規約改正の書き方 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例　書き方ボックス

公共機関や政府、条例に限らずとも、規約やルールは存在します。例えば学校のクラブ活動や大学のサークル活動などです。これらの決まりは年を経る事にふさわしくなくなっていくものもあり、その場合は規約改正が必要になります。しかしただ変えましただけでは良くないのが規約です。なぜ変えたのか、どういうふうに変わったのかなど、適切な説明を踏まえた書き方を行う必要があります。

1. 1.規約改正の大小
2. 2.規約そのものと改正の案内文
3. 3.改正の履歴

必要な内容

まず確認すべきなのは、その規約が大規模な改正を行うのか小規模の改正になるのかということです。大規模であれば改訂を通知する案内にそれ相応の説明を記述していきますが、小規模の規約改正の場合はそこまで行う必要がなく、改正の内容文に旧規約と新規約両方の文面を明記、さらに新規約の施行日を告知する程度で済ませることも可能です。

一方、附則という形で新たに追加、変更をするという改正の方法もあり、その場合は条文そのものに変更を加えません。大規模な改正を行った場合は、なぜこのタイミングで改正する必要があるのかを明確にしましょう。改正文を書くということは、事前に会議などによって内容自体は決定しているはずです。誰の発案でどういう意図があったのか、反対意見とその理由はあったのか、最終的にどうまとまったのかなど、その会議の流れを記すとわかり易いでしょう。

また当然ですが、規約に改正に関するルールが記載されている場合は、その方法に従って改正を行ってください。以降の書き方と矛盾する改正方法の場合は、規約に書かれている方を優先します。特に明記がない場合は、その点についても役員や全体の会議などで相談し、可決した方法を採用しましょう。書いていないからと自分の書き方で記してはいけません。

規約そのものと改正の案内文

規約改正を行った場合、当然規約の変更箇所は書き換えを行わなければなりません。しかしこの中に、施行日を入れるのは通常有りえません。施行日がのちに変更される可能性もあるため、あくまで改正の案内に付記する程度で、規約そのものには施行日は付けないのです。但し条文には付けないけれど附則として付ける場合はあります。

改正の案内文には、例文を挙げるなら規約第1条第2項は2014年12月31日を持って効力を失い、2015年1月1日より新規約の内容で施工されるというように、旧規約の廃止日と新規約の施工開始日、もちろん規約のどの箇所が変更されるのかも記載します。役員メンバーを決定し、人数は10人にするという条文の中で、人数のみを15人に変更するよいうように、条文の数値など一部分のみを変更して文章自体の意味を変えない場合は一部改正と呼びます。

規約改正の案内にもそう記してください。また規約がメンバーに書類として配布されている場合は、改正版を新たに作成して配布するか、改正箇所に新規約の内容を貼り付けるなどの対策をお願いしましょう。もちろん貼り付ける新規約の書かれた用紙は配布してあげてください。

目安としては、会報の1月号などに規約を掲載しているなど、定期的に配布がなされている場合は改正部分だけで良いでしょう。このような規約改正の機会や数年毎の頻度でのみ配布されている場合は、規約を所持していない方も多い可能性があるため、新規約の全文を配布するべきでしょう。

改正の履歴

ただし規約に何もなく、変更だけがされていることも問題です。改訂がなされたことを示すものとして、付録のような形で改訂した事を加えておきましょう。例文としては、2015年1月1日に規約3条2項を変更という簡略なもので構いません。必要であれば、改訂の理由も一言添えておきましょう。一つの条文で複数回の改訂がある場合は、その履歴を全て記しておいてください。

もし過去の事に関してトラブルが起きた場合、その時点での規約に照らし合わせて解決するのが規則になっています。例えば10年前に作成された規約で、5年前と2年前に改訂し、5年前の事でトラブルが発覚した場合は、5年前の改訂時におけるルールに従って問題に対処していくのです。最後の履歴だけを残しておくと、的確に解決されない可能性もあるので注意します。

条文に記された数値などの変更、つまり一部改正や附則の変更に関しても、履歴は残しておくとより安心できます。末尾に付録として掲載するのではなく、附則をこの履歴欄として使用している規則も存在します。その場合は条文毎にすぐ履歴が把握できる一方、その部分に費やすスペースが必要です。

後に記載されている条文を確認するのが大変であること、附則を入れるスペースをあらかじめ空けておかないと、改訂する度に規約全体を編集、印刷し直さないといけない問題があります。履歴を付録にする場合は、巻末あるいは別冊でまとめるのでどの規約がいつ改定されたのかの確認に手間がかかりますが、変更時には変更箇所を追加するだけで済みます。