内容証明郵便の書き方

内容証明郵便とは、文字通りどのような内容が記載されているのかを証明する物です。但しそれが正確か、事実なのかどうかは問わない点に注意します。具体的には郵便物の内容に加えて、差出人及び受取人について証明がなされています。内容証明郵便を出すには規定の書き方にそって記載する必要があります。

1.用紙の形式
2.文字数と行数
3.使用可能文字と文字数カウント
4.表題及び受取人

用紙の形式

文具店などで内容証明郵便専用の書類が販売されてますが、専用の用紙を準備する必要はありません。サイズはB5もしくはA4が望ましく、コピー用紙などが代用の例として挙げられます。証明のため、郵便局で5年間保存されますので、その間に劣化してしまいやすい感熱紙などは避けたほうが良いでしょう。内容が長くなるなど、2枚以上になってしまっても問題ありません。

その際はホチキスで綴じ、ページを開いた際の繋ぎ目部分に押印するのを忘れないでください。差出人の保管用、郵便局保管用、受取人に充てるものとして、合計で3部作成しますので、1部ごとに綴じ、押印するのを忘れないよう注意します。但し内容に関しては全部手書きで行っても、コピーをしても構いません。押印の処置は一部が紛失した場合に、どの内容証明なのかを示すために必要です。押印は日本の郵便約款で定められていることなので、行わないと受理ができません。

手書きで行う場合は、鉛筆以外であればどんな筆記具でも構いません。但し5年の保管に耐えられることが条件なのは変わりありません。内容証明を入れる封筒にも特に指定はありませんが、通常は定形内のサイズを選びます。また内容証明以外に同封することはできません。別途写真や資料などを送りたい場合は、別途送付し、証明の文章の中に別便で送った旨の説明を加えると相手にもわかり易いでしょう。

文字数と行数

中身は書けるだけ書けば良いというわけではありません。書式に応じて文字数及び行数も制限があるのです。縦書きの場合は1行20字以内で1枚は26行以内に収めなければなりません。横書きの場合は3種類の規定があり、いずれかを守っていれば受理されます。まず1行20字以内で用紙1枚は26行以内、次に1行13字以内で1枚40行以内、最後に1行26字以内で1枚20行以内です。

その文字数及び行数ぴったりでないといけないわけではありませんので、20字の場合は20行でも15行でも構いません。ワープロやパソコンで制作する場合、現在の設定文字数及び行数がいずれかの範囲内であれば、特に変更する必要はないでしょう。但し最後のページには郵便事業株式会社の認証司が認証スタンプを押します。そのスペースは用意しておいてください。もし用紙の下まで書いてしまう場合は、もう1枚用紙を加えておきましょう。

使用可能文字と文字数カウント

使用できる文字にも規定があります。平仮名、片仮名、漢字、数字及び記号と句読点です。記号は一般的に使用されているものであればほとんど使用可能です。但し記号も句読点も1つにつき1字と数えますが、鍵括弧に関しては始めと終わりの1組で1文字と数えます。更に文章の序列を示す意味で用いる場合は、括弧、番号全て含めて1字としてカウントされるのです。

括弧表記を多用する場合は数え間違いが起きやすいので、事前に郵便局員に相談するのも良いです。英字は基本的に使用できず、固有名詞を表記する場合に限って使用可能です。記号においては平方メートルなどのように、2つの文字で形成される記号は2文字とカウントします。また丸などで文字を囲んだ場合、こちらも2文字として数えます。一方空白は文字数にカウントしません。

表題及び受取人

内容証明郵便に関しては、表題をつけなくても発送することが可能です。但し相手にどのような内容なのかを伝える意味でも、記載する方が望ましいとされています。そして先にも書いたように、差出人と受取人の情報は明記しなければなりません。しかしこの内容証明郵便は宛名の人物本人に送るだけではなく、様々な送り先を選ぶことが可能です。

受取人に直接送信する場合は、受取人の住所と氏名、氏名には殿の敬称をつけましょう。個人名にはいずれの場合も殿をつけることを忘れないようにしてください。受取人には宛てて送るものの、自宅ではなく勤務先へ送る場合には、例文として会社の住所及び名称を記入したら、末尾に気づけの文字、そして改行し、親展の表記を加えてから受取人の氏名と続きます。親展の文字を入れることで、会社の他の人には中身を見せないでくださいという意思表示になるのです。

受取人に直接ではなく、その親権者に対して送ることも可能です。その場合は受取人の氏名のあとに法定代理人の文字、そして親権者の文字、受け取る親権者の方の名前と続けます。相続人に送る場合は、受取人の氏名の前に亡の文字を入れます。そして承継相続人の文字を加え、改行して相続人の氏名を書きましょう。企業等法人宛てに送る場合は、社名の下に代表者の氏名を加えてください。差出人欄には自分の情報を記載し捺印するのが一般的ですが、捺印は任意なので必ずしなければいけないということはありません。

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