講習会案内状の書き方

自社サービスを利用しているお客様や取引先企業に方に講習会の案内状を送る際、気をつけるべき書き方について説明します。

1.書式と記載内容
2.書く順番
3.本文の注意事項
4.挨拶とメリット

書式と記載内容

用紙及び筆記はパソコンやワープロなどで打ち出して印刷すれば良いです。日時や場所など、伝達事項があるため、手書きだとかえって見にくくなる可能性が高くなってしまいます。横書きで記し、サイズはビジネス書類などに用いられるA4サイズあるいはB5サイズが望ましいでしょう。

特に問題がなければワープロソフトの書式設定のままでも案内状には適しています。記載内容は当然日時と場所、講習会の中身です。但し詳細については別紙に記載するという手段をとる方法もあります。講演される方が多い、段取りが多いなどで全体が１枚に収まらない場合は詳細は別紙にまとめ、案内状では概要のみを記入すると見やすくなります。

講演される方の略歴に関しても、案内状では氏名と代表的なものを一つ挙げるに留め、他の経歴に関しては別紙にすると良いでしょう。別紙にまとめる場合は案内状に、例文としては別紙を参照のことというような文章を付け加えること、メールや郵送、FAXいずれの手段であっても一緒に送付することを忘れないでください。

書く順番

実際に講習会の案内状を書いていきますが、まずは日付です。右上に右揃えの書式で執筆する日、もしくは送付する日を記入します。講演会当日の日時ではないので注意です。年月日を記入しますが、年の欄は平成などの年号で書くほうが望ましいです。また日付の隣に吉日の表記を加えましょう。次の列は左揃えで宛名を入れます。

顧客の場合はお客様各位、取引先の場合はお取引先様各位というようにどういった方に送るのかによって書く事が変わります。ここでは送り先ごとに氏名を書く必要はありません。次はこちらの名前を日付同様に右揃えで記入します。個人ではなく、会社単位で講習会を開催する場合は、自分の氏名ではなく会社名を入れてください。

次に表題を記入しますが、ここは中央揃えの書式で、他の文字よりも大きいサイズで入れ、何何講習会のお知らせというような解りやすいタイトルにしましょう。その次に本文となり、講習会を開催する旨をお伝えする内容を記入していきます。何月何日に開催しますという形式ではなく、以下の日程で開催しますとして本文を閉じ、次に記の文字を入れて箇条書きで列記する方が解りやすいです。最後に以上の言葉で締めて文章は完成します。

本文の注意事項

講習会の日時と場所、内容について簡潔に書く事が大事です。その為、開催日、開催場所というように項目名も書き、項目ごとに改行して記してください。テーマがある場合はテーマ名、講師がいる場合は講師名も記入します。先述したように、テーマの詳しい内容や講師の略歴については別紙に記入する方がより簡潔に仕上がります。但し申し込み先や問い合わせ先に関しては案内状に全て記しましょう。

多くの場合は開催者である自分もしくは自社の情報を記入することとなりますが、住所、氏名及び社名や部署名、電話番号、メールアドレスなど、多くの手段を記載する方が相手の方も連絡がとりやすくなります。申し込み方法が限定されている場合はそれのみを記入しましょう。例えば電話での申し込みのみを受け付けているのに、本文にメールアドレスも書いてしまっては相手の方がメールでも良いと判断してしまいます。

また受付窓口と問い合わせ窓口が異なる場合は、それぞれ分けて記入しましょう。開催日時に関しては、冒頭で記した日付と同じ表記の仕方にしてください。つまり年について年号で書かずに西暦で書いてしまわないように注意するのです。冒頭を西暦で書いている場合は、本文も西暦にします。西暦で書く事が不適切というわけではないので、どちらかに統一していればそれで構いません。

挨拶とメリット

一方、開催情報を記入する前の本文ですが、頭語や結語、時候の挨拶を入れるのが基本です。拝啓、敬具、時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。などの言葉です。また平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げますというような、お世話になっている感謝の意を伝える文章もあると良いでしょう。その一方で、これらの文章はなくても良い場合があります。

あくまで用件のみを重視した案内にする場合はこれらは省いても失礼には当たりません。気にする場合に入れると覚えておきましょう。これらの挨拶文を導入した際は、次はさてという接続詞を用いて開催の旨を伝え、つきましてはの接続詞で参加して欲しいというお願いする文章を繋げます。但し相手の方に参加してもらうことが重要です。

その為、用件のみではなく、参加するにあたって相手の方にメリットがあればそれも併記しましょう。今後の業務に役立つ情報であるとか、製品に関するノウハウなど、講習会に参加することで手に入るものがあれば参加する意義もあります。或いは、なぜ今回講習会を開催するに至ったのか、その動機や背景について記載するのも良いでしょう。

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