大学謝恩会の案内文の書き方

1.謝恩会の案内文について
2.案内文と招待状
3.案内状の書き方と例文
4.出演依頼の書き方

謝恩会の案内文について

謝恩会の案内についての文章ですが、招待をすることになる側が出すものです。謝恩会というのは、卒業生やその保護者たちが、教師や恩師に感謝の気持ちを伝えるために催す会のことをいいます。ほかにも、卒業生が恩師と両親に対して感謝の意を表わすための会のときもあるということです。

招待状を書くときには案内文をしっかりと書くようにしておくことが大切です。人を招くための案内状や招待状は、相手が出席したい、と思うような魅力のある文面にすることがポイントです。いろいろな謝恩会がありますが、よくあるのが大学や学生時代のものが多いということです。案内文の書き方にはきちんとした参考になる例文などもあるので、それを読んで書いてみるといいです。

案内文と招待状

謝恩会の日時や場所、そして会費などについて詳しいことなどを主文の中で書いてしまうと紛らわしくなってしまいます。なので、挨拶文の後に別記でまとめておくようにします。出欠の返事についてのお願い、また、服装についての要望、それから駐車場の有無などは、末尾に小さな字で添え書きしておくのがいいです。

会場までの交通手段、そして所要時間や案内図なども添えておくようにするとわかりやすいものになります。送った相手にわかりやすいように作ることが大切です。大学のものなどの場合、学科やサークルなど、いろいろなものがありますが、書き方によってわかりやすさが違います。

間違えたりしないように気をつけておくことが大事です。謝恩会の通知を出す時期なども考えておかなければいけないのですが、人数が多い謝恩会の場合だと、遅くても１ケ月前までには参加者から、出欠について返答が得られるように考えてスケジュールを組んでおくようにします。

どんな案内状や招待状でも早めに出して、出欠の確認がしっかりと出来てから後々に微調整をすることを考えて行わなければいけないといいます。書き方や基本的なマナーなどもきちんと出来ているのが当然なので、早めに考えて、文章や日時、場所などが間違えていないかということをきちんと確認できている状態であることが大事です。

案内状の書き方と例文

お礼状や案内状、招待状などそれぞれで必ず守らなければいけないことなどを確認しておくと文章も考えやすくなります。たとえば、時候の挨拶やその謝恩会の季節に合わせた季語を含めたものであるか、頭語と結語を間違えていないか、文章に敬語、謙譲語などを間違った使い方で書いたりしていないか、ということがわかるようにしておきます。

先生に渡す場合には、きちんと敬語を使うように気をつけます。基本的な構成として、はじめに拝啓、最後に敬具などの決まり文句、つまり頭語と結語を忘れないようにしておくことです。例文としていくつか案内状の文章の書き方を読んでみると、

拝啓、立春の候、皆様におかれましてはお健やかにお過ごしの事と心よりお慶び申し上げます、という頭語と季語を含めた時候の挨拶を書いておきます。さて、本年度は園児のみなさんも父兄のみなさんも本当に仲が良く、運動会に、バザーにと楽しく過ごしてまいりました。

しかし、みなさんと一緒にこの幼稚園で過ごせる時間もあとわずかとなりました。これまでお世話になった先生たちへの感謝の気持ちもこめまして、下記の日程でお別れ会を予定しております。園児たちとお父さん、お母さんが先生たちと一緒に遊べるお歌もゲームも用意し、にぎやかな会にする予定でございます、

という風に、日頃お世話になっている方々やお礼やねぎらいのことばを入れておくといいです。それから、先生たちへのお礼の会（謝恩会）の目的も兼ねておりますので、ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます、

という感じで、会の目的や参加のお誘いの言葉などを盛り込んでおくようにしておきます。突然、謝恩会なので必ず参加してください、という風に書いたりは絶対にしないようにしておくことです。最後に結語である敬具、と書いて、連絡事項として、日時、場所のほか、可能であれば会場の地図などを入れておくというのがわかりやすいです。

大学の謝恩会などの場合

先に書いた例文のものは、幼稚園などの場合の案内状なのですが、大学などの場合は、教授、準教授、助教、助手、講師、はもちろん、両親や保護者などにも招待状などを出すことになることがあります。

そのようなときにもしっかりとした文面と案内文で書けるように気をつけておくといいです。卒業式当日、または、日を改めて行われる場合が多いということで、返信用のハガキを同封する、もしくは返信用封筒に切手を貼ったものを同封しておくと便利です。

ここでも例文を考えてみると、まずは頭語、そして時候の挨拶からはじまります。拝啓、薫梅の候、時下ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます、という風に書いて、さて、私たちも３月を持ちまして卒業するはこびとなりました。

これもひとえにご指導頂いた先生方のおかげと心より感謝申し上げております、という感謝の気持ちを書いておきます。そして、つきましては、ささやかではございますが、これまでお世話になった先生方をお招きし、下記のとおり謝恩の会を開きたいと存じます、と参加のお誘いの言葉を書いていくようにします。

何かと慌ただしい時期、ご多忙中恐縮ではございますが、ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご出席賜りますようお願い申し上げます、と書いたら、最後に、敬具、と結語をつけて、そして会場や日時のほかにも、会場の地図などを書いておくようにします。

招待状や案内状として書いているので、招待客である恩師から会費を集めることがないようにしておきます。なので、この例文にも会費に関してのことは一切記載はしていない状態です。公的な手紙を書く場合、頭語、時候の挨拶の後に続けて相手の健康や繁栄を喜ぶ言葉を書く、というのが一般的だといわれています。

また、前文と末文の慣用句は格をそろえるように気をつけておくことが大切です。送りたい相手によって書き分けることができるようにしておくと、案内状のほかにも招待状、お礼状などを書くときにもすぐに書くことができるようになります。

案内状の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：入学式案内状の書き方
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