顛末書の書き方

pixta_tegami_01

顛末書は仕事をする中でミスや不始末、不祥事、そしてトラブルが発生した際、その全て、つまり顛末を書き記した書類のことです。一般的には会社への報告書という形式になります。但しすべてのミスに対して顛末書の提出が必要というわけではありません。どの場合に必要なのか、書き方に規定はあるのかに注意して執筆しましょう。また、自分がそのミスの原因であり、ミスに対して会社に謝罪する文章を始末書と言います。顛末書は自分が原因であるか否かは限らない点が特徴であり、その為客観的な書き方が求められます。

 

  1. 1.必要な内容
  2. 2.書式について
  3. 3.本文の書き方
  4. 4.いつ提出すべきか
  5. 5.顛末書は提出するだけなのか

 


必要な内容

pixta_tegami_02

顛末書に求められる内容は、いつ、どこで、何が原因で起こりトラブルになってしまったのかという事実、それによって発生した被害や損害はどのぐらいか、被害や損害に対してその場でなにか対応をしたのか、したのであればどのような事か、今後、ミスを防ぐために対策すべき事はあるか、最後に担当者の意見です。

 

中でも原因と今後の対策については特に重要な項目です。最後の担当者の意見については、顛末書を執筆した人の意見で構いません。なので直接の原因ではなくても、現場監督者など、ある程度ミスの現状を知っている人が執筆することが望ましいでしょう。

 


書式について

pixta_tegami_03

基本的にはビジネス書でよく用いられるように、A4サイズで横書きの書式です。文章をわかりやすくするためにワープロ書きで構いません。会社で別途テンプレートがある場合はそれに従って記してください。もしない場合は、以下の書き方及びインターネットなどで配布されているテンプレートを参考にしましょう。

 

まずは右揃えの書式で日付を一番上に書きます。これは顛末書を提出する日の日付になります、ミスが起こった日ではありません。次に左揃えで宛名を書きます。一般的には社長宛てになりますが、場合によっては支社長や工場長など、その建物での責任者になることもあるので、執筆前に上司に確認しましょう。その次は執筆者の署名です。氏名だけではなく部署名も記し、氏名の脇には捺印してください。

 

次に表題として大きめの文字サイズで顛末書といれ、概要を述べます。その次に記の文字をいれて、顛末を順番に記入してください。起こった事象ごとに番号をつけると分かりやすくなります。この事情についてはである体の文章や箇条書きで構いません。その後に現場での対応と今後の防止策について改めて述べ、右揃えの書式で以上の文字によって締めます。本文は通常の左揃えで構いません。

 


本文の書き方

pixta_tegami_01

表題の下にはこの度何何社で起こった事故について調査しました。という例文のようにトラブルが起こったという事、結果として原因が判明し、対策を講じることができましたというように、原因と対策までしっかりと述べていることを示してください。記の文字のあとは、まず事故の発生日時、発生場所、発生内容、当事者がいる場合はその氏名を書きます。それぞれ日時や場所というように項目名も併記すると分かりやすくなります。

 

次に事故の原因と当事者が負傷した場合はその程度を述べますが、負傷の程度については執筆者の見解ではなく、医師の診断など、的確なものがあればそちらを書いてください。次に現状の対応と今後の対策について記します。これらについては、当事者に話を聞くなどしてより正確な事実を掴み、記すことが大事です。当事者が原因で起きた事故の場合は、当事者の処遇についても記しておくと良いでしょう。

 

また、通常はこういう動作をすべきところを、当事者が異なる行為をしてしまったというように、普段と異なる事象として比較すると、現場にいなかった人にも伝わりやすくなります。被害にあった人がいる場合は、その方へお見舞いをし、それについても報告してください。今後の対策については、自分たちだけでできたのか、他の部署の協力も得たのか、なぜその対策で防げるのかを述べると明確に伝わります。

 


いつ提出すべきか

pixta_tegami_01

可能ならばミスやトラブルが発覚した時点でまとめ、提出しましょう。遅くなればなるほど記憶が薄れ、ことの顛末は曖昧になってしまいます。執筆担当者は、少なくとも対応が完了したら顛末書の作成に取り掛かりましょう。事実確認のために調査が必要な場合は、そちらも行い、その上で書類作成に入ります。但し提出に関わらず、ミスやトラブルが起こったことは、すぐに直属の上司に伝えるようにしましょう。書類作成より、早急な対応を優先するのは当然です。

 


顛末書は提出するだけなのか

pixta_tegami_01

トラブルが起こってしまった際は、今後の対策を考えることが大事だと述べましたが、実際にそれを行っているのかを確かめるのも重要です。顛末書は報告書として提出すれば用済みではなく、しっかりと保管し、対策が実行されているのかを定期的に確かめるための資料にしましょう。ミスの現場での確認や、社員へのアンケートなどで実行できているのかは判断することができます。

 

ビジネスに関する報告書は下記も凄く参考になります♪
タイトル:ビジネス報告書の書き方
タイトル:始末書の書き方

ISOの監査後の不適合の書き方

最近は、国際社会となり、物流についても他の国からどんどん商品が入荷するようになってきております。国際上の取り引きをする上では、相手がどのような会社であるか、不安を持たれることもあり...

昇進推薦文の書き方

  1.昇進推薦文について知っておく 2.推薦文の書き方の基本とポイント 3.推薦文の書き方と例文   昇進推薦文に...

講師依頼書の書き方

講師依頼書については、その書き方の前に、どの様な講演会を開催するのかというのが最初のネックになってくるのではないでしょうか。講演会と言っても、その開催方法は千差万別で、それ...

意外と難しい会社での連絡メモの書き方

会社で事務をしていると、いろいろな方からいろいろな同僚宛に電話がかかってくるので取り次ぐことが多いと思います。その場に同僚が居れば問題はないのですが、なかなかタイミングよく在席して...

平均課税の計算書の書き方

ミュージシャンやライター、カメラマンなどが収入として得ている印税や著作権使用料などを変動所得と呼びます。フリーランスの収入などは金額の変化が大きいため、変動所得と呼ばれてい...

実験ノートの書き方例

実験ノートは実験の過程やその結果を記録し、研究室に残しておくためのものです。実験の成果によって特許を申請する場合に証拠書類となることがあるので、実験の度に記入するしておくと...

実習レポートの書き方の例

実習レポートと一口に言っても、そのジャンルは幅広くあり、ジャンルごとに書き方の例も変わってくる場合が多いというのが実態ではないでしょうか。   ...

入社試験の作文の書き方

  1.単に文章が上手に書けるというだけでは 2.この場合は、文章を上手く書こうなどと思わないで 3.作文の書き方で   入社試験で...

ホームページのプライバシーポリシーの書き方

企業や個人を問わず、オンラインショップを運営する場合、あるいは有料、無料を問わずホームページ上でサービスを提供するにあたって、ユーザー登録を義務づける場合、プライバシーポリ...

夫の浮気相手に慰謝料請求する際の調停申立書の書き方

夫婦関係で一番多いトラブルが、浮気問題です。夫の浮気に気付いた場合は、パニックになったり落ち込んだりせずに、冷静に対処することが重要です。まずは浮気相手について徹底的に調査...

スポンサーリンク