INVOICEの書き方

INVOICEとは貿易業務に必要不可欠な書類の一つです、取引の形態によっては有価証券の一部にもなり得る書類と考えても良いでしょう、これは輸出の際には物を送る送り主が作成します、そして輸入の際には同じように物を送る送り主が作成します、いずれにしろ輸出にも輸入にも関わる大切な書類です、あまり聞きなれないINVOICEという言葉ですが、書き方を間違うと国際規定により刑事事件に発展する場合もありますので、国際取引は慎重に行いましょう。

1.INVOICEの意味
2.INVOICEの書き方
3.INVOICEのその他の注意点

INVOICEの意味

INVOICEとは、国内取引で言うと納品書が一番近い意味合いを持ちます、品物の数量、金額を明確に記載します、ここでは説明を省きますが、通常の貿易取引ではINVOICEが納品書ならば、その数量と品物の大きさや重さ、

そして梱包されている形状などを付加説明するパッキングリストと言う書類があります、単品で送る小額で小さなの物などの場合はこれを省略する事がありますが、INVOICEにの数量と金額を記載し、余った余白に荷姿と重さも書いてもよいでしょう。

INVOICEの書き方

INVOICEは、昔はレターヘッドという用紙に記載しましたが、貿易会社などは今でもレターヘッドを使用していますが、個人の場合はパソコンのワードなどを使用して書きます。インターネットでINVOICEのフォームなども無料でダウンロードできる物もありますが、

１で説明したように国際取引には慎重にしなければなりませんので、まずは書き方を理解してください。まず、この書類はINVOICEであると一目でわかるように書かなければなりませんので、書類の上部に大きくINVOICEと記入してください、これは見出しと考えてください。

それから、通用語としてINVOICEは英語が通常取引の言語とされていますが、法的な根拠はありませんが、通関をスムーズに行う為には従ってください、おそらく日本語で記載した場合は訳を別途求められると考えられます。

自分が物を送りたい相手の住所を記載します、いわゆるDESTINATIONと言われる宛先です、この場合はTOから始めたら良いでしょう、英語記述の場合は、アパートならアパートの名前と部屋番号、番地、町名、市町村名、郡や県名、国の順で書いて行きます、

日本と反対の書き方と覚えたら良いでしょう、住所が書けたら、相手の名前MR.　MS.などの敬称を忘れると失礼にあたります、最近では女性は既婚、未婚の区別をしないMS.とするのが主流です。

この物の名前と数量、単価、合計金額は絶対に間違えないでください、物の名前の書き方では関税が発生する国があります、事前に調べる必要はあります、例えば日本へ輸入する場合などは金属のキーホルダーのチェーンをチェーンでなくキーホルダーと記載したら同じものでも、

キーホルダーは関税が発生します、またサンプルやプレゼントで物自体が無料であっても、関税は発生します、品物はサンプルやギフトでお金の取引がない場合でも、物品の金額は記載しなければなりません。

商品は固有名詞である場合が多いので、一般的に言われている通称を書かなければなりません、固有名詞を記載したい場合は通称名を書いてその後にこの商品は通称はこの名前の固有名詞はこういう名前ですと、

誰が見てもわかるよう書くのが基本です、例えば工具のドライバーにイチゴという固有名詞あれば、誰でも驚きます、また知っておかなければならないのは、ランダムに通関前に検査が行われますので、送った荷物が検査に合うかどうかは誰にもわかりません。

商品取引などで金額を明確に書く場合は商品単価ｘ数量＝合計金額となりますが、商品が無償のサンプルであったり、差し上げるプレゼントギフトであった場合でも商品相当額として金額の記載は必要です。

その場合のサンプルは合計金額の下に Sample no commercial value と書き込みます、またプレゼントの場合はFor giftやGiftとだけでも良いので、同じように合計金額の下に記載してください。

INVOICEのその他の注意点

今度は送った側の住所と名前となります、同じく英文記述で、まず敬称・名前・苗字と書きます、改行して住所は先に述べたように日本の表記と反対にアパートやマンションの部屋番号、アパートやマンションの名称、番地、町名、市町村、郡や県名、国の順です、国によっては郵便番号があります、郵便番号を記載するとよりわかりやすくて良いです。
郵便番号は住所表記に一緒に組み込む場合もございますが、別途Post-codeで記載してください。

INVOICEは全ての記載が終わると、数枚程度プリントアウトしてしてください、そして下部分の空いているところに、自筆のサインをしてください、必ず自筆で一枚一枚にサインをしてください。これで正式に通関書類としてのINVOICEが書きあがって完成しました、流通機関への提出枚数は正確には決まってはいませんが、２枚～３枚というのが一般的です。

先に少し述べましたが、商品の荷姿という事です、プレゼントギフトに爆弾注意とふざけた送り主が大きな問題を引き起こした事は言うまでもありません、たまたま爆弾注意というギフト用の茶目っ気のあるパッケージだったと言う事ですが、国際取引では非常に危険です、

必ず不要な物は取り付けず、商品は記載とおりに少しくらいいいだろうと商品意外にお菓子を入れてしまったり、日本から近隣で航空便で翌日には届くからとバラの花を入れてしまったり、これらは考えている以上に危険です。

ここでは必要ありませんが、レターオブクレジットなどの貿易取引の場合は相手方にオリジナルのINVOICEを送る必要が発生する事がありますが、まずはファックスやメールでも相手方にINVOICEを送ってあげるのが親切で良いでしょう、

日本からはすぐに輸出できても相手側の国では同じ商品も輸入にライセンスが必要であったり、関税が発生する物もありますので、できる限りの情報を相手側に連絡をしてください。

英文での色々な書き方は下記の記事も参考になります♪
タイトル：英文での日にちの書き方
タイトル：ローマ字の名前の書き方

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