接待報告書の書き方

接待報告書の書き方についてですが、内容は必要なことを簡潔にまとめましょう。所感を記入する場合としないことがありますが、接待費だけの報告なら必要はありませんが、接待そのものの報告をする場合には必要あります。その場の細かなことも伝えたほうがいい場合には簡潔にまとめられるように用意しておきましょう。

1.必要な情報として
2.接待報告書の構成について
3.作成のポイントについて
4.文字数と文書表現の注意点

必要な情報として

接待報告書の書き方でまず必要な情報から収集しましょう。誰宛に書く物なのか、宛名が必要です。差出人は何部何課の誰なのか、内線番号も何かあった場合に電話をかけてもらえるように記載しておくといいでしょう。日付ももちろん入れましょう。そして標題です。報告書の内容がわかる標題をつけます。

本文は、標題の件につき、下記のとおりご報告いたしますという決まり文句を入れましょう。これはどのような報告書でも決まっていることなので例文というよりも、決まり文句として覚えておくといいでしょう。そして記書きとして「記」の文字を入れてから1接待者、2日時、3接待場所、4面会者、５接待目的、6内容の要旨を記載します。

状況を説明する必要がありますが項目をあげて箇条書きにするとわかりやすいでしょう。接待の要旨はすべてを書くのではなくて、３つ程度に絞り込むといいでしょう。１つにつき50字から100字程度にまとめます。そしてヒアリング事項なども書きましょう。見出しを入れて説明文を要約、そして接待報告内容を説明します。

この、説明をするときには、内容が欠落していたり、誤認しないように注意しましょう。これを2つほど挙げて書きます。そして所見です。自分の意見を入れたい場合にはここに書きましょう。しかしあまり長々と書くのではなくて、２－３行程度にまとめて１文程度でまとめるのがいいでしょう。最後に資料がある場合は添付資料の有無について記載します。これが書くべき内容です。

接待報告書の構成について

構成はこれは接待を報告するにあたっての限定的なものではなく全てにおいて共通して言えることなのですが、内容を三角のピラミッドに例えます。そして下に行くほど詳細に説明が必要になる、そして上にいくほど、三角の頂点に行くほど内容をまとめる必要があります。そしてピラミッドの三角の頂点は、標題です。

次に内容の要旨、そして最後の底辺にあたる部分が詳細内容ということになります。説明文の構成も、実はその中にまた三角の構造を作ります。見出し、小見出し、説明文という順に上から構成されていき、見出しは小見出しの要約をして、小見出しは説明の要約をするといったように、下の文章を先に書くようにして、だんだん上に見出しを付ける作業をすれば詳細な内容を手軽に書くことが出来るでしょう。

作成のポイントについて

誰に出すのか、何のために提出が必要なのか、それを最初に明確にする必要があります。これがはっきりしていなければ意味のない仕上がりになってしまいます。報告書の形式や分量、中身は誰に、何を目的にして提出するのか、それによって違ってきますので、それぞれ目的を明確にして、その上でその目的に合うまとめ方をする必要があるでしょう。

例えば役員やトップなどに提出するならA4要旨に1枚程度で要旨のみがいでしょう。所見は付けるようにして迅速に提出します。上司に提出する場合は、A４に２－３枚程度、所見は必要に応じて付けますが確認しておいたほうがいいでしょう。提出は翌日がいいですが遅れる場合でも数日以内には提出しなければいけません。

報告をする目的によっても違いがありますが簡潔に書くように言われたのなら要旨だけを200文字程度にまとめればいいですが、詳細を書くように言われた場合には、要旨にプラスして詳細も書いた構成で提出します。特にどのような形式でどのような内容で書くようにという指示が無いのであれば、詳細に書いたほうが今後にも役立ちますしあなたの評価にもつながります。

文字数と文書表現の注意点

まず文字数についてですが、目的に合わせたいと思ったら一言で報告するなら５０文字程度にまとめるべきですし、簡潔なら２００文字、一般的に、要旨と詳細な内容を書くのであればA41枚程度で要旨を、そして詳細な内容は2-3枚程度でまとめます。文書表現については語尾の統一が必要です。ですます調でいくのか、である調で進めるのか考えましょう。一度に文章を作った場合は後でおかしいところがないかどうかのチェックは必ずしましょう。

ポイントは声に出して確認するといいでしょう。声に出すと意外とおかしなところが見つかるからです。これが書き方ですが、全体的に見栄えもある程度重視して作りましょう。バランスが悪ければ見栄えも悪くなりますので、受け取ったときにぱっと見て美しいかどうかで実は読む前に報告書を判断しますので、内容はもちろん見た目も重要です。標題も、誰とどこで行った接待の報告なのかひと目でわかるタイトルをつけましょう。そうすると内容の概要がひと目でわかっていいでしょう。

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タイトル：社外向け報告書の書き方
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