文章の書き方：稟議書

1.稟議書とは
2.稟議書の書き方の構成
3.稟議書で便利な文章と稟議書の書き方例

稟議書とは

稟議書とは、複数にわたる関係者すべてから承認を得るための提出するものです。一般的には「りんぎしょ」と読まれていますが、正しくは「ひんぎしょ」です。ただし「りんぎしょ」でまかりとおっていますので、その名でも差し支えありません。

起案書や立案書、回議書、伺い書といったものと同義です。大きな会社の場合には「稟議規定」がありますので、書式フォーマットや書き方のほかに、取扱規定や文章の保存期間なども定められています。それに沿って文章を書き進めていれば問題はありません。

しかし中小企業、近頃では特にベンチャー企業などは稟議書の書き方などが示されていないケースもあり、書式を意図的に示していない「自由形式」を採用しているところも多く見られます。「どうやって書いていいのか解らない」と戸惑う人も多いでしょう。

そもそも稟議とは、企業において意思決定を行うシステムの中のひとつのプロセスです。これは世界的に見て他には見られず、日本の独特のものであると言われています。稟議書の文章を作成したものは起案者と呼ばれます。

起案者から提出された稟議書は、一般的に部門担当者といった下位から各上司といった上位者に、段階を追って回覧され、承認と捺印が得られれば更に上位に届けられるといったことを繰り返しながら、最終的には最終決裁権限を持つ所にまで到達し、そこで証人と捺印が得られれば「決定」となる多段階決済の方式です。

途中で承認と捺印が得られなければ最終決裁権限者にまで行くことはなく、途中の段階で差し戻されてきます。この意思決定の方法は、故人の責任を回避する目的があるとされ、個人主義が発達してこなかった日本だからこそ好まれているのではないかとされています。

複数の関係責任各者が承認を重ねてゆく方法であるため、何かしらの問題が後に発生したとしても、責任の所在がどこにあったのかといったことが特定しにくくなります。そこに体質の問題があるとされつつありますが、それでも稟議書のシステムがなくなるということは、当分なさそうです。

稟議書の書き方の構成

稟議書を作成する時の目的は、何を置いても「承認と捺印をもらうこと」になります。これを勝ち取り続けなければ、最終決裁権限を持つ所にまで到達しないのですから、実現されることはないのです。すべての段階に置いて「承認と捺印」が撮れる文章でなくてはなりません。

そのためにも書き方の工夫が必要です。まず誤字脱字がなく、簡潔明瞭に書くのが基本です。多くの稟議書が回ってくるのですから、趣旨が明確でないものは、その時点ではじかれてしまいます。広告などで言えば「キャッチ」の部分になりますが、そこで興味を持たれなければ、負けです。

膨大な数の書類を抱えている時に、「何が書かれているのか冒頭でも分からない」「誤字脱字ばかりだ」となれば、内容まで確認するほど上司は暇でもなければ親切ではありません。またそういった文章レベルで稟議を取ろうとする「精神性」も問題視するでしょう。

このようなことを踏まえて、必要な項目に沿って書いてゆきます。一般的には「件名」「決裁事項となる稟議内容」「これによる効果といった理由」「実行に必要な予算」「その他データなどの添付資料」、この5つの項目を順に書いてゆきます。件名はなるべくシンプルに、何について以降書かれているのかを表します。

たとえば「会計ソフト購入の件」「備品納入の件」といった「何何の件」といった書き方が望ましいとされています。決裁事項である稟議の内容については、箇条書きに努めるのが望ましく、物品購入がその内容であれば、機種やメーカー、その価格、数量、購入先といったものを項目としてまとめます。

もし稟議内容が無形のものである「セミナー参加」といったもののケースであれば、開催日時や会場、主催者、講師、参加する目的、参加者、参加費用などの項目を箇条書きにまとめます。その後、「これによる効果といった理由」を書きます。

費用対効果ともいえる部分ですので、これによってどのような効果を会社にもたらすのかといったことを相手に伝える内容に心がけます。ここにも簡潔さが必要とされますが、「なぜ必要であるのか」といったことがわかる書き方であると、稟議は通りやすくなります。

たとえば「事務系ソフトの導入」が内容であれば、その目的効果を表すのに、「効率化をはかるのに有効である」といったものであれば不十分です。もっと具体的に「1カ月20時間の事務省力化が見込め、それによって会社にはいくらの人件費削減効果をもたらすことができる」といった内容の記述が好まれます。

予算との効果の兼ね合いが具体的な数字で表されていることが望ましいでしょう。「予算」については、正確に記載し、消費税なども表示します。すでに予算申請で認められているのかを明確にしておきます。

もしまだ認められていない、もしくは予算外になるならば、発生するであろう反論予想し、先の「理由」の部分で費用対効果などとともに先回りして記述していくことが重要です。「添付書類」は、「理由」に後に添付内容を箇条書きで添えておきます。実際に添付するものは、物品の購入であれば、その対象となる製品のカタログや見積書などを添付します。

あまりにかさばるようであれば、要点のコピーなどを取って、スマートになるような工夫も必要です。また「これによる効果といった理由」に書かれている内容の信憑性を高め、必要性を担保する具体的な費用対効果などのデータは、更に詳しく書類にして添付すると、有利な判断を促すことになります。

稟議書で便利な文章と稟議書の書き方例

稟議書は「標記の件について、御決裁くださるようお伺いします。」や「掲題の件につき、ご承認いただきたくお願い申し上げます。」で始まり「御考察を宜しくお願い申し上げます。」といった言葉で結ぶと、全体的に締まります。たとえば以下のような書き出しで使います。

「起案日・平成25年5月20日起案部署営業課3課
起案者・田中太郎
件名・営業3課パソコン増設について
標記の件について、御決裁くださるようお伺いします。」

また結びでは「Ａ社発注予定金額（金額）、Ｂ社発注予定金額（金額）によりＡ社が安く、信頼もおけると判断しています。Ａ社の発注を希望します。御考察を宜しくお願い申し上げます。」と使います。

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