案内文の書き方・例文集

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  1. 1.案内状とは
  2. 2.結婚式の案内状例文
  3. 3.新年会の案内状
  4. 4.誕生日会の案内状

 


案内状とは

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相手に催事の詳細を伝えるための文書が案内状、もしくは招待状を呼ばれるものです。催事の内容は案内状そのものには細かく記載せず簡潔に、もちろん誤字脱字の無いように正確に書きます。またあくまで出席をお願いするだけの文章なので、相手の方に出席を強制的に促すような文面は厳禁です。

 

余裕をもって参加の可否を決定できるように心掛けます。具体的な記載項目としては、どのような催事を行うのか、開催日時、会場、必要に応じて会費等があります。また別途会場までの交通手段を明記したり、地図を同封するなど、遠方の方、初めて訪問する方にも訪れやすいよう工夫して作成する事も重要です。

 

相手の方に親切な印象を持ってもらう事ができます。加えて、当日の進行の流れや、少人数の場合は参加予定者の氏名を記入する事も適宜行いましょう。これらの情報は、相手の方が参加したいと感じる要素にもなるからです。

 

案内状を送付する場合、参加するかどうかの返事を求めるのであれば2週間前、遠方の方に送る場合は1か月前を目安に送付しましょう。返信が必要ない場合はこれらより遅くてもかまいませんが、最低でも1週間から10日前に到着するように手配してください。配送に必要な日数や、相手の方の準備期間なども考慮した上で送付する事が大事です。

 

必要事項のほかに、参加をお願いしますという旨の文章を加える場合が多いですが、送る相手によってその文面は変更しましょう。親しい相手なのに礼儀だけの堅苦しい文章ではかえって良いイメージを持たれません。適度に親しみを持たせた表現で相手の事を考えた書き方をしてください。

 


結婚式の案内状例文

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いくつか書き方を取り上げていきます。まずは結婚式や披露宴の案内状で、礼節を重んじた表記と返信が必要である点が特徴です。挙式の1か月前に相手に届くように送付してください。相手の方が返信期日までにきちんと日程を整えられることが大事です。

 

また内容には、自分たちのために参加してくれる、時間を割いてくれる事に対し、お礼と思いやりの気持ちを込めた文章にしましょう。招待主、差出人は、従来は新郎新婦の親の名義で出すのが基本でしたが、現在ではその枠に囚われず、新郎新婦自身の名義での送信も行われています。

 

親戚の年輩の方などはこの形式を重んじる方もいるので、ご両親や式場担当者等と相談して決めましょう。内容にも書き方があり、まず礼儀を重んじる文章では句読点は用いません。文章の区切りはスペース、空白を設ける事で代わりとします。結婚式、披露宴両方に参加してほしい場合は、両方の案内状を同封する事を忘れてはいけません。

 

また披露宴等では親戚、友人の方のスピーチ、余興のイベントがありますが、それをお願いする場合も案内状に書き添えて送ります。実際の書き方ですが、まず結婚式、披露宴を行う事の文章と、参加してくれないかという依頼文となります。この際、拝啓など頭語をつけて敬意を表すこと、時候の挨拶を冒頭で述べる事が必要です。

 

頭語には対応した結語がありますので、間違えないように調べたうえで記入しましょう。挨拶文のすぐ下か、文章の末尾に新郎新婦の氏名を記入しますが、その両親から送付という形式にする場合は新郎新婦の名前だけではなく両親、特に父親の氏名を記入し、山田太郎長男一郎、川野次郎長女花子というような書き方をする場合もあります。

 

また媒酌人を引き立てる案内状もあり、この度田中様ご夫妻のご媒酌によりという文章を記すパターンもあります。式についての案内文の後で、記すの文字を使って当日の詳細を記入していきます。ここでは記すの文字によって箇条書きで書くことが認められているので、丁寧文である必要はありません。

 

