願いいたします」といったような感じです。

いきなり仕事の進捗度合いのことを聞くよりも、相手企業さんの皆さんを気遣う文面から入った方が柔らかいイメージを与え、受け取った側も返信をしやすいのです。ビジネスの場合、依頼する側とそれを受ける側とがあり、馴れ合いになると依頼する側が高圧的な態度になってしまうこともあります。

もちろん、依頼する側は依頼案件の進捗度合いが気になり、うまくいかない部分があると気になってそういう態度になってしまうこともあるのですが、こういった場合でも依頼されている側の企業の気持ちを察して対応を行うことが大切なのです。

仮に「現在の依頼事項の進捗はいかがでしょうか。弊社としては進捗が非常に気になっており、詳細の状況を至急確認させて頂きたいのです」といった焦りを促すような文面でメールを送ると、受け取った側は委縮してしまうので避けた方が無難です。

緊急事態が発生して業務の進行が遅れそうな場合

依頼した側以上に焦っているのは依頼を受けた側なのです。従ってそういった場合、依頼した側の担当者は相手方の気持ちを察しておくことが大切です。「いつもお世話になっております。

緊急事態発生により、御社にも何かとご対応いただき誠に申し訳ございません。状況が落ち着いてからで結構ですので、今回のトラブルの原因と今後の修正スケジュールをご連絡いただけますでしょうか。

お忙しいと思いますが何卒ご対応よろしくお願いします」といった文面で、過度にプレッシャーを与えないことを心がけておくと良いです。また、担当者レベルの域を超えた問題が生じたような場合は、上司が出ていって話をすることも重要です。

担当者は上司に内容の詳細を伝え、相手方の担当者と交わしたメール文面なども話をしておいて、事情を理解しておいてもらうと上司同士で話もしてもらいやすいのです。取引上の大きな事態を動かすには、取引先と自分の会社の上司が話をすることが必要です。

また、相手先の上司宛にメール文面を送る必要が生じることがあります。こちらが平社員の場合、「いつもお世話になっております。このたびはいろいろとご対応いただきありがとうございます。今後の進行につきましては弊社の上司Ａよりお聞きいたしましたので、そのように対応させて頂きます。

引き続き御社ご担当者様のＢ様と日々やり取りしながら進めさせていただきたく思いますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします」といった感じですると相手先の上司も不快なイメージは受けないでしょう。また、ビジネスの文面のやり取りを行う場合、確認の念押しがしたくなる場合があります。

納期ぎりぎりの対応の場合

眠れないくらい心配になる担当者もいますので何度も何度も状況の確認をしないと気が済まないタイプの人もいるのですが、そういった場合も過度に念押しをするのは逆効果です。いくら心配でも限度というものがありますので、それをわきまえておくことがビジネスマンには必要です。

どうしても進捗度合いの念押しをしたい場合は、「3日に一度必ず所定の文面にて報告を下さい」とか、「日々の業務日報を翌朝10時までに送って下さい」というふうに相手が対応しやすいような形で依頼してあげることも気遣いの一つです。

ビジネスというのは1度で終わりません。

1つの商談が終われば、次回の商談の際は依頼主と依頼を受ける側の立場が逆転する可能性もあります。従って常にお互いの関係を良好に保つことが大切なのです。

見積もり等の金額面の話をする際にもそういった気遣いが行われている場合が多いですので、実際に実務がスタートしてからも気遣いの精神が大切です。

しかも依頼した側が依頼された側の心情を思いやるといったことが良好な企業関係を維持する秘訣なのです。また、確認や念押し的なメールや電話だけでなく、折を見てユーモアを交えて会話をしたりメールの文面を作成することも悪くないでしょう。

ユーモアはビジネス関係を良好に保つために潤滑油となります。ブラックユーモアは禁物ですが、明るく元気に仕事をしていける雰囲気になれるようなものであれば大丈夫でしょう。人が発する言葉や文面によって与えるイメージはいろいろですので、くれぐれも誤解を与えやすい表現だけは避けたいものです。