報告書の書き方

報告書、それは何かを報告するための書類ですが、上司から例えば報告書を書くことを告げられると面倒に思えたり、嫌だと思ったりする人もいるかもしれません。このように思う人は何を書けばいいのか、書き方がわからないからでしょう。しかし報告書に何を記載すればいいのか、書き方を知っていれば、心配する必要は一切ないのです。自分は文章能力がないとか、文才がないという人もいるのですが、その必要は一切ないのです。基本的な書き方、決められた形さえしていれば、実は子供の頃に欠かされた感想文より簡単です。

1.書くときの注意点としては
2.テーマ、目的、種類に添った内容を記載
3.作成にあたっての必要事項はなにか？
4.読み手は誰なのか考える
5.ただ報告するだけではない

書くときの注意点としては

子供の頃や学生の頃に書いた感想文よりも手軽にかけて簡単であるとは言っても、内容に間違いがあれば、感想文とは比べ物にならないほどの損失が、自分だけでなく会社にも、取引先が関係している場合は、その取引先にも関わってきます。社内文書ならあなたの間違いはあなただけの信用問題に関わって終わる程度で済むかもしれません。

しかし、これが社外も関わっている場合には、会社の信用問題にも関わってきますので、個人の問題にとどまらず会社全体の損失にもつながってしまいます。今の時代はビジネスは多種多様化、そして複雑化していますので、報告をする際に書類を提出する機会はとても増えています。書くときには、読む人のことも意識した上で間違いのない報告書を書かなくてはいけませんので基本を押さえる必要があります。

テーマ、目的、種類に添った内容を記載

何について報告をするのか、それによっても内容は違ってきますし、内容に添っていない報告では何のための報告なのか、そのものの価値もなくなります。日報、月報も種類の１つですが、これらは日々のことですので迅速さが重要です。

調査のための報告なら、正確に報告できているかどうか、提案書ならその提案が説得力があるかどうか、何か始末書のようなものを書く場合には、なぜそうなったのか、そして申し訳ないという気持ちと、おわびの気持ちも重要です。作成に入る前に、何について書くことにするのか、そのテーマ、目的を確認した上で把握して要点を押さえて作成しましょう。

作成にあたっての必要事項はなにか？

作成するにあたって一番大事なことは必要なことが、抜けなく全て書かれていることにあります。書式があらかじめ決まっているのなら、書かなければいけない内容が抜けることはほとんどないと思いますが、備考欄を空欄にしたままにするケースもあるでしょう。書式が決められていない場合には自分で記載しなければいけませんので、記載すべきことが抜けてしまうこともあります。

抜けがないかどうかは重要ですので慎重に記載しましょう。5W1Hという言葉がありますが、何を、いつ、どこで、誰が、なぜ、どのようにして、これがもれなく書かれているかどうかを最終的にはチェックしておいたほうがいいでしょう。また経済的な面を重要視している場合は、いくらなど、具体的な数字を記載することも重要です。データを分析する場合はWhich（ウィッチ）、つまりどちらがということも加えるとさらに具体化されます。

読み手は誰なのか考える

この書類をどこかに提出するわけですが、これをどこに提出するのか、誰が読むのかこれを考えて作成することはとても重要なことです。読み手に合わせて作成をする必要があります。専門用語をたくさん使った報告書、これは読み手に対して不親切ですし、読み手に対して不快感を与えることもあるでしょう。

読み手にあった報告書にすれば、読んでいる人に何かを訴えかけたいと思っている場合でも、その効力は大きくなります。ですから、この書類は誰が読むのか、それも配慮した上で作成する必要があります。そして読み手の性格やどの程度の知識があるのか、どのようなことに関心を持っているのかなども想定した上で報告書を作れば、さらに効果的な工夫が仕込まれた物に仕上がります。

ただ報告するだけではない

基本的な報告という要素をいれた上で、ただ報告するだけではありません。自分をアピールすることが出来るかどうかが重要です。自分をアピールできる場所というのは例えば備考欄、特記事項になりますので、こちらは必ずなにか記入するようにしましょう。自分の実感したこと、体験を書く、具体的に提案したいことなどを入れて前向きに取り込んでいるという姿勢を入れることも、読んでいる人に対してのアピールにつながります。

あらかじめ例文やテンプレート、書き方が用意されている場合は問題ないですが、例文がない自分で一から作成しなければいけない場合は、難しいと思えるでしょうけれど、その分、自分をアピールすることができるので、自分の好きに作成することができるメリットはあります。何を入れなければいけないのか、誰が読むのか、そしてアピールすることをおさえることでより充実した内容の書類に仕上がり、高く評価してもらえるでしょう。

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