給与支払報告書、総括表の書き方

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給与支払報告書には総括表と個人明細書があります。この書類の送付先は給与等受給者が、受給年の翌年1月1日現在(受給年中に退職した方は、退職日現在)、居住する市区町村長宛です。当該給与等を支払った方(個人・法人)が提出します。

 

  1. 1.給与支払報告書の概要
  2. 2.総括表の書き方
  3. 3.個人明細書の書き方

 


給与支払報告書の概要

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提出する目的は、市町村で住民税を課税するためです。総括表の記述内容は、主に特別徴収人数、普通徴収人数等です。つまり、個人明細書の内容をまとめた表紙のような役割があります。上記の特別徴収とは、給与を支払う事業所が給与から差し引きして、その事業所が受給者(住民税納税者)の代わりに市区町村に住民税を納める方法です。

 

6月から翌年5月までの毎月の給料から徴収されます。特別徴収の対象者は、前年中に給与の支払いを受けており、かつ当年の4月1日において給与の支払いをうけている場合、事業主(給与支払者)は原則として特別徴収しなければなりません。また、原則として、アルバイト、パート、役員等全ての従業員から特別徴収する必要があります。

 

ただし、給与支払報告書で特別徴収者の内容を報告することで、住民税が算出され、毎年5月頃までに受給者が居住している市区町村から事業主宛に「特別徴収税額決定通知書」が送付されます。住民税年税額と住民税月割額が通知されているので、6月から給与天引きの対象にされることになります。

 

つまり、住民税のサイクルは、前年の1月から12月の所得をもとに算出された住民税を6月から翌年の5月まで、12分割で納付することになります。12分割して100円未満の端数がある場合は、1回目の納期にまとめます。

 

例えば、Bさんの年税額が60,500円の場合、60,500/12=5041.666となるので、6月が5,500円、7月以降、5,000円となります。年税額が0円(非課税)の人についても、0円(非課税)として、普通徴収の人とは分けて特別徴収対象者として管理します。

 

一方で普通徴収とは、事業所得者、公的年金所得者など給与から住民税を差し引くことができない人が、市から送付される納付書で住民税を納める方法です。市区町村から送付される納税通知書で、年4回に分けて納めます。前年に所得はあるけれど、当年は休職(無給)している従業員なども、給与天引きすることができないので、普通徴収の対象者になります。

 

復職した際には、支払い期限より前の納付書を給与天引き担当者に提出し、申し出ることで、給与天引き担当者が「普通徴収から特別徴収への切替申請書」を該当市区町村に提出します。その後、特別徴収にすることができます。

 

その他、普通徴収となる人は、乙欄給与適用者などです。乙欄給与適用者とは2カ所以上で給与があり、別の事業主が主になっている場合です。その他、総従業員数が2人以下の事業所、専従者給与が支給されている(個人事業主のみ対象)等の場合も、普通徴収が認められています。

 

個人明細書の方の記述内容は、給与等の金額、扶養家族人数、所得控除金額等です。前年末に税務署に提出する給与所得の源泉徴収票と類似する内容になります。 提出期限は1月末日頃ですが、各年で異なりますので、確認するようにしましょう。用紙は各市町村から発送されますが、一般の用紙でも提出することが可能です。該当市町村が政令指定都市の場合は、代表の該当住所にまとめて送付します。

 

また、平成24年度の税制改正により、平成26年1月1日以降に提出する給与支払報告書について、前々年の国税庁に対する源泉徴収票の提出枚数が、1,000枚以上の場合、光ディスク等またはeLTAXによる提出が義務付けられています。そして、よくある例として、単身赴任者等、住民票と実際に住んでいる住所が異なる社員(住登外者)がいますが、その場合は居住地の市区町村へ給与支払報告書を提出します。

 

ただし、提出する際に該当者の個人別明細書の摘要欄に居住地課税希望の旨と住民登録地を記載します。受給者が多い場合は、年始に「扶養控除等申告書」の提出を求めた際に、1月1日現在の居住地を必ず確認し、異なる際には訂正、住民票と相違する場合は、相違する理由と住民票住所の記載してもらい、管理するようにしましょう。住民票と提出先市町村が異なる場合は、提出後市町村から確認の連絡がはいることもあります。その際は受給者から確認した旨を報告します。

 


総括表の書き方

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報告人数が1名の場合も必ず必要になります。当該用紙の左端 追加・訂正、該当する方に丸印をつけます。「追加」は提出もれの際、「訂正」は内容の誤りがあったものを送付してしまった後に丸印をつけます。なお、各個人の内容にも訂正がある場合は、個人明細書の方にも訂正と朱書きしておきます。追加の場合も個人明細書の方にも追加と左上に明記して再提出するようにします。

 

総括表には会社名、事業所所在地、代表者名等の会社情報、特別徴収・普通徴収の内訳人数、退職者等の人数、特徴指定番号等を記入します。対象市町村に初めて提出する場合は新規の区分に丸印をつけます。特徴指定番号は、市町村合併等の際に変更される場合があるので、受給者の住所とあわせて管理しておくようにしましょう。

 

政令指定都市の場合は、住民税を特別徴収する際には、代表特徴指定番号が付与されますが、この総括表には、各自治体ごとの特徴指定番号を記入するようにしましょう。(送付するのは代表住所にまとめて送付します。)

 


個人明細書の書き方

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個人明細書は、従業員1人につき2枚を市区町村に提出し、源泉徴収票は本人に交付しましょう。(4枚で1枚複写、もしくは1枚で4分割のプリンター用紙になっています。)提出年度の1月1日現在の住所、氏名・フリガナ、生年月日を必ず記入しましょう。退職等の理由により特別徴収できない場合は、個人明細の摘要欄に普通徴収と記入します。

 

扶養親族がいる場合は、摘要欄に扶養親族の氏名、続柄、生年月日を記入します。中途採用で前職分を合算して年末調整した場合は、摘要欄に前職の会社名、支払金額、社会保険料の金額、源泉徴収額、退職年月日を記入します。個人事業の専従者である場合には、摘要欄に専従給であることを記入します。住宅借入金等特別税額控除(住宅ローン控除)を年末調整で適用した場合は、適用欄に居住開始年月日を記入しましょう。

 

摘要欄の例文
 
住宅借入金等特別税額控除可能額300,000円 国民年金保険料の金額120,000円
 
居住開始年月平成24年5月20日 
 
妻 税子(S.42.5.1) 子 太郎(H.6.11.10) 子 次郎(H.11.6.5) 母 報子(S.11.3.3)
 
前職分 十十銀行 退職日H26.3.31
 
支払3,000,000 社会保険料100,000 源泉23,100
 

給与支払報告書を提出した直後に退職した受給者がいる場合は、給与支払報告書を提出した市区町村に「給与所得者異動届」を提出します。その市区町村と、5月まで特別徴収納付している市区町村が異なる場合は、5月までの管轄の市区町村にも給与所得者異動届の提出が必要になります。そのため、それぞれに新年度分の給与支払報告書を提出した市区町村名と、旧年度の特別徴収納付市区町村名を明記しておくとわかりやすいです。

 

以上のように、給与支払報告書、総括表の書き方は、給与支払業務全般に関わってきます。まず、金額の部分では年末調整業務がもとになり、受給者の属性情報では「給与所得者の扶養控除申告書」の内容が必要になります。また、住民税に反映されるので、確認しながら記入するようにしましょう。

 

給与など源泉徴収に関する書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル:給与支払報告書の書き方
タイトル:給与支払報告書における摘要欄の書き方
タイトル:源泉徴収票の書き方
タイトル:給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の書き方

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