お客様へのお礼状の書き方

開業や開店などのお祝いをいただいたときには、きちんとお礼状を出すようにしておきます。親しい人などに出すものでも、しっかりとした文章を書くようにしておくことが大切です。書き方はいろいろと注意することがありますが、正しい方法を調べてから出すようにしておくといいです。お礼状はお客様や上司などにも出すことがあるので、そのことも踏まえて書くようにしておきます。

1.お礼状はふさわしい言葉遣いであること
2.書き方のポイントを考える
3.お礼状で間違えやすい言葉

お礼状はふさわしい言葉遣いであること

お礼状を出すときには、お客様に出すことが多いといいます。お客様には、一般の個人顧客と企業や団体などである法人顧客の2種類があるということです。なので、お礼状はそれぞれにふさわしい言葉遣いを考えて書くようにします。

一般の個人顧客に対しては、誰でもわかりやすい言葉を使用するように気をつけて、漢字熟語などを減らして、重い文面にならないように気をつけるようにします。あまり堅苦しいものにする必要はないので、いくつか例文を参考にしてみるといいです。

また、法人顧客の方には、しっかりとした文章を考え、頭語や結語、時候の挨拶などをきちんとすることが大切です。お客様の信頼醸成のためにもしっかりとした格調ある文面のお礼状が書けるようにすることを心掛けておきます。

頭語である拝啓、結語である敬具などをきちんと忘れないようにしておきます。一般の顧客の方を軽いものだと考えるようなことはしない、ということはとても大切です。相手によって伝え方を変化させるようにしておく、という意味で考えておくべきです。

書き方のポイントを考える

ビジネスの文章としてお礼状を考えるといくつか例文をメモしてそれを工夫して使うようにする、という方法もあります。たとえば、拝啓、盛夏の候、貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお喜び申し上げます、という書き方があるのですが、このあとに、この度はお時間を頂戴し、誠に有難うございました。

ご縁が出来たこと、心より光栄なことと存じます、という風にお礼の言葉を伝えます。そのあと目標などを軽く伝えた文章を短くてもいいので書いた後に、略儀ながらお手紙にてお礼を申し上げます、と書いて、最後に敬具、という風に書くのです。これはあくまでも文章のひとつなのですが、参考にできるものはいろいろとあります。

硬い文章にしてもいいですし、軽めの明るいもののほうが印象がいいものなどもあるといいます。なので、相手に合わせる、ということを忘れないように気をつけることが大切です。ポイントのひとつとして、時候の挨拶ですが、これは、フォーマルな場合などに多く用いられることがあります。親しい人へのものや先日会ったばかりの相手などの場合は省略することもあるといいます。

また、尊敬語、謙譲語、丁寧語を使うのでこれらは確実に間違えないようにしておきます。ちょっとした間違えなどもしていないかをしっかりとチェックしておくようにします。ほかにも肝心なことがあります。お礼状には、文章のはじめに書いた方がいい内容と、最後に書いた方がいい内容があるといいます。なので、そこを気をつけるようにしておくと書きやすいものになります。

お礼状で間違えやすい言葉

時候の挨拶についてですが、季語を必ず入れるようにしておくといいです。季節や天候に合わせて書く言葉なので、手紙やはがきを書くときには文章のはじめに持ってくるようにしておきます。月や季節に合わせた季語を書き分けることができるように、いくつか書き出してメモをしておくと考えやすくなります。

ほかにも、ご清栄とご盛栄は同じ読み方ですが、意味が違うので書くときに気をつけます。ご清栄は健康や繁栄を祝う言葉であり、ご盛栄は商いが盛んである、ということを祝う言葉なのです。ご盛栄は、ビジネスシーンで使うことに適した言葉ですが、ご清栄というのはどんな場合でも使えるので、便利な言葉として覚えておくようにします。

よく間違えやすいのが、お体をご自愛ください、という言葉です。これはよく耳にしたりすることがありますが、実は間違いです。ご自愛というのは自分の体を気遣ってください、という意味なので、お体、とつけるのは繰り返し同じことを言っていることになるので間違いです。目上の人にも使うことができますし、男女に関係なく使うことができるので便利な言葉ですが、お体、という風につける必要はないので気をつけておきます。

貴社と御社という言葉がありますが、貴社は書き言葉、御社は話し言葉です。同じ意味なのですが、文書を作成したりお礼状に書くときには貴社を使い、面接や打ち合わせなどで使う言葉は御社と使うようにします。相手によって使い方を変化させるのはなかなか難しいものです。

ですが、文章のコツと頭語や結語などを覚えて、使い方を把握してくればすぐにかけるようになってきます。書き方はその都度確認しておくようにするといいです。難しい文面などを考えがちですが、一般のお客様などには固すぎないようにしておくこと、法人顧客にはきちんとした文章で、ということをまずは覚えておくようにするといいということです。

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