所信表明の書き方

所信表明は、自身の気持ちを言葉にすることです。その中には、単純な決意だけではなくそうなったことに対する感謝の気持ちも込めなくてはいけません。所信表明の場としては、昇進や昇格が代表的なものとして挙げられます。

1.感謝の気持ちを言葉にする
2.周囲の期待に応える文章を書く
3.難しすぎる文章は避ける
4.スピーチをするときで分けて考える

感謝の気持ちを言葉にする

所信表明は、自身の気持ちを言葉にすることです。その中には、単純な決意だけではなくそうなったことに対する感謝の気持ちも込めなくてはいけません。所信表明の場としては、昇進や昇格が代表的なものとして挙げられます。その場所でまず伝えなくてはいけないのは、昇進や昇格ができたことに対する感謝であり、その状況がどのような人たちによって成し遂げることが出来たのかを伝えることです。

多くの人たちの支えを元に昇進することが出来たのならば、始めの言葉としてまずその感謝を書く必要があります。所信表明の書き方で大切なのは、何よりも最初の言葉を述べるときにこの感謝の気持ちをきちんと言葉に出すことです。表明をするときには大勢の前でスピーチをしなくてはいけないことが大半ですが、そのスピーチの冒頭で周囲の人への感謝を述べると表明をしている人物への好感度も全く異なるようになります。それと同時に、謙虚な文章を書くことも大切です。

感謝の気持ちを周囲に伝えると共に、自身の謙虚さを文面に混ぜることによって所信表明に温かさが加わります。所信表明のように、本人の決意が伝わるようなものではまず本人の周囲への感謝と謙虚を冒頭に置いてからどのような想いを持っているのかを伝える必要があります。また、会社で所信表明を行うときには上下関係に関する文面も盛り込んでおくとさらに良い印象を与えることが出来ます。周囲の人間関係を含めた感謝と謙虚さを文章の最初に入れておくことによって、質の高い所信表明を書くことが出来るのです。

周囲の期待に応える文章を書く

所信表明では、本人の決意を書くことに違いはありませんがその際には独りよがりな文章を書くのではなくきちんと周囲の期待に応える文章の書き方をしなくてはいけません。
例えば、会社に入社したときに求められたときには独りよがりなことを言ってしまうと心証が悪くなってしまいます。

決意を言うことは間違いではないですが、その前に周囲が自身に対してどのようなことを期待しているのかを想像しながら文章を構成していくことを考えなくてはいけません。
これは、重要な役職に昇進することになったときでも同じです。重要な役職に昇進することになったからこそ、周囲の人たちはより大きな期待を求めます。

それに応えることができる表明をしなくては意味がないため、周囲への感謝や謙虚さを述べた後には、どれだけ期待に応えることができるかをしっかりと明記することが大事です。また、これらに関連して正確な自己分析をしておく必要もあります。例えば、自身はこの点が不足しているから周囲の人間がまだまだ支えて欲しいなど、足りない部分は素直に認めて助けを求めるような文章の書き方をしておくと、

決意表明として非常に綺麗な文章を書くことが出来ます。これは、会社に関しても同様に考えることが出来ます。会社にもっと伸ばす点があるのならばそれを伸ばすことを決意として文章を書いておけば、しっかりとした分析をした上で表明をすることができるため周囲の期待に応える文章を書くことが出来るのです。自身だけではなく、周囲の期待がどのようなものかをきちんと考えることが大切です。

難しすぎる文章は避ける

所信表明は、あまり難しい言葉を使いすぎないことも大切です。表明を行うときには本人の決意や周囲への感謝をわかりやすい言葉で伝えなくてはいけません。もちろん、ビジネスマナーとして一般的な常識となっている言葉の使い方は当然使うことが大事ですが、凝り固まった言葉では相手に真意が伝わりにくくなってしまいます。特に、所信表明は多くの人がその文章を目にする可能性があるものです。

手紙のように特定の人だけが見るものではなく多くの人に対して自身の表明を見せなくてはいけないため、わかりにくい言葉では伝わりづらい側面があります。これは所信表明の特徴であるため忘れないようにしておかなくてはいけません。それと同時に、読むほうを疲れさせるような文章の書き方もいけません。社会で行われている所信表明は、一定の文字数でわかりやすくてそして飽きないものが最も好まれています。

長々と難しいことを言っても相手には真意は伝わりませんし、聞いている方も疲れてしまいます。わかりやすくて伝わりやすい文章を簡潔にまとめることが所信表明の最も大切なポイントと言っても過言ではありません。この基準としては、どれだけ長くてもレポート用紙1枚分の長さが限界と考えておけば間違いありません。これは、どのような所信表明であっても当てはまることです。所信表明はあくまでも自身の決意の表れを言葉にするものなので、その目的から外れるような文章を書かない限りは長々と不必要な文章になることはありません。

スピーチをするときで分けて考える

所信表明で考えなくてはいけないことは、文章を書いて渡すときとそのままスピーチを読むときで分けて考える必要があることです。表明を行うときには、ほとんどの場合が多くの人の前で自身が書いてきた文章をスピーチすることになります。この場合、単純なビジネス文章のように拝啓や敬具を使っていると意味がわからない文章になってしまうため、その都度考えて文章を書き直さなくてはいけません。

書いた文章をそのまま相手に渡すときは、何度も同じ人がその文章を読み返すことが出来る機会があるため、多少堅い言葉になっても構いません。しかし、スピーチをするときに流暢に言葉が出てこないときにはそのスピーチを聞いている人に対して自身の真意が伝わらなくなってしまいます。

スピーチがあるときには、書かれている文章に対して少し抑揚をつけることが重要になります。相手にとってわかりにくいと感じる文章ならば平易にし、重要だと感じる言葉ならば一度だけ使うのではなく数回使うなどして工夫するのです。こうすることで、言葉だけを聞いて理解する機会しかなくても印象に残る書き方をすることができます。

文章を渡すときとスピーチで共通していることは、感謝の気持ちや自身の決意、そしてわかりやすさは全ての所信表明に対して共通しているということです。それらに加えて、所信表明の形態を考慮して少しずつ中身を調整していけば素晴らしい文章が出来上がります。所信表明では、書いている文章が相手に伝わることを前提に書かないといけないためその前提を忘れないようにしておくことです。

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