報告書の例文とマナーと書き方

ビジネスでは文書が武器であり

重要なことに違いありませんが、なかでも報告書は、次の仕事のステップにもつながることが多いので、特に重要なものとなります。もちろん、報告書と言っても、日報・月報・出張報告・事故報告・研修参加報告・会議参加報告・顧客訪問報告・調査研究報告など、様々なものがあり、また段階に応じて、とりあえずのものや中間報告、あるいは完了報告など性質が異なるものもあります。

これらの内容と目的に応じて、正しい報告書にすることが、とりわけ大事になります。いずれにしても、各企業や団体には、所定用紙があることが多いので、まずはその所定用紙の種類を確認し、正しいものを使うことです。

もちろん、最近ではメールでの報告書も多くなってきていますが、この場合も、所定フォーマットがあったり、共通ファイルなどで、そこに記入するようなケースもあるので、社内や団体のルールに従うことが大前提です。

その上で、どのようなことに注意して作成するかということですが、まずはどんな場合であっても作成日付を忘れないことです。当たり前と言えば当たり前ですが、これば仕事上必須事項です。特に、少し日時が経過したような場合は、その作成日付て物事を判断し直すこともあるからです。

同じく、報告者所属氏名を必ず書くことです。

課名だけで済ます人も中にはいますが、これでは不合格です。特殊な場合に課名だけのこともあり得ますが、それは個人を特定してしまうと具合の悪い場合に限ったことで、例外中の例外です。

次は、タイトルや件名です。

これは一目で、何のことかわかるように工夫する必要があります。通常は。「００に関する報告書」というような書き方になりますが、必要に応じて、中身の大事なポイントを知らせるサブタイトルなどで工夫するのも大切なことです。また、カッコ書きで、中間とか、依頼事項を含むとか、の工夫も、より効果的にすることが可能です。

そして、宛先です。組織全体への報告というような場合は、宛先を省略することもありますが、必要に応じ、職制の長名などを記入し、報告対象者を鮮明にすることも肝要です。誰宛てに報告したかということが明確になると、その報告に基づいて次に打つ手をどうするかというようなことに結びつくからです。その意味では、一人の人に報告するのか、写しはどうするのか、報告後回覧してもらう必要があるかなども考えて、宛先に工夫をすることが大事になります。

こうしたいわば形式を踏まえてから、確認したい点は次のとおりです。まず第一に、記載事実は正確に表現する、そして具体的なことを書くということです。そのことはどの仕事文書にも共通します。

第二に、表現を簡潔にするということです。

そのためには、まず結論を示すとか、できるだけ箇条書きにして仕上げるとかで、読みやすくまとめるということです。

第三に、納期を守ることです。

報告には納期はあってないようなものですが、一定期間や一定事項の活動状況や、事実状況なので、日報などに限らず、一定期間内でないと意味が薄れてしまうのです。出張報告などは、帰りの電車の中などで準備しておくくらいが大切です。

第四は、記入ミスや記入漏れに注意することです。

これも文書共通のことですが、特に重要なポイントは点検確認し、ミスや漏れを防止することです。うっかりミスやケアレスミスは報告の中身の信ぴょう性に影響を与えてしますからです。書き終えてから、見直すことがとにかく必須です。

さてここまで注意事項を中心にしてきましたが、これからは例文となります。タイトルは、研修参加報告書というような具合に、文書の冒頭部分に記述します。そして、次の段の左側に、宛先を記入します。その次の段の今度は右側に作成者の所属氏名を記入します。同時に、その上には作成日付を記入しておくことです。場合によっては、作成日付は、タイトルより上に記載する場合もあります。

そして例文のような研修参加の事例では、参加日時、場所、概要をそれぞれ行をあらためて記載します。次にその研修の中身を箇条書きで示します。必要によっては、項目と講義とかグループ討議の形式なども記載した上で、簡潔にわかりやすいもので表現します。

ひとおおり記載したところで、段落を分けて、感想などを記述します。その研修の評価とか自分が感じたところなどです。

その次に欠いてはならないことですが、自分の業務や所属する組織にとって、活用できそうなところとか、提案とかの欄を設け、研修に参加したことを成果と結びつけるための工夫をします。研修は、受けて参考になったとか、勉強になりましたと言うだけでは、意味が半減だからです。それをきっかけにして、組織に貢献できる何かを掴むことが期待されているからです。

結びでは、参加させてもらってことに感謝いたしますなどと、率直な気持ちを綴ることも忘れないことです。そのことが一番のマナーになることもあるからです。

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