報告書書の書き方

業務日報・報告書書を作成する場合には、まずその報告書の目的をはっきりさせる必要があります。一般的には日々の業務の記録化や、進捗状況の確認などが目的になりますので、そのような目的がはっきりと際立つように記述していくことがなによりも重要になってきます。

1.業務日報・報告書書の書き方
2.業務日報・報告書のポイント
3.相手によっても変える報告書の書き方
4.これだけは避けたい報告書の書き方

業務日報・報告書書の書き方

この場合には、いつ誰がどのような作業をしたのかがはっきりと分かるようにして記載することが必要になり、必要な項目はすべて埋めるようにして記入していかなければなりません。さらに報告書のなかには、上司と部下とのコミュニケーションツールとしての目的があるというものもあります。

ビジネスでよくいわれるホウレンソウ（報告・連絡・相談）などが基本的な部分になりますが、具体的なことや感想なども記載する必要がある報告書書もあります。しかしこれらの報告書は会社によってもかなりの差がありますので、業務日報・報告書などをあらかじめ見させてもらい、要点を掴んだ上で記載していくというのは賢い方法だといえるでしょう。

会社によっては書式が自由というところもありますが、その場合には業務日報・報告書のフリーテンプレートなどを上手に活用することによってソツのない報告書にすることができるようになります。これらの報告書では上司や会社の意向などによってもかなりの違いなどが出てきますので、何回も修正を受けないように事前に注意点などを尋ねておくと良いかもしれません。目的をしっかり掴んで、必要な情報をもれなく記入することが重要です。

業務日報・報告書のポイント

業務日報・報告書を作成するにあたってまずポイントになるのが、具体性を重要視するという点になります。具体的といっても様々な要素がありますが、まず重要なのが数字や数値です。例えば営業であれば営業成績、訪問件数、目標達成までの数などになりますが、それらの数値を報告書に書くことによって具体的な報告書になっていきます。

またよくあるのが長々としていて、すぐに要点がわかりにくいという報告書です。報告書というのは後で上司や同僚などが見た時に一目瞭然で作業状況を把握できなくては意味がありませんので、簡潔に要点を記載するというのは重要なポイントになってきます。よく参考にできるといわれているのが「新聞の記事」ですが、いつどこで誰が何をしたのかというのがすぐに分かるような内容にしておくべきです。

さらにビジネスシーンでよくいわれているのが「ＰＤＣＡサイクル」といわれるもので、これは「Plan」「Do」「Check」「Act」という４つの単語から成り立っていますが、日本語では　何を計画し、何をしたのか？何ができて、何ができなかったのか？次の行動はどうするか？というポイントを意識するという点です。

これらのポイントを中心点に記載することによって、よりまとまった報告書にすることができるようになります。書式がとくにないという場合には、改行やスペースなどを上手に入れていくというのも重要になってきますので、報告書自体の書式というのも注意したいポイントだといえるでしょう。

相手によっても変える報告書の書き方

報告書といっても、どのような相手に書くかによってもかなりの違いがあります。例えば上司や役員などに報告書を書くという場合には、簡潔に記述していくことを意識することが重要です。というのも役員などの場合にはとくに時間がありませんので、短い時間で報告書の内容が分かるような内容でないといけないからです。

どれほど詳細な内容が必要なのかは上司や仕事内容にもよりますので、あらかじめ相談しておきましょう。また報告書のなかにはお客さまに出す報告書というものもあります。ケースバイケースですが、文書形式は２段構えという書式が多いといわれています。これは要約部分に関しては相手上司がチェックし、

詳細部分については現場担当者がチェックすることができるようになっており、お客様がより処理しやすくするというのもひとつの気遣いだといえるでしょう。また形式、内容などはお客様に提出する書類の場合にはとくに注意が必要です。事実誤認、間違いなどがあった場合には会社間でのトラブルや問題にも発展しかねませんので、何重にもチェックをすることを心がけましょう。

細かい点ですが、略称の使用を避けることや、役職間違いや漢字間違えなどがないようにもするべきです。チェックに関しては実際に声に出して読んでみるというのが有効な方法だといわれていますので、報告書を提出する前にはそのようにして失礼がないかを見直しておきましょう。お客様によっては書式が指定される場合もありますので、その点も注意が必要です。

これだけは避けたい報告書の書き方

よくある報告書として、何を書いてあるかいまいち伝わらないというケースがあります。これは主文と補足文の主従関係を意識していないことによって陥りがちなミスです。ただ生じた出来事やその理由をダラダラと書いていく場合には文章自体も増えてきていますし、要点がぼやけてしまいがちですので、

報告書の要点がどこにあるのかをしっかり掴んでいくことがとても重要になってきます。また「客観的である」ことを意識するのも重要になります。なかには客観的ではなく「〜と思う」というような感想文になっている報告書も見かけることがありますが、ビジネスシーンでは不適切な書き方になりますので注意しましょう。

これらの点を避けるための方法として、なるべく「箇条書き」にしてみるというのは良い方法だといわれています。報告書の書式によっては箇条書きにはできないという場合でも、主文から補足文につながるようにして書くことで、より客観的で分かりやすい文章にすることができます。また箇条書きといってもやみくもに見出し番号や項目をつけていけば良いというものでもありません。

せっかく項目などがついていたとしても、見出しの後に主文がないと要点との関係性がわからず、内容のぼやけた報告書になってしまいます。それで箇条書きにする場合であっても、主文と補足文との関係を常に意識するようにするのも重要です。報告書には様々な書式や目的があるものがありますが、基本的に上記のポイントに注意して作成することで分かりやすい報告書にすることができます。

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