返信用封筒の書き方

ビジネスにおいては、返信封筒を利用することはよくあることです。会社勤めの人だけでなく、専業主婦や学生でも返信封筒を日常で使うことはあります。例えば、市役所などから送られてくる封筒の中に返信用の封筒が入っていて、それを送り返す機会があった方も多いことでしょう。

1.返信用封筒の基本編とは
2.「宛」か「行」の扱い方
3.綺麗に書くことを心がけましょう
4.海外の方に返信用封筒を送る場合

返信用封筒の基本編とは

このように誰でも返信封筒を用意したり、あるいはその封筒を使って返信したりする機会がありますが、返信封筒はどのように作成することができるのでしょうか。また、返信する際にどのように書いたらよいのでしょうか。それらについていくつかのポイントを挙げていきたいと思います。まず、返信封筒をどのように作成できるかということですが、

書き方は基本的に通常のビジネスで使用する封筒と同じ書き方をします。封筒の表の右端に相手の住所を書きます。住所は相手の名前と高さを揃えて書くようにいたします。省略してはなりません。都道府県名から書くようにし、番地まできちんと書くようにいたしましょう。もし一行で収まらない場合には2行目の頭の部分を一文字下げるようにします。

もし2行目に書くのがビル名などの場合には、下の方に書くようにします。宛名ですが、会社名、部署名、役職名を書きます。それらはすべて省略することなく書かなければなりません。相手のお名前もフルネームで書く必要があります。そして担当者の名前は中央の部分に一番大きな文字で書く必要があります。書き終えたなら、間違いがないかどうかを確認すようにします。もし、切手を貼る必要があるなら、適切な金額の切手が貼られているかどうかを確認するようにします。

「宛」か「行」の扱い方

返信用の封筒の作成をするとき、宛名の下に「宛」を書くのか、それとも「行」と書くのか迷う方も多いようです。そのどちらが正しいのでしょうか。基本的にはどちらでも構わないと言えます。かなり前までは宛を使うということはほとんどありませんでした。使うようになったのはごく最近といえます。

ですから、本来は行を使うのが一般的だったといえます。今でもその文字を使う人の方が多いといえますが、しかし、宛を使う人も増えています。どちらを使用したとしてもマナー違反にはなりません。ただし、書き方には注意をすることができます。それらの文字は相手の名前の下に書きますが、名前よりも小さく書くようにしなければなりません。

相手の名前を一番大きな文字で書きますので、その名前の一部と間違わないために名前と同じ大きさではなく、少し小さく書くようにします。反対に、返信用の封筒を出すときにこの宛また行はどのように扱ったらよいのでしょうか。それを消して、様か御中を書くようにするのが一般常識として受け入れられています。もし、差し出すのが会社などの団体であるならば御中を書きます。

個人であるならば様を書くようにいたしましょう。書き方ですが、もし横書きであるならば横線を二本引きます。縦書きであるならば縦線二本で消します。時々、斜めに2本線を引いている封筒を見かけることもありますが、それはマナー違反です。また、宛か行の上から字が見えなくなるようにぐちゃぐちゃと塗りつぶす人もいます。それもマナー違反となりますのでやらないようにいたしましょう。

綺麗に書くことを心がけましょう

ビジネスで使用する返信用封筒は印刷されていることが多いですが、頻繁に使用しない場合その都度自筆で作成するということもあると思います。そのような時に大切なのは丁寧に作成するということです。返信用の封筒には、会社名や自分の名前が入ります。当然相手方はそれを見ることになります。

もし、それらがぞんざいに書かれているならば、相手はどのように思うでしょうか。いい加減な人だと考える可能性は十分にあります。そのような人とビジネス上の取り引きをして本当に大丈夫だろうかとさえ考えるかもしれません。ですから、たかが宛名書き、されど宛名書きといえるでしょう。それでどんなに忙しいとしても返信用の住所や名前はきちんと書くようにいたしましょう。

筆記用具として用いるものは黒です。それ以外の色は避けるようにいたしましょう。また、太いマーカーも望ましくはありません。黒いボールペンで一字一字丁寧に書くようにいたしましょう。また、ついついやりがちなのが住所や名前の省略です。例えば、株式会社を㈱としてしまうということはありがちなことです。しかし、省略した住所や名前というのは明らかにマナー違反となります。

正式な住所、正式な会社名や部署名を書くようにいたしましょう。また、切手を貼る際にも注意が必要だといえます。切手を見栄え良くキレイに貼るようにいたしましょう。もし曲がって貼ってしまうならば、或いは切手が剥がれかかっている、さらには封の部分が十分に貼られていないとするならば相手の印象はかなり悪くなります。そうした細かい部分に関しても、気を配るようにいたしましょう。

海外の方に返信用封筒を送る場合

国内で返信用の封筒を作成したり、或いはそれを出したりする経験をお持ちの方は多いことでしょう。しかしながら、国際郵便で返信用の封筒を書く方も少なくないことでしょう。では、海外の方に返信用の封筒を送る場合、どのように返信用の封筒を作成することができるのでしょうか。

まず、縦と横のどちらの封筒を用いたらよいかということですが、基本的にはそのどちらでも構わないと言えます。日本式に縦に封筒を使ってもいいですし、横の封筒を使っても問題はないと言えます。日本の場合、返信用の封筒には作成する方が自分の住所や名前を書きますが、海外用でも同じように自分の名前と住所を封筒に書いておくことができます。

ただし、書いておく場所に注意が必要といえます。国際郵便の場合、横の封筒で記載する場合、宛名は右の下に書くようにします。そして差出人が左の上に書きます。この位置を間違いないように注意しなければなりません。その住所ですが、英語で書いても日本語で書いても問題はないといえるでしょう。英語で書く場合にはネイム、次にアパート名や番地、そして、市町村名、都道府県名、郵便番号の順で書きます。

日本語の場合ですと郵便番号から始まり、都道府県名から始まる住所、そして最後に名前を書きます。どちらの言語で書くにしても最後にJAPANと書くようにします。そうするならば間違いなく日本に届くでしょう。切手についてですが、外国から送る場合には日本の切手を使用することはできません。もし、こちらの方で負担する必要があるならば、国際返信切手券を同封するようにします。

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