ビジネス報告書の書き方

報告書とは仕事の上司や関わる人に対して、仕事の内容や状況について説明しているビジネス文書のことです。主に出張した際など、自分の仕事について送る相手が確認できない場合に提出を求められます。それゆえ解りやすさなど、書き方に注意すべき点も多い書類といえます。

1.記載項目
2.下に行くほど詳細
3.誰あての報告書なのか
4.文字量と口頭説明

記載項目

報告書に記載すべき項目はたくさんあります。まず報告書を作成した日付、そして誰に送るものなのかを示した宛名、差出人である自分の名前も当然書きます。標題と内容に入りますが、下記の通りという表記をして、記し書きによって状況を以降でまとめます。標題は、出張報告などのような簡単なものではなく、例文でかくと、何何社との打ち合わせのように、内容が分かるような言葉にしてください。

出張の場合であれば出張者とその日時、場所、訪問の理由を加えます。次に打ち合わせの要旨を、ヒアリング事項などを簡潔にまとめます。最後に自分の意見として所見、資料がある場合は添付資料として資料の名前と作成日時、総ページ数を記載しておきます。

一般的なビジネス書と同様に、宛名は左揃え、日付と差出人欄は右揃えの書式にすること、差出人名の脇に捺印すること、標題は大きめの文字サイズに設定すること、末尾に以上の文字を右揃えで入れることは報告書でも遵守します。文章の構成においては、である調とですます調を混同しない、助詞の使いすぎに注意する、句読点を適度に入れるなども念頭に入れるとよいでしょう。句読点は15文字ごとを目安におくと読みやすくなります。

下に行くほど詳細

全体的に簡潔にまとめますが、その中でも上位の項目あればより簡単に、下位の項目に行くほど詳細な記述になっています。逆に考えれば、一番下位であるヒアリング事項などが今回の報告の詳しい説明になるのです。それを簡単にしたものが内容の要旨であり、一言に収めたのが標題ということもできます。

今回の報告書で記載すべきことを列記したら、それを文章にしてヒアリング事項を、その中から要点を抜き出して内容要旨を、最も重要な点を標題に持っていくとまとまりが良くなります。また、ヒアリング事項は最も詳しく書くからといって、長々と文章を並べても読みにくいだけです。ヒアリング事項の中でも、見出し及び小見出し、説明文章というように文章内に段階を持たせましょう。

誰あての報告書なのか

冒頭でも述べましたが、その場にいなかった人への報告を行う目的があるため、わかりやすさは重要となります。また、誰に報告するものなのかによっても、書き方は変わってきますので注意です。内容の程度に応じて宛名が変わるため気をつけてください。一般的には以降で挙げているものになりますが、基本的には直属の上司に誰に当てるべきか執筆前に確認をとりましょう。

まず大口の商談や大きなトラブルなどで環境に重大な変化をもたらした場合や、ライバル企業の動きなどの重大な情報に関する報告の場合です。これは代表者あるいは役員に対して報告すべき内容となります。A4用紙1枚程度にまとめ、所見を必ず入れて提出してください。立場が上になればなるほど多忙になりますから、空いている時間に見てもわかり易いように書く必要が出てきます。

次に冒頭で上げたような出張や商談、業務内容、研修、役員に報告するほどではないトラブルのように、通常業務における報告は直属の上司に当てて書きます。この場合は事前に指示を仰いでください。報告すべき分量についても簡潔で良い場合もあれば詳細を求められる場合もあります。要旨で1枚作成し、別途詳細を2枚以上の分量という形式で提出を求められることもあるでしょう。

また所見については指示があれば記入しましょう。文章の形式そのものも、同僚や先輩が提出している報告書があれば参考にし、その形式と同じにしたほうが上司の方にも見やすくなります。もう一つ、トラブル報告や調査報告のように、会社対会社で実施するような報告書があります。これは取引先や顧客に対して提出するものです。

こちらは所見が不要です。分量は必要に応じて変えますが、要旨1枚と詳細を2枚から3枚程度が一般的です。トラブルの報告書の場合は、自分ひとりの判断で文書作成を終わらせてはいけません。上司や現場担当者などにも確認をしてもらい、必要があれば法律関係の部署にも確認を取るなどの対策を講じてください。

文字量と口頭説明

文字量については、口頭で話す際のイメージと合わせると判断がしやすくなります。例えば一言で説明するとなれば、基本的には10数秒で収まる程度で、文字数で言うと50文字程度が望ましいです。簡潔に報告を求められた場合は文字数では200字であり、口頭では1分程度の分量です。

報告書を作成したら実際に口に出して読んでみましょう。その程度の分量なのかをおおよそ理解することができますし、内容に関しても間違いがないか、分かりにくいかの判断が可能です。提出時に口頭での説明を求めてくる相手も多いので、事前練習の意味でも欠かさずに行ってください。

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