日時と場所を記しますが、日時は横書きの文章であっても平成等の年号で記します。これは案内状の日付も同様です。結婚式と披露宴双方に参加してもらいたい場合は双方の開始時間を記入しましょう。

 

次に場所ですが、場所の名前と住所、電話番号以外にも、場所名は建物名だけではなく会場となる部屋の名前や階層を、また会場の最寄り駅及び徒歩何分の距離なのかも明記すると親切です。最後に、返事の期日を記載し、その日までに返事をくれるようにお願いの文章を記すのを忘れないでください。

 


新年会の案内状

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次は新年会の案内をする場合の書き方です。年末年始は相手の方も多忙なので、参加の返事が不要な場合でも2週間前を目安に、最低でも10日前には相手に届くように計算して送付してください。毎年恒例のものであってもおざなりにせず、丁寧な文章を心がけましょう。

 

また会場に関しては、最寄り駅や駐車場の有無、専用駐車場が無い場合の利用可能な近隣の駐車場の案内を加えると親切です。一般的には会社単位、部署単位で行う場合が多いですが、取引先なども交えて行う場合はより丁寧に、プライベートで行う場合は丁寧文の中にも親しさを出した文章にする等、参加者の関係に応じて適宜文章を変えてください。

 

人によっては顔ぶれが異なる新年会を何度も行う可能性があるため、案内状を混同しないように注意します。ビジネス関係で送る場合は、ビジネス書類と同様の書式にしましょう。横書きで右上に案内状の日付、左側に宛名を記入します。取引先など、会社単位、部署単位に宛てて送る場合は、丸丸社御中というように様ではなく御中という敬語を用います。

 

同じ会社の部署内に宛てる場合は、営業部各位という表現も可能です。取引先へ送る場合は本文の出だしに頭語と新年の挨拶、締めに結語を加える事を忘れないでください。同じ会社内やプライベートの場合は必要に応じてつける程度で構いません。

 

本文の後に記すを用いて当日の仔細を記入するのは結婚式の場合と同様です。新年会は会費を必要とする事も多いので、記入を怠らないようにして下さい。もし返事が必要であれば、幹事を担当している人の氏名と電話場号などの連絡先を合わせて書きます。取引先に送付する場合は、返信用ハガキを同封すると丁寧です。

 


誕生日会の案内状

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結婚式や新年会に比べると送付する人は少ないですが、節目となる誕生日にお世話になった方へのお礼を兼ねて会を開く、あるいはお子さんなど、家族の誕生日を祝って開催する場合に案内状が作成されています。お子さんの誕生日の場合は、お友達だけでなく、そのご両親を招待する為に作成する場合が多いです。

 

その場合は自分からお子さんのお友達のご両親に宛てて送付し、内容で仲良くしてもらっている花子ちゃんと、お父様お母様にも参加してほしいという表現にします。いずれの場合でも、頭語や結語、時候の挨拶と言った文章を含めて記載します。

 

来る1月1日は自分、もしくは長男太郎の何歳の誕生日ですというように紹介し、会を催すので参加してほしい旨を加えてください。還暦などの記念の年であれば、年齢ではなくそれらの表現を用いて記載するとよりインパクトがあります。

 

当日の仔細については、身内や友人に送る場合が多く会場などは記すの文字で別途表記するのではなく、文章の中に収める書き方が多いです。また会場が自宅である場合は、特に住所や最寄り駅等を記載する必要はありません。

 

もし初めて自宅に来られる方がいる場合は、その方にのみ住所や最寄り駅、徒歩圏内であれば目印となる建物や迎えの待ち合わせ場所などを伝えましょう。レストランなど自宅以外が会場となる場合は、近所であっても念のために住所や地図を同封した方が良いです。当日は何時から始めるというように、具体的な時間を書くことも必須です。

 

案内文の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル:大学謝恩会の案内文の書き方
タイトル:入学式案内状の書き方
タイトル:6年生を送る会の案内状の書き方

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