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電化製品などを購入すると電化製品ゆえに壊れてしまうことがあります。そんなときには修理依頼書を書くことになります。意外にも書く機会のある修理依頼書の書き方を今回ご紹介します。
修理をどこに依頼をすればいいのか
これには３通りの方法があります。まず1つ目は買った家電量販店に持ち込むことと２つ目に買ったメーカーに直接依頼をする、３つめ目に電化製品専門修理業者にだすことです。いずれの方法を選ぶにしてもまずはじめに保証書を探しましょう。家電量販店で購入した際にその量販店ならではの延長保証書が同封されていることが多いです。
期限が切れていた場合はメーカーに直接お問い合わせをすることが好ましいでしょう。メーカーのホームページにはお問い合わせのためのページがあります。直接窓口に相談しても商品が直らなかった場合は修理にだしましょう。
大概はメーカーが用意した修理用のテンプレートがありますので、それをプリントアウトして必要事項を記入の上郵送します。また、会社によりますがインターネットのお問合せフォームから修理依頼ができるメーカーもあります。そのあたりはしっかりと確認しましょう。
必要な記入事項の書き方
メーカーによって記入事項は変わってきますが、必ず必要となる記入事項は大概は共通しています。まず１つ目に依頼主の苗字と名前です。２つ目には依頼主の住所と電話番号を記入します。３つ目には電化製品の型番やシリアルナンバーを記入することです。これらは電化製品の本体の裏側に書かれていることが多いです。
最重要項目について
一番重要なのはどのような不具合が起きているのかを具体的にしっかりと書くことです。例えば、パソコンの画面が真っ暗になったという不具合が一つ起きている場合です。ここで単純にただその症状を書くだけという方も少なくないです。これだけではなぜそうなったのかがわかりません。なので具体的に書くことが重要です。
例文を２通りあげると、「４日前にノートパソコンを落としてしまい、液晶が割れて電源を入れても画面が真っ暗になるようになったので、破片をセロテープで張り付けて対応したのですが一向に改善しない」ともう1つに「ノートパソコンを使い始めて２年たっていますが、４日前にパソコンを使ったところいきなり画面が真っ暗になり、電源を入れなおしても真っ暗が改善されなかったので、２日ほどおいて再度電源を入れなおしましたが真っ暗のままです」という２つの事例では修理担当者の人が検査する項目が異なってきます。
これはパソコンに限らずに、不具合の詳細を書く場合には、いつから・どんな症状であるか・どれほどの頻度で不具合が発生するのか・その症状に対してどのような対策を施したのか・その他の補足事項の５つが重要です。修理依頼書ではこの５つの内容を簡潔にわかりやすくまとめて書く必要があります。
修理依頼書の書き方の例文について
修理依頼書には必ず不具合内容の詳細を記載する欄があります。その欄の正しい書き方をご紹介します。例ですが「４月２０日までパソコンの液晶が正常に表示されており、とくにフリーズ等の症状もなく前触れのない状態でした。しかし４日後の４月２４日にパソコンを利用したいと思い、起動したところ画面が真っ暗のままでしかしながら、電源ランプはしっかり点滅しているようでした。
おかしいと思いまた電源を入れなおしましたが改善しませんでした。なので様子を見るために２日ほど置きました。４月２６日の午前９時ごろにまた電源を立ち上げましたが、画面は真っ暗のままです。困ったので説明書を探し出してみてみたところ改善しませんでした。そのためお問い合わせをすれば改善するかもしれないと思い、お問い合わせをしてみましたがサポートさんの指示通りに操作をしてみましたが一向に改善しませんでした。
そこでサポートさんに修理をだしてみてはと言われたので修理依頼をお願いすることにしました。また、保証書が切れていたので、有料修理になる場合でしたら下記に書いてある上限額以内でしたらお支払いたしますので修理をお願いします。」という書き方がベストでしょう。
パソコンのデータの場合データを削除してもよいかという項目がありますので、もし消したくないようでしたら消したくない趣旨をしっかりと伝えることが重要です。また、見積もりをしたあとにキャンセルをすると、診断料金を請求される場合があるので注意しましょう。
まとめについて
自分の中でこれはパソコンが故障したと思っていても設定が間違っていたり、誤っておしてはいけないボタンを押してしまっただけの事例もあります。すぐに修理を出そうとはせずにまずは、説明書をよく読み自分のやっている設定や操作は正しいのかを確認しそれでも解決しなければ、メーカーのお問い合わせ窓口に相談するとよいでしょう。
簡単に症状が改善される場合があります。また、修理依頼書に書く不具合記載項目にはあいまいな憶測は書かないとよいでしょう。あいまいに書いてしますと混乱のもとになります。しっかりと根拠のあるものを記載するようにしましょう。
色々な書き方がありますが、下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：調査依頼書の書き方
タイトル：測量野帳の書き方
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タイトル：研究依頼文書の書き方