持ち回り決議の議事録の書き方

1.持ち回り決議とは
2.持ち回り決議書の議事録の書き方
3.書き方のポイント

持ち回り決議とは

持ち回り決議というのは読んで字の如く、書面の決議のようなものなのです。取締役の人が決議事項の提案案内を記載した書面を作成し、そこにハンコを押します。ハンコはあまり必要ではないのですが、決議の内容を承認したという証拠になります。それを別の取締役の人に持って行き、さらにハンコを押すのです。

数人に承認のハンコを押してもらうことで、持ち回り決議が成立するのです。持ち回りの決議が認められるのは、取締役非設置会社の取締役決議のみです。取締役会が設置されている会社では、利用することが出来ないのです。会議自体を構成する必要のない決議の場合に、利用することが出来ます。

書面決議ととても良く似ていますが、大きく違うのは反対することも可能ということです。実際に会議を開催したような場合と同じような決議案件でよく、一堂に会う必要がない点では書面決議と同じになります。

持ち回り決議をした場合には議事録のような書面の作成義務はありますが、後日にきちんとした証拠になるように作成するのが一般的になっています。持ち回り決議には欠席という概念がなく、会議とは違っています。意思表示が出来ない人がいたり、全員が賛成する必要がなくても全員に観覧してもらう必要があるのです。

持ち回り決議書の議事録の書き方

タイトルは「取締決議書」として、会社執行前の有限会社の流れで「取締役会議事録」とする会社も多いです。代表取締役の互選の実の場合には、「取締役互選書」としている会社もあります。決議した日付と書面の作成日時は必須で、開催場所や開催時間は任意になっています。実際に集まって決議した場合には、きちんと記載するようにします。

持ち回り決議や、電話会議をした場合は省略しておきます。さらに会社名と決議の日付、決議された内容やその結果を書きます。決議の結果は全員一致だったや、過半数の一致によって可決したなど細かく記録しておきます。特別利害関係人が居る場合はその人の名前を、取締役の記名と押印を必ず加えます。

欠席という概念は存在しないのですが、登記実務ではそこまで深く考える必要もないです。会議自体を構成していなくても会議を招集して開催したのならば、欠席もあります。持ち回り決議であることをきちんと記載した書面を作成しなければならない場合ではない限り、細かく判断する必要もないです。さらに代表取締役の互選書は、取締役員善人の押印と記名が必要な場合があるので注意が必要です。

書類の作り方によっては議事録だけでは内容が完結しない場合には、同意書も一緒に綴じておくようにします。別紙の通りに決議が成立したというような文章があるのなら、同意書や提案書はコピーを一緒に綴じておくようにします。議事録には必要がない場合は原本はきちんと保存し、資料として保管しておきます。

株主総会などの書面決議の場合も、同じです。議事録の他に同意書がある場合は、取締役全員の名前や印は必要ないです。書面決議の同意書には全員の名前や印が押されているので、議事録には最低限で大丈夫です。提案者の署名は同意書には必要ないと考えがちですが、その人も含めた同意書は必要です。同意書にはどの提案に対して、どのような同意なのかを明確にするようにします。

書き方のポイント

書き方のポイントは決定事項から討議事項、懸案事項の順に書きます。項目部分の並び順も大切で、報告書は結論が始めに来ることが決まっているので決定事項を始めに持っていきます。そして理由や経過が詳しく書いてある討議事項を書き、宿題や次回の会議の日程などを懸案事項に記載します。

忘備録も兼ねると、読み手にも分かりやすい書類になります。項目の部分では時系列が行ったり来たりしないように、未来の予定である懸案事項は後にします。一番重要なのは決定事項で、討議内容を一語一句間違えずに書くよりも分かりやすく決定事項を書くように注意します。

社内の打ち合わせなら一人ひとりの言葉を間違わずに書くと時間が掛かってしまうので、決定事項に力を入れて書くようにすると分かりやすい書類になります。一般的に２４時間以内に発信するようにして、時間を掛けずに提出することがポイントです。社内に決まりがある場合にはその時間内に仕上げるようにして、素早く提出出来るようにします。

会議が本格的に始まる前には分かる項目だけを埋めるようにすれば、時間短縮に繋がります。また分からないことや記憶が曖昧な部分は、他の参加者に確認を取るようにします。最後に上司にチェックをしてもらってから、発信するようにします。

いくら急いでいるからといって間違って発信してしまうとトラブルの元になってしまうので、必ず確認してもらうようにすることがポイントです。会社内に例文やフォーマットがある場合は、それに従って書くようにします。こちらの場合も最終的に上司に確認してもらって、発信するようにします。

ビジネスにおける書類の書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：議事録の書き方
タイトル：稟議書の書き方
タイトル：提案書の書き方
タイトル：会議の議事録の書き方

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