履歴書と送付状の書き方

1.履歴書、応募書類は就職の最初の関門
2.履歴書作成時の注意事項
3.退職理由の書き方について
4.書類選考に通過するための工夫

履歴書、応募書類は就職の最初の関門

就職活動や転職活動の際、まずは書類選考に通過することを考えなければなりません。書類選考に通過できなければ、そこでその会社へのチャレンジは終了し、直接採用担当者と会ってアピールする機会を失ってしまいます。応募書類の中でどれだけ自分の良さを伝えられるかが重要な鍵となりますので、書き方を工夫しながら熱意を伝える努力をすることが大切です。

このような書類を作成する場合、よくある失敗がマニュアルにこだわり過ぎることです。どのように書いたら伝わりやすいのか、読みやすいのかという点がもっとも大きなポイントですので、マニュアルにこだわり過ぎずに自分の考えをしっかりと主張していくことを目指します。その上で、独りよがりの文章にならないように気をつけ、読み手のことを意識しながら作成することが大切です。

履歴書作成時の注意事項

履歴書を作成する時にまず最初に心がけたいのが、長々とした文章を書かないようにすることです。採用担当者は短時間のうちに多くの書類に目を通さなければなりませんので、要点の定まらない書類は熟読する気になりません。長く書き過ぎて、結局何を伝えたいのかが分からないということもよくあります。

いくら入社への熱意を伝えようとしてもこれでは逆効果ですので、伝えたいことを瞬時に把握できるような書類作成に努めます。要点を伝えるためには、やはり箇条書きにして読みやすい文章スタイルを心がけることが大切です。また、使用する筆記具は黒のボールペンか万年筆が無難です。最近では消せるボールペンというものも流行っていますが、応募書類に使用してはいけません。

万が一書き損じた場合でも、修正液や修正テープは使わずに最初から書き直します。ほとんどの部分を書き終えていたにも関わらず間違ってしまった場合、かなりの労力になりますので、それを避けるために下書きをしておくというのも一つの方法です。誰でも書き間違いをする可能性はありますが、修正液がたくさん使用してある履歴書では本気度が疑われてしまいます。

その他、細かなことですが、応募書類の年号の書き方は揃えておく方がベターです。和暦が使用されていたり、西暦が使用されていたりと統一性がないと読みにくくなってしまいます。基本的に略称はNGですので、学校名や資格名は正確に記載します。誤字脱字があると印象が悪くなりますので、一通り書き終えたら目を通してチェックをすることも忘れてはいけません。

書類を送付したら、面接試験に呼ばれる可能性があります。その時に質問されることは履歴書や職務経歴書の内容に沿っていますので、内容を忘れずにコピーをとっておくと安心です。記載した内容と矛盾がないようにしなければなりません。

退職理由の書き方について

転職者の場合、履歴書の作成でもっとも難しいのが退職理由の書き方です。書類によっては転職理由となっていることもあります。通常は前職に不満を持って辞めてしまうことが多いのですが、その不満をストレートに表すことはよくありません。たとえそれが事実であったとしても、採用担当者にマイナスの印象を与えてしまいます。

せっかく採用しても、すぐに不満を持って辞めてしまうのではないか、不満を表すことで周囲との和を乱すのではないかという不安を与えてしまえば、採用される確率が下がります。採用者側が好む退職理由は、ステップアップや新たなことへの挑戦など前向きなものですので、できるだけ前向きな理由を考えることが大切です。

ただし、事実とかけ離れた理由にすると面接時に矛盾が生じてしまいます。たとえば、新たなことを習得したいと書かれているにも関わらず、何も自己啓発や学習を行っていなければ口だけで行動力が伴わない人だとみなされます。そうならないように、事実に基づいた上での前向きな理由にしなければなりません。

書類選考に通過するための工夫

履歴書などの応募書類を郵送する際に送付状をつけます。これは応募に必要な書類と記載されているものではありませんので出さない人も多いのですが、自分のアピールポイントやそれまでの実績を簡潔に書き記しておくことで、採用担当者の目に留まる可能性があります。たくさんの応募が集まった時、他社と差をつけるのはこのような細かな部分です。面倒臭がらずにきちんと作成することが大切です。

送付状作成時のポイントは、丁寧に書くことと書類の大きさを合わせることです。書類の大きさが合っていないと、担当者がまとめる際に大変になります。送付する日付を入れて、正式な会社名を記載します。自分の情報は住所、電話、名前の順に記載します。内容としては、応募に至った経緯や自己PR、面会の申し込みを書いておきます。送付状ですので必ず1枚にまとめ、簡潔にすることが大切です。

送付状の送付などは、ビジネスマナーとして当然のこととなりつつあります。しかし、就職活動や転職活動の際には一社に絞り込むのではなく、数社への応募を同時進行させることが多いので、作成しなければならない書類がたくさんあって手が回らないこともあります。応募先が異なれば、当然内容も変えなければなりません。

応募先に合った志望動機を考えたり、資格の記載をしたりといった工夫をしなければなりませんので、書類を一つ作成するだけでもとても時間がかかります。その上で送付状の作成となると躊躇してしまう気持ちも分かりますが、他の応募者と同じことをしていては差をつけることができません。少し手間はかかりますが、自分を知ってもらう良いチャンスですし、書類選考突破のきっかけをつかめるかもしれません。

このようなことを面倒だと思わずに行える人が、最終的には良い結果を出していますので、悔いのないようにできることは全て行うべきです。書類選考に通過しても、それで終わりではありません。その先には面接という次の難関が待っていますが、書類選考に通過できなければ直接会って話す機会も与えられません。伝え方次第で印象を大きく変えることができるのが履歴書などの応募書類ですので、まずは自分なりのアピール法を考えてみることが大切です。

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