議事録の書き方について

1.議事録における重要なポインと書き方
2.議事録を書くためにすること
3.実際の会議の議事録の例文
4.要約のポイント

議事録における重要なポインと書き方

議事録は会議に出席した人にとっては再度確認するものですが、会議に出席していない人にしっかりと読んでもらえて理解をしてもらうことが必要になってきます。あまりだらだらと字を書きならべたようなものは、見ただけで読みたくなくなるという人もいることでしょう。

そのために議事録は簡潔で、ぱっと見てもきれいで読もうという気持ちにさせてくれるものである必要があるのです。用紙上での文章のバランス、文頭や文末の揃い方、適度な余白などを考えて見やすいものにすることで、読んでもらいやすくなります。目安とすると一文が50文字で4行くらいの200文字程度を一つの文章として書く富みやすくなるでしょう。

議事録は、標題、内容の要旨、詳細の内容の3つから成り立っています。標題は簡潔に「について」「の件」「に関すること」などとし、内容の要旨は決定した内容や出た意見を箇条書きにして書きます。そしてそれらの箇条書きの内容について詳しく説明されたものが詳細ですが、それもだらだらと文章に綴っていくよりも200字程度にまとめると見やすくなります。

その3つのものを「標題」「内容の要旨」「詳細内容」の順で書き、1つの標題が終われば次の標題からまた始めます。詳細の内容においてもたくさんの事柄があるときには「見出し」「小見出し」「説明文」という3つの構造で書くようにします。これらは議事進行の流れに沿って書くか、同じような内容があるならそれらをまとめて書くようにするとよいでしょう。

議事録を書くためにすること

議事録を書くために最近では録音をして後になってまとめるという方法をとっている人も多くなりましたが、それなら実際に文章にしていくときにとても時間が掛かってくるのです。ではどうすればよいのでしょうか。会議中に議事進行の内容、人の発言したことをメモしていくのです。できれば誰の発言かもメモをするとよいでしょう。

人の話した内容を一字一句聞き逃さずにメモすることはとても大変なことなのですが、書記にあたった場合には会議中はメモをとることに集中します。自分で会議中にメモをすることによって、書きながら頭の中で「決定事項はこのことだ」とか「これとこれはよく似た内容だ」などと感じていくことも可能になってきます。

そして会議が終わったら自分のメモを見直して、主語を付け加え、関連性のある分をつなげて文章かしていきます。会話文を、わかりやすく文章にするのは難しいところもあるのですが、実際に会議に出席していてどのようなニュアンスで発言をしていたかを理解することも書記の仕事でもあります。

ですので、話し言葉をそのまま書くのではなく、その言葉をわかりやすく変更したり、補記したりすることも必要になってきます。それから自分なりに「の件」「について」ということでまとめていきます。議事進行のための事項書があらかじめあるならそれに沿ってまとめていくようにします。

実際の会議の議事録の例文

議事録を見た時にいつのどんな会議のことかがわかることがまず必要なので、大きな標題として「顧客管理システム機能追加に関する会議議事録」という大きな題を大きな字でわかりやすく書きます。読み手がひと目でわかるものである必要があります。

そしてその会議がいつ、どこで行われたかを記入します。残していくものなので、年号は元号ではなく西暦を使用するようにし、時間も24時間形式で書くことが望ましいです。
次に出席者の名前を書くのですが、地位の高い人から順に書くようにします。会社の組織の場合は部署の序列も関係してくるのでその点に注意をします。

いよいよ本文に入りますが、まずは何について話し合ったのかという内容の要旨を書きます。たとえば「売り上げ見込み自動計算機能の追加開発のご要望」「セキュリティ機能に関して」「開発費用とスケジュール」の3つの件について話し合われた場合には、番号を付けて順に書いていきます。

1番が「売上下見込み」の件の場合には「1」としてその要旨を書き、続けてその決定事項や詳細内容を書いていくようにします。

それが終われば次に「2」と番号を付け「セキュリティ」の件と要旨を書き、続けてその決定事項や詳細を書くようにします。

3つ目の内容も書き終われば、最後に「次回の会議はいつ、どこで何について話し合うのか」という内容のことを見やすく書いて締めくくるようにします。

要約のポイント

議事録を書くときには、よみやすくするためにに要約をすることがとても大切になってきますが、会議で決まったことがきちんと書かれているか、また皆に知らせないといけないことが正確に書かれているかどうかがとても重要になってきます。

特に日時、数量、場所、手段などの項目が抜けていると、会議に出席していた人でさえはっきり覚えていなくて人によって違うことを言ったりすることもあるので、その事柄は正確に記述をするようにします。とにかく誰が見ても会議で話し合われた事項がよくわかり、しかも読みやすいものであることが重要です。

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