テニスの協賛の礼状の書き方

1.協賛とは
2.宛名と差出人名
3.テニスイベントに対する協賛のお礼状
4.お礼状はすぐに送付する

協賛とは

協賛は、様々なイベントにおいて、開催の目的や意義に賛同した方が、主催者に対して金銭や物品の援助を行うことです。実際には、主催者に対する便宜を図る行為や、スポンサーとして協賛金を支払う行為を指すことが多くなっています。

協賛してくれた人や団体には、お礼として当日協賛者やスポンサーとして、イベント各所でその名前を出すなどの特典を設けている場合が多いですが、イベント終了後にも別途お礼を述べるのがマナーです。資金など協力してくれた内容に関するお礼の他、イベントの趣旨への賛同に対してもお礼を述べましょう。

お礼はイベント終了時に口頭で伝えるだけではなく、礼状を用いて正式に送付します。ここではその書き方について説明します。似た意味の言葉に後援がありますが、これは資金提供など補助に徹する意味合いがあり、名前が表に出ることは共産に比べると少ないです。

宛名と差出人名

お礼状の書式ですが、特に問題がなければビジネス文書と同様に横書きでワープロ打ちにしましょう。手書きの方が気持ちがこもっているという見解もありますが、相手の方が読めない文章では意味がありません。手書きする場合はくれぐれも丁寧さを心がけてください。

初めは相手の方の宛名を記入します。左揃えに書式設定し、文書の左上に来るように入力するのです。個人の場合は、氏名に様を付けるだけで構いませんが、企業など団体の場合は、社名と代表者の名前を記しましょう。敬称は代表者の名前だけにつけ、社名に御中などの敬称は不要です。

差出人名はお礼状の末文に右揃えの書式で記入します。団体としてイベントを主催したのであれば、団体名及び代表者の名前を記入してください。当然ですが、自分たちの団体名及び代表者名に敬語を付けてはいけません。

これらの部分に関しては、事前に作成しておくと便利です。協賛者の社名が急に変わるという可能性がなければ、イベント開催前に作成しておきましょう。イベント終了後、本文のみを作成すれば良くなり、イベントの後始末で忙しい中であってもスムーズに行えます。

テニスイベントに対する協賛のお礼状

本文ですが、今回はテニスのイベントを開催した時の協賛を例に、書き方を説明していきます。まずは時候の挨拶で書き出します。これはテニスにかかわらず、どのお礼状でも同様です。また拝啓などの頭語で始めるとより丁寧になります。

時候の挨拶は、季節や月、天候によって適した言葉が変わるので、必ず調べて書きましょう。例えば暮冬の候という時候の用語がありますが、寒いからと言って1月に用いてはいけません。これは2月に用いる言葉なのです。1月であれば新春の候、厳寒の候という用語があります。

また挨拶では、平素よりご支援を賜り感謝致しますというような、普段からお世話になっている旨と感謝の気持ちを併記することも忘れてはいけません。次が本題となります。イベントの名前を記し、協賛してもらったことへのお礼と、協賛金などの物質的な援助をもらった場合はその感謝を述べてください。

協賛者から協賛金のみを募った場合は、別途会計報告を行うと良いでしょう。末尾で、会計を行うこと、その結果はどのように報告するのかを述べてください。団体で発行している雑誌や文書で会計報告をする場合は、その誌名を表記するか、実物を後日発送するなど配慮しましょう。

また、単に感謝を述べるだけではなく、イベントの中で具体的にこういうことが起きた、その結果大盛況だったというように、イベント自体が無事に成功したことを具体例を挙げて書きましょう。テニスであれば、参加者が例年より多かった、素晴らしいプレーの数々に観客も大いに盛り上がったことなどがふさわしいです。

この具体例は当日まで何が起こるかわかりませんから、お礼状本文の作成はイベント終了後に行うのが望ましいです。また協賛があったことが役に立ったと付け加えることは相手により感謝の気持ちを伝えることになりますし、相手にも好感をもってもらえます。

次回以降もイベントを開催するならば、その時も協賛を得られるかもしれません。イベントの感謝を述べたあとは、今後も付き合いを続けたい旨、支援を賜りたい旨を添えて文章を閉じます。末文にはお礼状を作成した日付と、頭語に対応する結語を書き加えるのを忘れないでください。

お礼状はすぐに送付する

誤字脱字や記入漏れといったミスが無いか確認したら、すぐに発送しましょう。文書に記した日付より後になればなるほど、相手の方に失礼です。適した日数は2日から数日後と言われているので、その日に相手の住所へ届くように発送しましょう。

但し、あまりにも早く届けてしまうと、イベントの後始末で忙しいのに送ってくれたと、かえって相手の方に心配させてしまいます。早ければ良いからといって当日中に到着させるのも注意しましょう。送り方にも特に指定はありませんが、基本的には郵送にします。

メールやFAXでも構いませんが、その場合は尚の事、当日中に送ってしまわないように注意してください。郵送の場合は、今回は改まった文書を送るので封筒は無地の白が望ましいです。親しい間柄の相手に送付するのであればある程度の色や柄付きの方が印象が良くなるので、相手に応じて使い分けるのもひとつの手段です。

また中身がわからないように二重封筒にするのもポイントです。和風と洋風とがありますが、洋風は案内や招待状を送る際に用いるのが基本である為、今回のお礼状の場合は和封筒が良いでしょう。宛名は本文と同じように継承を付けて記入します。

社名と代表者名は続けずに改行し、代表者名に階級を付ける場合は氏名部分の上につけてください。また氏名部分を一番大きな字で書くようにします。社名に関しては、株式会社などは略さずにそのまま書いてください。もし宛名の方以外の開封を禁止する場合は、親展などの外脇付けを宛名の左下に加えます。

裏面には自分の住所氏名を忘れてはいけません。また封筒にも日付を記入する場合がありますが、その場合は裏面の左上に来るようにします。また封筒の封じ目には〆や封の文字を記入しましょう。寿や賀の文字を記入するのは祝い事の場合のみなので注意してください。

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