移転式典出席者へお礼状の書き方 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例　書き方ボックス

オフィスや店舗を移転する際は移転式典を開催することがあります。移転式典を催し多くの方に出席してもらえば取引先との関係を深めることができますし、移転したことを知ってもらう良い機会でもあります。

1. 1.移転式典の案内状を出す時は
2. 2.通常総会などの日程調整について
3. 3.オフィス移転に贈りたい物
4. 4.オフィス移転の進め方とは？

移転式典の案内状を出す時は

オフィスや店舗を移転する際は移転式典を開催することがあります。移転式典を催し多くの方に出席してもらえば取引先との関係を深めることができますし、移転したことを知ってもらう良い機会でもあります。移転式典を開く際は初めに式典に関する案内をしなければなりません。出席者の絞り込みを行い案内状を送付します。

案内状には移転式典を開く日にちや時間を記載しますが、場所を案内する時は分かりやすいように地図も付けておくといいでしょう。住所だけを記載しても出席者が各々で地図を調べて来てくれると思うかもしれませんが、新しく建築した建物の場合は地図を検索しても表示されることはありません。

元々ある建物の中に新しいオフィスや店舗を構えた場合は出席者が調べることもできますが、そうでない場合は必ず地図をつけてから案内状を送りましょう。ただ日時や場所を記した案内状では、受け取った側としては親切さを感じることはありませんね。大切な時間を割いて移転式典に出席してもらうのですから、初めに挨拶文を入れることが大切です。
 

案内状を送った相手に必ず返事を出してほしい場合は、往復はがきを利用するといいですね。往復はがきなら出席できるかどうか簡単に印をして返送するだけで構わないので新設です。準備の都合上いつまでに返信してもらいたいという期限があれば、案内状に分かりやすく記載しておきましょう。もちろん出席者の方の都合もあるので、予定が立てやすいように早めに案内状を送る必要があります。

通常総会などの日程調整について

オフィスや店舗の移転式典に来てくれた出席者に対しては、後日お礼状を送ることになるでしょう。忙しい中出席してくれた相手に対して感謝の気持ちが伝わるようなお礼状にしなければなりませんから、書き方はあらかじめ確認しておくことをおすすめします。出席した方は大切な取引先の方やお世話になっている業者さん等が多いでしょう。

移転した後も良い付き合いを続けていけるように心のこもったお礼状にしたいですね。またお礼状は移転式典の後できるだけ早めに送ることがポイントです。あまり日が経ってから送ると相手に失礼になりますし、早く届いた方が印象的にも良いですね。お礼状を書く時はパソコンを使って印刷してもいいですが、丁寧な手書きの手紙ならなお喜ばれるはずです。

ただ文字の美しさに自信がない場合はペン字が得意な社員やスタッフに代筆を頼むというのも一つの方法です。気持ちがこもっていても文字が美しくないと却って印象を悪くしてしまう可能性があります。無理に手書きにすることもないので自分なりの言葉を綴って感謝の手紙にしましょう。感謝やお礼の気持ちを表す手紙はフォーマットを利用することもできますが、

フォーマットを使っていることは意外と相手に分かるものです。ただ基本的なことは忠実に守った方が手紙として出来栄えが良くなります。時候の挨拶はその季節に合ったものでなければなりませんから、この部分に関してはフォーマットを利用しても構わないでしょう。書き上げたお礼状は誤字脱字のチェックをして問題がなければすぐにでも投函しましょう。

オフィス移転に贈りたい物

取引先のオフィスが移転したり知り合いがショップを開店することを知ったら、贈り物を届ける場合がありますね。オフィス移転やショップの新装開店では、ふさわしい物を選ぶことが大切です。ショップのように多くのお客さんが来るような場所にはショップを飾る物を贈ると喜ばれるでしょう。

開店したショップの広さや雰囲気に合った物を選ぶと飾ってもらえるはずです。実際に開店祝いで贈られている品物は観葉植物です。観葉植物ならサイズが豊富ですから、大きめのタイプを選ぶこともできますし卓上タイプの小さいタイプを選ぶことも可能です。観葉植物は単にインテリアとして活躍してくれるだけではなく、様々な効果をもたらしてくれます。

自然の植物にはフィトンチッドと呼ばれる成分が含まれているため、リラックス効果や癒しの効果を得ることができます。マイナスイオンにこだわる方もいますが、観葉植物からはマイナスイオンが出るので心と体を優しく包んでくれます。抗酸化作用が得られるため、老化や病気の予防にも効果的です。植物は二酸化炭素を吸収して酸素を放出してくれるので、新鮮な空気に包まれるでしょう。

観葉植物以外では時計や絵画、食器類等もいいですね。額縁入りのオシャレな絵画を贈れば店内の目立つ場所に飾ってもらえるかもしれませんし、食器類はお客さんにお茶を出す時に使えるので便利です。移転や開店のお祝いには生花を贈ることも多いでしょう。移転や開店のお祝いなら胡蝶蘭を贈ることが一般的です。

オフィス移転の進め方とは？

現在使用しているオフィスが手狭になってきたり利便性の面で不満を感じている時は、新しいオフィスを探して移転するという方法があります。オフィス移転を考え始めたら、どの場所に新しいオフィスを置くかを考えなければならないでしょう。不動産業者が扱う事業用物件もありますし、オフィス専門で扱っている業者もあります。

まずは業者に相談してみてエリアごとの相場を調べることから始めましょう。月々の賃料が予算に合っているエリアを見つけたら、そのエリアを中心に物件探しを進めます。社員が通勤しやすいことも大切ですし、周りの環境も重視しなければならないでしょう。銀行や郵便局、交通アクセス等をトータルで考えて最適なオフィス物件を選びます。

現在のオフィスで使用している設備は新しいオフィスでも使えないと不便です。電話回線やインターネット回線は基本ですし、地域によっては駐車場を確保する必要もあるでしょう。来客時に使用できる駐車場や社員が使うための駐車場等、必要に応じて探しましょう。移転先を探しながら現在使用しているオフィス物件の解約手続きも進めていくことになります。

オフィスの場合はアパート等と違って６か月前までに連絡する場合が多いので、あらかじめ賃貸借契約書を確認しておきましょう。物件が決まったら具体的な計画を作成していきます。スケジュールを組んで一つずつ確実に進めていくことがオフィス移転成功のカギとなります。新しい住所の名刺や封筒の準備等も必要になってきます。