原本証明の書き方

1.原本証明の概要
2.原本証明の必要な場面
3.原本証明の具体的な書き方
4.原本証明のアドバイスともう一つの方法

原本証明の概要

原本証明というのは、原本を提出することの不可能な書類について、間違いなく原本の写し（コピー）であることを申請者名義で証明したうえで、提出するものです。書き方については、参考にするべき文言があり、必要項目を記載します。

それらをそれぞれの書類の写しにある余白、または白紙の裏面に直接書き込みます。枚数が2枚を超える場合には、左側2か所をホチキスでとじ、書類をひらいたとじ目のすべてに割印します。そのうえで原本証明は、最終ページの余白部分を用います。

枚数が多い場合には袋とじをし、表面と裏面の帯と書類の間に割印でもかまいません。原本証明の具体的な書き方は、まず「この写しは原本と相違ないことを証明します。」との文言の記載が必要です。その下には年号月日を記し、

法人や個人事業主の場合には先に社名の表記、その下に役職名と名前を記載します。なお印鑑も必須ですが、これは法人登記の代表者印を押印します。注意事項として余白部分に記載するようにとされていますが、ほとんどの場合は、

書類最下部の左側を使うことが多いようです。自分で袋とじをして書類を作る場合には、袋とじ用の帯は、紙を使って作ります。書類はほとんどがA4サイズのため、使用する紙はそれ以上の大きさがなければいけません。

表面と裏面、背中に当たる部分の幅をそれぞれ2センチ程度にし、真ん中の背部分だけを折り返し用に、上下少しずつ長めにしておきます。表裏をそれぞれ書類のとじた部分に張り、さらに折り返しの部分の裏にのりをつけ、書類裏の内側に張り付けます。

原本証明の必要な場面

原本証明は公的な書類の提出義務のあるところでは、必要になる場面は数多くあります。では具体的には、一体どういう状況でしょうか。最も多いのはやはり会社関係で、例えば株式会社を設立する際には、法務局へ登記申請を行うことが会社法で義務づけられています。

そのなかにはもちろん社名としての商号や事業目的のほか機関設計といった数々の項目があり、会社運営の指針となる定款の決定や、申告なども含まれています。これらすべてを報告し明確にする義務が課せられているため、この内容を変更する場合には、その変更申請も必要となるわけです。

公的機関へ必要書類の原本を提出してしまうと、手元には残りません。よって、代わりに原本証明の提出が必要になります。株式会社で定款の変更を行うのは、上記のもの以外にも本店所在地や会社の公告の方法、また事業の存続期間を変えたり廃止するような場合も、届けが必要です。

これらは株主総会での決議を通して決定されますが、株式会社である以上は、会社価値を支える発行株式の存在を無視することはできません。どういうことかというと会社の発行可能株式総数を増やしたり減らしたりする場合や、株式譲渡制限の規定を設けたり、廃止する時などです。

さらには発行する株式の内容に関する定めを変更した時や、株券を発行する旨の定めを設けたり、廃止する時も含まれます。登記に無関係の定例変更については、株主総会での決議後、その議事内容と結果を記載した議事録を作成すればよく、変更登記は不要です。

原本証明の具体的な書き方

原本証明が必要になる場面は、ほかにも資格証明書や契約書であったり、また書類の新規申請書や変更届に添付するケースがあります。規定のフォーマットなどは存在しませんが、例えば資格証明書の場合なら、最初にその名称を記し、行を変えて提出する機関の名を記載します。

文章にも明確な決まりはありませんが、写しと原本の内容に相違がないという点は示さなくては意味がありません。もしくは原本と同一である、としてもよいでしょう。次に年号月日ですが、これについては申請書類の申請日に合わせることが大切です。

会社や団体などの場合に住所も必要になりますが、ほかにも提出する書類には、それらすべての住所が番地に至るまで、正確に一致していなくてはいけません。続いて会社名ですが、通称や愛称は御法度です。どんなに名前が通っていて誰もが知るものであろうと、一切省略のない正式な会社名である必要があります。

そして役職名と氏名を書き加え、押印します。ルールがないとはいえ、あくまでも書類になりますので、項目ごとに改行し読みやすい楷書体で、簡潔に記載することが基本です。なお改姓などで書類上の名前と現在の名前が異なる場合には、上記の文言の後ろに、同一人物であるとの文言を添えることで解決できます。これは資格証明書や契約書のほか議事録などすべての共通事項です。

原本証明のアドバイスともう一つの方法

登記や行政機関へ実際に書類の申請に向かう際には、是非覚えておきたいことがあります。確認した後には返却してもらえるので、原本を忘れずに持参することです。どうしても不可能な場合はやむを得ませんが、役所窓口での確認は、信用度の面でこれに勝るものはありません。

これらのことを総合的に考慮した結果、細かい書類作成をしたり、自分で法務局など役所へ赴くのがどうも苦手という人は、法律に関する専門的な知識を持つ司法書士などに依頼するという方法もあります。個別事項に対する知見のみならず幅広く包括する知恵は、

臨機応変な対応を迫られる事態が発生した時にも、非常に心強い存在です。なぜなら原本証明が必要になるのは、その添付を要する書類や各種変更の手続き時であるからです。法務局などの役所関係に提出する書類作成は、実績を持つ専門家に任せることが最も確実に、早く仕上がります。

世のなかには、株式会社の設立から登記申請をはじめ業務遂行、また業務上の様々な手続きや変更など、書類上の仕事を一手に引き受けるサポートセンターがあります。もちろん法律や会計学などの専門知識を持ち、国家資格を有する優秀なメンバーが揃っていることは当然です。

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