職場上司への謝罪文の書き方
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仕事においてミスをしてしまったら、会社全体の損失にもつながります。事態の収束はもちろんですが、口頭で謝罪するだけではなく、謝罪文を職場上司に当てて執筆する必要があります。謝罪文は詫び状とも呼ばれ、職場上司だけではなく迷惑を被ったお客様や取引先などに宛てて書く事もあります。ここでは職場上司への謝罪文に絞って書き方を説明します。
書く前の注意事項
ミスが発覚した場合に謝罪文を書くのは良いのですが、問題はミスの原因が誰にあるのかわからない場合です。特にチームや部署単位で行っていた業務中にミスが起きた場合、具体的に誰の責任なのかわからない場合があります。
本当にあなたに責任があるのか、誰に責任があるのかをよく確認しましょう。早急に謝る事も大事ですが、ミスをした事があなた自身の評価にも繋がってきますので、事態の確認と回復はきちんと行ってください。また状況によっては法的機関など外部への報告が必要になる場合もあります。そちらも忘れずに対処しましょう。
謝罪文の書式
では具体的に見ていきましょう。謝罪の気持ちという点では、手書き、かつ縦書きの書式が望ましいです。しかしビジネスでは忙しさや業務に差し支える関係で、パソコンやワープロを用いて横書きの書式での作成の方が良いという企業もあります。基本的にはビジネス上の問題は職場上司に尋ねるべきことですが、今回は上司が謝罪先でもあるため、気が引ける場合は他の方に尋ねましょう。
インターネット上などで調べれば例文も数多く出てきますが、企業によって形式が異なる可能性もあるので、会社内の方に相談する方が確実です。また先のようにミスをしたのが誰か、その被害の程度はどのぐらいかによって差出人が変わってきます。自分だけでの場合もあれば、チーム全体の連帯責任として連名や部署名で記載することも覚えておきましょう。
本文の前に書くべきこと
まず初めに日付を入れます。これは謝罪文を提出する日の日付が望ましいです。形式は右上に右揃えの書式で入力してください。次は宛名を書きます。今回は職場上司に宛てて書きますので、会社名及び部署名、上司の名前に様の敬称をつけて左揃えで記します。日付とは書く場所が逆になりますが、同じ列にはせず、日付の次の列に記載してください。
その次が自分の名前です。取引先や顧客など、外部の人間に当てて書く場合は自社の住所や自分の電話番号など、連絡が取れる情報を記載しますが同じ職場の上司に宛てる場合は社名と部署名、氏名だけでも構いませんが、氏名の脇に捺印をすることを忘れないでください。場合によっては社名も省く場合があります。
次に要件として何何にかんするお詫びなどの題名を入れますが、形式的、事務的な印象を与えるため、場合によってはタイトルを加えない方がよい場合もあります。会社で使用される例や、同僚、他の上司の方の意見などを参考にして、適宜考えましょう。
本文の書き方
次が本文です。最初に拝啓などの頭語を入れます。時候の挨拶はビジネス文書のため記載しなくて結構です。次にミスの内容に触れるわけですが、まず謝罪を述べることです。状況説明は後回しにして、とにかくミスをしてしまって申し訳ないということを相手に伝えてください。その上で、どのような状況でどういうミスを犯してしまったのかという説明を加えます。
この時、ミスを犯すことになって原因と、今後犯さないための対策を併せて述べ、現在はどこまで回復しているのか、反省しているかも伝わるように心がけてください。対策案をミスした人が考えていることを知ってもらえば、上司にミスを繰り返すことがないという安心感を抱いてもらうことが可能です。必要に応じて弁償など、追加の対応が可能であれば述べるとよいでしょう。
最後に今後も変わらず上司として自分に指導をお願いしたい旨をそえて結語で締めます。結語は頭語と対応しているので、先の例文に書いた拝啓で言えば敬具で締めるなど、対応関係にある結語を調べましょう。冒頭で宛名やこちらの氏名は述べたので、以降は何も書かず、完成です。
謝罪文の送付
同じ社内にいる職場上司に渡すので、直接手渡しで構いませんが、詫び状をむき出しにせず、封書にいれて渡したほうが良いでしょう。手渡す際に封書から出して中身を確認してもらうという方法もあります。封書に入れておけば、むき出しで持参する際に誰かに見られてしまうのを防ぐこともできます。郵送するのであれば表に住所や宛名などを記載しますが、手渡しの場合は不要です。
また履歴書などのように朱色で重要書類在中などを記載する必要もありません。これは郵送の場合も同様です。こちらも会社の規定がある場合はそちらを優先してください。また、直接渡す際も重ねてお詫びと反省を述べることを忘れないでください。ミスの当日から時間が経っているので、現在の復旧状況など対応していることを述べるのも良いです。
謝罪文の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：謝罪文の書き方の例文