保護者宛文書の書き方

保護者宛文書は、とても大切な役割を担っている重要な文書といえます。はじめて作ることになったら、戸惑うことも多いかもしれませんが、書き方には、だいたいの流れがありますので、これまでに作られていた文書などを参考に作っていきましょう。

1.保護者宛文書の書き方の基本
2.保護者宛文書の項目について
3.保護者宛文書で気を付けるポイント
4.いろいろな決まりについて

保護者宛文書の書き方の基本

保護者宛文書は、とても大切な役割を担っている重要な文書といえます。はじめて作ることになったら、戸惑うことも多いかもしれませんが、書き方には、だいたいの流れがありますので、これまでに作られていた文書などを参考に作っていきましょう。疑問な点があれば、先生方にも確認してみることが大切です。

保護者宛文書を作る機会が多い内容のひとつに通知文書が挙げられると思われます。通知文書は、例えば、講演会のご案内や、親睦会など、様々なケースが考えられます。そのほとんどの場合は、件名と日付などを変更する程度で他は同じような内容であることがほとんどです。基本を知れば、アレンジは比較的簡単にできる場合が多いので、気負わずに作ってみましょう。

まずは、右上にくるのが、文書番号と呼ばれるものです。それぞれのケースで異なってくるものですので、確認が必要です。そして、文書番号の下の位置には、日付が入ります。平成で表記するのか西暦なのかは確認してみましょう。その左下に宛名がくるのが一般的です。保護者へあてた文書なら、保護者のみなさまへ、といれると良いでしょう。

一行下の右側には、その文書の発信者の名前を記入します。小学校であれば、小学校名を。その中の委員会であれば、委員会の名前と委員長の名前も忘れずに記載しましょう。そうして、件名は、他よりも少し大き目のフォントにすると良いでしょう。前文、主文に続いて、末文を記載し、別記には日時などを分かりやすく記載します。文章の終わりには、以上と右側に入れましょう。

保護者宛文書の項目について

保護者宛文書での項目について、より詳しくみていきます。文書番号をつけるにあたって、もし採番簿というものがある場合には、きちんと採番してから、文書番号を記入する必要があります。もし、採番簿がないような場合には、文書番号は必要ないかもしれません。日付は、その文書を作成した日ではなく、

一般的には、その文書が配布される日という場合が多いようです。学校によっても違うことがあるので、確認が必要です。また、発信者の名前については、略称は使わないようにしましょう。複数人いる場合には、責任のある立場の人から並べるようにします。件名については、なるべく一目で、どのような内容か見当がつくように、簡潔なタイトルを心がけましょう。

件名は中央揃えになるように配置します。前文として、まずは時候のあいさつを書くようにします。拝啓は書かない場合が多いようです。そして、常日頃、協力していただいていることに対しての感謝の気持ちを簡潔に続けると良いでしょう。例えば、保護者のみなさまには、日ごろより本校PTA活動にご支援とご協力を賜わり心より感謝申し上げます、

などという内容にします。そして主文に入るわけですが、前文と区別をするために、さて、などという転語を入れるようにしましょう。末文では多数のご参加をお待ちしております、などと終わりの言葉を記載するのを忘れないようにしましょう。そして、別記には詳しい日程や開催場所、持ち物や必要であれば会費などの情報を書くようにします。

保護者宛文書で気を付けるポイント

保護者宛文書を作成する際に気を付けるポイントとして挙げられるのは、まずひな型を決めるということです。大抵の場合には、学校などで作成している文書を参考にするのが一番良いと思われます。もしくは、インターネットなどでも参考になるひな型を探すことも可能です。一度ひな型を決めておくことで、他の文書を作成する際にも、応用が可能ですので、後の作業が楽になるといえるでしょう。

文書を作成する時には、1文が長くなり過ぎないように注意しましょう。接続詞を多用した文章は、読みにくく、誤解も生じやすいので、誰が読んでも、同じ意味合いで理解できるような文章を心がける必要があります。また、連絡先についてですが、具体的に、担任の先生までお願いします、または、学級委員に問い合わせてください、などの記載があると親切な文書といえるでしょう。もし、申込み用紙を添える場合には、できるだけ、お知らせの文書と同じ紙面に申込書をつけるような形にすると良いかもしれません。

点線で切り取り線を設けたりすることで、対応できる場合が多いようです。申し込み用紙を別に用意すると、2枚を綴じる作業も発生してしまいますし、費用の面でも1枚にした方が良いといえます。また、申込み用紙に書く氏名は、保護者の名前であるのか子供の名前なのかをはっきり分かるようにしておくことが大切です。文書を配布する時期についても、あまり期日が迫った頃になると余裕がありませんので、ゆとりを持って作成するようにしたいものです。

いろいろな決まりについて

保護者宛文書には、いろいろな決まりがある場合が多いようです。疑問に思うことがあっても、そういう決まりなのだと割り切って作成した方がスムーズにいく場合もあります。学校関係の公文書の場合には、言葉の使い方にも慣習があるケースもみられるので、前もって聞いておいても良いかもしれません。

とくに、小学校の場合には、通常の文書では漢字表記になるような部分でも、ひらがなになる事もあるので、統一するように注意が必要といえます。また、ご多忙中という言葉に関しても、ご多用中としたり、子供という表記は供の字をひらがなで表すことが多いようです。そのような違いについても、学校などによって違いがあるものなので、確認しておくことをおすすめします。

保護者宛文書は、一度だけでなく、度々作成する必要が出てくるものです。ですから、最初から完璧を目指していては、肩に力が入り過ぎ、文書作成の作業が負担と感じてしまいます。しかし、慣習や形式などはあっても、保護者が必要としているのは、正しい情報を得るという点なので、書式や時候のあいさつなどばかりに気をとられて、

肝心な伝えるべき情報に誤りがあってしまっては意味がありません。ですから、このような文書を書くときには、まず、どのような書き方をすれば、その期日までに間に合うのか、連絡の仕方がスムーズにいくか、などについて、しっかりと考える必要があるのです。申し込み書類などがあれば、文書の作成後にも作業が必要ですので注意しましょう。

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