入学式案内状の書き方

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  1. 1.案内状の役割
  2. 2.入学式案内状の書き方
  3. 3.親族に宛てた手紙の書き方

 


案内状の役割

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電話やメールなどの、リアルタイムの通信手段が普及してきた現代では、普段の生活で頻繁に郵便を利用することは少なくなってきました。しかし、ビジネスの場面や、冠婚葬祭の場面では、現在でも郵便を使用することがままあります。

 

手紙やはがきの書き方や、出し方のマナーは、郵便を利用する機会が少なくなってきた現代でも、社会人には必須のスキルとなっているのでした。手紙にはさまざまな種類があります。ビジネスの場面でよく利用されるのは、解雇や採用などの人事に関わる場面だったり、ビジネス上の請求や、各種案内状、お礼状などです。

 

冠婚葬祭の場面では、式場への案内状や、式が終わった際に式に出席してくれたことへの礼を述べるお礼状などがよく使われます。このように見ていくと、案内状の占める割合がけっこう多いことがわかるでしょうか。ビジネスの場面でも、プライベートな冠婚葬祭の場面でも、広義にはダイレクトメールなども案内状にあたると考えられるでしょう。

 

案内状は、どのような役割があるのでしょうか。案内状の役割には、大きく分けて3つの意味があります。まずひとつには、会や催しが開催されることを伝える目的があります。案内状は基本的にお誘いの文句になりますが、来てもらうことを想定せずとも、開催することを伝えるために案内状を出すことがあります。

 

つまり、案内状を出すことで、「あなたに連絡をしましたよ」という意味を持ち、かんたんな挨拶状のような意味も持ち合わせることになります。また、催しの内容などを伝達するためにも案内状は必要になります。会合に費用がかかるのか、どこで行われるのか、必要なものはあるのか、などの事務的な事項をまとめて連絡するためには、案内状は便利です。

 

次に、案内状には招待状と言う意味が含まれています。お客様をもてなし、歓迎しますよ、という意味が含まれていますので、もてなすような丁寧な文面をこころがける必要があります。相手と自分との立場を考えて、もてなしの気持ちにあふれたあたたかい案内状が書けるとよりすてきだと思います。

 

そして、3つ目の役割として、会合などに出席するのか、欠席するのかの意図を確認する目的があります。これは、会合の性質によって、ある場合とない場合があります。無料の展示会など、たくさんの人を呼ぶ意図がある催しの場合には出席確認をとる必要はありません。

 

結婚式や、祝賀会など、準備の関係で出席する人数を確認する必要がある場合には、往復はがきなどで案内状を出し、返信用はがきに出席か欠席かを回答する欄を設けておくようにします。

 


入学式案内状の書き方

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入学式の案内状は、親族、あるいは親しい知人に宛てて書くものになります。自分の子供が入学を迎えるときに、入学式に案内する手紙をおじいちゃんおばあちゃんなどの親族に書きます。あるいは、入学にともない、入学祝いの食事会に案内する場合もあります。

 

特に小学校の入学式で書かれることが多いようです。小さい子ども、特に孫の入学式前の晴れ姿を一目見たいと考える人は多いですから、それを見越して案内をさしあげる、というふうになります。入学式案内状は、通常の手紙の構成を踏まえた上で、以下のような書き方となります。

 

通常の手紙に必要とされる要素は、上から順番に頭語、前文、主文、末文、あとづけとなります。これらを踏まえて内容を見ていきましょう。頭語は、「拝啓」「前略」などの慣用的に使われる語句のことですが、今回の場合、親族や親しい知人に宛てる手紙ですから、省略してもかまわないかもしれません。

 

また、案内状は母親が書く場合が多いため、頭語は省略し、女性が結語として利用する「かしこ」などを使うこともできます。前文には、季節に合わせた時候のあいさつと、必要であれば近況報告などを入れます。入学式案内状ですから、手紙を書くタイミングは4月になります。

 

春に似合う時候のあいさつを選んで使うようにしましょう。主文には、入学式開催の旨を記入し、招待の意志を伝えましょう。末文には、普通は健康をお祈りする、などの文面を入れることが多いです。ですが、普段から顔を合わせる機会が多い相手の場合には、少し不自然になることもありますし、

 

少し他人行儀な感じもしますから、「入学式案内のご案内まで」のように、簡単に済ませてもいいでしょう。最後に「○○のランドセル姿をぜひ見ていただけたらと思っています」などのように、子供のことをまじえてお誘いしてもいいでしょう。

 

あとづけには、書き手の氏名と住所など、事務的な必要事項を記載します。また、入学式が行われる場所が難しい場合には、その地図も記入しておく必要があります。入学式の日時などは、主文内にも記入していることかと思いますが、わかりづらいと感じた場合には、もう一度必要事項のみまとめて書きなおしておくと、より丁寧な案内となるでしょう。
 


親族に宛てた手紙の書き方

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入学式案内状は、基本的に親しい相手に向けた手紙となることが多いです。ですから、あまり型にはまりすぎず、多少くだけた感じの口調にしても構わないでしょう。あまり堅苦しくしすぎてしまうと、他人行儀な冷たい印象を与えてしまうことにもなります。

 

「招待する」というもてなしの気持ちを反映させるためには、相手に応じたことばの使い方を選択する必要があります。かといって、あまり口語ばかりにしてしまってもしまりがありませんから、通常の手紙の文面に、ところどころ柔らかい口調をはさむようにすると事務的な印象が払拭され、よりあたたかみのある案内状になることでしょう。

 

また、手紙の形式としては、便箋と封筒を使用する際には、白無地のものがもっとも無難だとされています。多少柄付きのものでも、親しい相手へ向けたものであればかまわないでしょう。また、招待状は縦に細長い和封筒ではなく、洋封筒を使用することが一般的です。

 

地図などが必要なかったり、文面が少なかったりして、占める面積が少なくても大丈夫そうな場合には、封筒と便箋ではなく、はがき一枚でも十分かもしれません。それぞれの状況に応じて考えるようにしましょう。

 

案内状の書き方など色々な書き方は下記の記事も参考になります♪
タイトル:13回忌の案内状の書き方
タイトル:6年生を送る会の案内状の書き方

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