顛末書の書き方

顛末書は仕事をする中でミスや不始末、不祥事、そしてトラブルが発生した際、その全て、つまり顛末を書き記した書類のことです。一般的には会社への報告書という形式になります。但しすべてのミスに対して顛末書の提出が必要というわけではありません。どの場合に必要なのか、書き方に規定はあるのかに注意して執筆しましょう。また、自分がそのミスの原因であり、ミスに対して会社に謝罪する文章を始末書と言います。顛末書は自分が原因であるか否かは限らない点が特徴であり、その為客観的な書き方が求められます。

1.必要な内容
2.書式について
3.本文の書き方
4.いつ提出すべきか
5.顛末書は提出するだけなのか

必要な内容

顛末書に求められる内容は、いつ、どこで、何が原因で起こりトラブルになってしまったのかという事実、それによって発生した被害や損害はどのぐらいか、被害や損害に対してその場でなにか対応をしたのか、したのであればどのような事か、今後、ミスを防ぐために対策すべき事はあるか、最後に担当者の意見です。

中でも原因と今後の対策については特に重要な項目です。最後の担当者の意見については、顛末書を執筆した人の意見で構いません。なので直接の原因ではなくても、現場監督者など、ある程度ミスの現状を知っている人が執筆することが望ましいでしょう。

書式について

基本的にはビジネス書でよく用いられるように、A4サイズで横書きの書式です。文章をわかりやすくするためにワープロ書きで構いません。会社で別途テンプレートがある場合はそれに従って記してください。もしない場合は、以下の書き方及びインターネットなどで配布されているテンプレートを参考にしましょう。

まずは右揃えの書式で日付を一番上に書きます。これは顛末書を提出する日の日付になります、ミスが起こった日ではありません。次に左揃えで宛名を書きます。一般的には社長宛てになりますが、場合によっては支社長や工場長など、その建物での責任者になることもあるので、執筆前に上司に確認しましょう。その次は執筆者の署名です。氏名だけではなく部署名も記し、氏名の脇には捺印してください。

次に表題として大きめの文字サイズで顛末書といれ、概要を述べます。その次に記の文字をいれて、顛末を順番に記入してください。起こった事象ごとに番号をつけると分かりやすくなります。この事情についてはである体の文章や箇条書きで構いません。その後に現場での対応と今後の防止策について改めて述べ、右揃えの書式で以上の文字によって締めます。本文は通常の左揃えで構いません。

本文の書き方

表題の下にはこの度何何社で起こった事故について調査しました。という例文のようにトラブルが起こったという事、結果として原因が判明し、対策を講じることができましたというように、原因と対策までしっかりと述べていることを示してください。記の文字のあとは、まず事故の発生日時、発生場所、発生内容、当事者がいる場合はその氏名を書きます。それぞれ日時や場所というように項目名も併記すると分かりやすくなります。

次に事故の原因と当事者が負傷した場合はその程度を述べますが、負傷の程度については執筆者の見解ではなく、医師の診断など、的確なものがあればそちらを書いてください。次に現状の対応と今後の対策について記します。これらについては、当事者に話を聞くなどしてより正確な事実を掴み、記すことが大事です。当事者が原因で起きた事故の場合は、当事者の処遇についても記しておくと良いでしょう。

また、通常はこういう動作をすべきところを、当事者が異なる行為をしてしまったというように、普段と異なる事象として比較すると、現場にいなかった人にも伝わりやすくなります。被害にあった人がいる場合は、その方へお見舞いをし、それについても報告してください。今後の対策については、自分たちだけでできたのか、他の部署の協力も得たのか、なぜその対策で防げるのかを述べると明確に伝わります。

いつ提出すべきか

可能ならばミスやトラブルが発覚した時点でまとめ、提出しましょう。遅くなればなるほど記憶が薄れ、ことの顛末は曖昧になってしまいます。執筆担当者は、少なくとも対応が完了したら顛末書の作成に取り掛かりましょう。事実確認のために調査が必要な場合は、そちらも行い、その上で書類作成に入ります。但し提出に関わらず、ミスやトラブルが起こったことは、すぐに直属の上司に伝えるようにしましょう。書類作成より、早急な対応を優先するのは当然です。

顛末書は提出するだけなのか

トラブルが起こってしまった際は、今後の対策を考えることが大事だと述べましたが、実際にそれを行っているのかを確かめるのも重要です。顛末書は報告書として提出すれば用済みではなく、しっかりと保管し、対策が実行されているのかを定期的に確かめるための資料にしましょう。ミスの現場での確認や、社員へのアンケートなどで実行できているのかは判断することができます。

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