趣意書の書き方

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  1. 1.趣意書の添付が必要となるとき
  2. 2.趣意書を作成するための準備とは?
  3. 3.趣旨が伝わる文章の書き方
  4. 4.グラブチームの募金について
  5. 5.会社法人などの設立趣意

 


趣意書の添付が必要となるとき

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国や地方公共団体をはじめ組織外の利害関係者に対して、企画や募金、会社などの組織の設立を申請する場合に、趣意書の添付を要求される場合があります。趣意書とは「物事を計画する際に、趣旨を説明するため」に要求されるもので、それぞれの内容によって利害関係者へ、

 

計画の有効性や優位性をうったえるために使用するものになります。大きな組織などで会社設立のために作成されるものから、小さなスポーツクラブで募金を集めるために作成されるものまで、趣意書を必要とする計画の内容は多岐に渡ります。いずれも、利害関係者に対して理路整然としたものでなければなりません。

 


趣意書を作成するための準備とは?

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趣意書には決まった様式や決まりはありません。計画している内容について自分の意見を述べるための書類になります。そのため、自らの考えを全面に出し過ぎて独りよがりな文章になったり、長く書きすぎて趣旨がぼやけてしまうなど、せっかく考えた文章でも相手に伝わらないなどの失敗が出てきます。

 

そこで、趣意書の作成をするにあたって、事前に内容の方向性などをしっかりと定める必要があります。まず第一に「誰に対して説明をしているのか」を明確にしましょう。自らと読み手の関係性を意識するためです。もちろん、利害関係者のみではなく全くの第三者が読んでも良いようにしっかりとした説明は必要です。

 

しかし、利害関係者の立場を無視した不適切な表現や、関係性が全くない様な表現があると、うまく受け止めてもらえない可能性が出てきます。第二に、この計画が必要となった現状や経緯を明確にしましょう。「どうして必要なのか」を伝えるためには、今ある状況をまずは相手に理解してもらうことから始まります。

 

必要であれば、過去・現在と時系列に従って説明をすることも有効となります。これまでの方法ではなぜ成果が得られなかったのか、などの改善ポイントを素直に伝えることも、誠意ある姿勢が伺えるので良いと思います。

 

第三に、計画が遂行された場合にどのような結果が得られるのか、「未来」についてのビジョンを明確にしましょう。目標や結果に対するビジョンのない計画は賛同を得ることは難しいと考えましょう。

 


趣旨が伝わる文章の書き方

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文章のみの様式になると、読み手の興味がだんだんと薄れてしまったり、趣旨がぼやけてしまうなど、心理的なマイナス要素があります。そこで、大見出し(趣意書のタイトル)と小見出し(細かい内容のサブタイトル)を設けて、できるだけ段落やグループに分けて文章を構成してみましょう。

 

書き方はそれぞれのタイトルを先に決めて、グループごとに必要な項目を箇条書きなどのメモを作成しましょう。メモを元に文章を作成したあとに、前後のグループ同士で矛盾している点は内かどうか、重複した文章が内かどうかを総合的にチェックしていきます。

 

論点に矛盾が出てしまうと、信用度が低くなってしまったり、重複した表現は読み手の興味をそいでしまう原因となります。小見出しの締めくくりは、計画が遂行された場合の成果について利害関係者へ強くうったえるものになるように意識をして書いていきましょう。

 


グラブチームの募金について

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趣意書を作成する際のポイントを、事例を元に見ていきましょう。ケース1として、クラブチームなどの募金についての趣意書を作成していきます。事前の準備として、誰に対してうったえるのか、必要とする額はいくらなのか、募金の集め方などのメモを作っておきましょう。

 

次ぎにタイトルをきめていきます。メインタイトルは募金に関する趣意書であることが分かれば充分です。サブタイトルとして小見出しを考えましょう。たとえば、「クラブ運営の現状」、「今後の運営に必要となる資金の額と不足額について」、

 

「募金の実施方法(集め方)」、「とりまとめの責任者と監査役となる人の委任予定」など具体的に決めていきましょう。タイトルが決まると自然と内容がすらすらと書ける上に、読んでいる利害関係者も読みやすく理解しやすくなります。この小見出しを考える際には、

 

より具体的となるように数字で表せることは数字を使うようにしても良いと思います。また、必要な情報に漏れがないかどうかを、趣意書を最終的に提出する前に第三者へチェックしてもらうことも、より伝わりやすいものになるポイントになります。

 


会社法人などの設立趣意

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会社や組織を立ち上げる際に作成する趣意書ではどのような流れがあるのでしょう。ソニーの創業者の一人である、井深大が起案した「東京通信工業株式会社設置趣意書」の形式を参考に取り上げてみましょう。まず、東京通信工業株式会社を設置するまでの井深氏の携わった事業内容や実績について時系列に従って説明をしています。

 

戦中における技術者の立場から戦後における通信技術の社会的な技術の貢献と、今後のあり方を段落を分けて書かれています。説明文は、第三者に対して歴史的な背景も分かるように「いつ」の話なのか、「何の」話なのかがきちんと記入されています。

 

特に固有名詞が出てくる場合には略称を使用せず、正式な名称できちんとかかれています。これらの文章によってまずは、設立に至る経緯をしっかりと明記しています。その後に、小見出しを設けて重要な内容の説明を行っています。小見出しには「会社設立の目的」、「経営方針」、「経営部門」となっています。

 

ここでは全文の様に段落による文章の構成ではなく、一文ずつの箇条書きの形式となっています。重要なことは、箇条書きにして短文で分けて書いた方が相手が読みやすく整理することができます。また、経営部門の説明では、各部門の役割と見込まれる成果を具体的にあげて、利害関係者が必要とする情報に漏れがないように細かくかかれています。

 

特に決まった様式がないからこそ、ほかの団体などが作成した内容が似ている趣意書を参考にすることはとても大切です。それらの趣意書の良い点を取り入れて、最終的に自らがうったえる内容が確実に明記されているかを注意して伝わる趣意書の作成をしていきましょう。

 

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