移転式典出席者への御礼状の書き方

1.式典の案内
2.案内状を書くときの注意点
3.式典が終わったら
4.案内状や御礼状の書き方のまとめ
5.御礼状を出すタイミング

式典の案内

催し物や会合、イベントや式典のお知らせをしたり、招待をするときには案内状を出します。カジュアルなイベントの場合は、日時と場所、そのイベントの目的などが示されていれば他はポップで軽い感じの案内チラシなどでも良いのですが、かしこまった式典や祝賀会などを行う場合には案内状を送付するときには相手に失礼のないように、注意する点などがあります。

式典の詳細を明確にし、出席をしていただきたい気持ちを込めた文章を書きます。時候の挨拶、相手の安否を気遣う言葉、式典の目的、出席してほしい旨を冒頭の文章にいれ、続けてわかりやすく日時、場所を詳しく書き、出席をお願いする文章を書きます。

文例としては「株式会社○○移転式典のご案内」「拝啓　新緑が美しい季節となりました。皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。さて来る○月○日に弊社は○○に移転いたします。○○に移転することができましたのも皆様のおかげでございます。つきましては皆様へのお礼とお祝いの会といたしまして移転記念式典を開く運びとなりました。ぜひとも万障繰り合わせの上ご出席くださいますようお願い申し上げます。」

という文章の後に日時や場所を具体的にわかりやすく記し、返信が必要な場合はその旨と締切日を添えたり、新住所や連絡先もいれた会社名と代表者名を明記します。そして必要な方にお送りするようにします。

案内状を書くときの注意点

出席か欠席の返信が必要な場合には遅くても一か月前には出すようにします。出欠を問わない場合でできるだけ一か月前など早めに出すようにしてお知らせをしておくとスケジュールを調整してもらいやすくなります。そして案内状の文章には式典を行う目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを必ず入れるようにします。特に場所については地図をのせたりしてわかりやすくすることが大切です。

式典が終わったら

式典が終わった時に出席していただいた方にお礼を言えても言えなくても、後日改めて御礼状を出すことがビジネスマナーです。式典のために時間を作って出席していただいたことに対するお礼は文章で書いて手元に届けることでより感謝の気持ちや誠実さが伝えられます。

たとえば移転式典出席者の方々に御礼状を書く場合、どのような文章にすればよいのでしょうか。大切なことは移転式典出席者の方々に式典に出席していただいたことへの感謝を言葉を丁寧に述べ、今後のお付き合いをお願いできるような文章にすることです。

例文としては、まず冒頭には御礼状を書いた日時と移転式典出席者の方の会社名や役職、名前を書きます。「平成○年○月○日」「○○株式会社」「代表取締役○○様」とし、「拝啓　新緑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」と時候挨拶などを書き、

「さて、このたびは当社の移転式典に際しまして、お忙しいところご臨席を賜り心よりお礼を申し上げます。」と出席していただいたことやお祝いの品や言葉をいただいたことへの感謝の気持ちを述べます。続けて「当日は不手際な点が多々ありましたこと、ご容赦頂ければ幸いです。」

などの言葉を入れたり「貴社様のおかげで滞りなく式典を終えることができました。」など謙遜したり、相手様をたてるような文章を入れてもよいでしょう。自分たちでは満足できた式典であっても出席してただいた方々の感じ方は様々です。不満に感じた点もないとは限りません。

だから「もし不手際があったなら申し訳ございませんでした。」というような文章を入れることで相手様の印象も変わってくるのです。そして「今後の一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。」と今後のお付き合いをお願いするような言葉を述べて日時と自分の会社名や氏名を入れます。

案内状や御礼状の書き方のまとめ

会社が創立記念や移転記念などで式典を行うということはどのような意味があるのでしょうか。まずは創立してから現在に至るまでの歴史をふり返って、創業理念などを社員全員で再認識をする機会になります。そして式典を節目として初心に帰る気持ちでまた新たにスタートをさせることができるのです。

そして取取引先や日ごろお世話になっている会社の方に出席していただくことで、なかなか日ごろは伝えることができない感謝の気持ちを述べることができ、よりよい信頼関係を築くことができる機会にもなります。会社は何らかの関係先がなければ発展はしません。

取引先やお客様があるからこそ続けていけるのです。そのような感謝の気持ちを伝えることができるチャンスでもあるのです。このような意味を持つ式典なので、本番だけでなく、案内状を出すときから御礼状に至るまで、相手様に感謝の気持ちを込めて相手様を立てるような丁寧な言葉で伝えることが大切なポイントです。

文章の書き方よりも感謝の意と、心から出席して欲しい気持ち、また出席していただいたことへの感謝の気持ちがしっかり伝えられるような文章で書くことが大切です。案内状で相手に出席していただきたい気持ちが十分に伝わる時は、言葉だけでなく全体から読み取ることができます。

たとえば式典を行う場所をいかに詳しく説明しているかで、出席をしていただきたい気持ちが強いことが読み取れるのです。だから文章を丁寧に書くというだけでなく案内状全体から気持ちが伝わってくるような書き方をするようにします。

御礼状を出すタイミング

また式典のあと、御礼状を出すときにはできるだけ早く出すことが大切です。短い文章でもよいので遅くとも2、3日以内には出すようにすることで感謝の気持ちが伝わりやすくなります。もしすぐに出せない事情があった時には「お礼が遅れて申し訳ございません。」という言葉を添えることも必要です。

案内状も御礼状も早めに出すことがポイントです。受け取る側も早めに案内状をもらうことでスケジュールの調整がしやすく、また出欠の返信を考える余裕を持つこともできると同時に開催する側も早めに出欠が分かると準備をしやすくなるのです。御礼状も早めに出すことで受け取る側の記憶も新しく開催した会社のことを再認識しより良い印象を持つようになることでしょう。

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